Für unsere Nutzer:innen
Erkunden Sie Anleitungen zur effizienten Verwendung von Scopevisio Documents. Entdecken Sie Details zu Workflow, DMS und Nutzungsübersicht. Verwalten Sie Sammlungen, erstellen Sie externe Links und mehr.
44 Artikel
Für unsere Nutzer:innen - ÜberblickEinstieg in die Nutzerdokumentation: Verfügbare Module, Zugriffsrechte und wann Administratorrechte für bestimmte Funktionen erforderlich sind.
Ein Überblick über das DMS-ModulScopevisio Documents DMS: Dateiverwaltung mit Versionshistorie, Freigaben, externen Links und vollständiger Zugangskontrolle für Teams.
Die NavigationDMS-Navigation im Überblick: Meine Dokumente, Freigaben, offene Anfragen, Wiedervorlagen und Papierkorb schnell aufrufen.
Die Oberfläche im DMSDrei-Bereiche-Oberfläche im DMS: Navigation links, Datengitter mittig, Gruppen und Benutzer rechts – Ansicht abhängig von Lizenz und Rolle.
Favoriten im DMS anlegen & verwaltenHäufig genutzte DMS-Sammlungen mit dem Stern-Symbol als Favorit markieren, um schneller auf sie zuzugreifen.
Workflow-Sammlungen im DMSWorkflow-Sammlungen im DMS zeigen Inhalte der Workflow-Archive – Dokumente einsehbar, aber nur eingeschränkt bearbeitbar.
Das Datengitter im DMSDatengitter im DMS: Dokumente der Sammlung anzeigen, sortieren, suchen, hochladen und Upload-Links für externe Personen erstellen.
DMS-Sammlungen - ÜberblickDMS-Sammlungen: mehrstufige Ordnerstrukturen per Verknüpfung organisieren, gemeinsam nutzen und Dokumente ohne Duplikate mit mehreren Sammlungen verbinden.
DMS Sammlungen verwaltenSammlungen erstellen, Dokumente per Drag & Drop oder Upload hinzufügen und als Eigentümer Sammlungen ohne Datenverlust löschen.
Sammlungseinstellungen als EigentümerSammlungseinstellungen verwalten: Protokollierung, öffentliche Sammlungen, eindeutige Namen, geerbte Freigaben und Ordnerstruktur-Schutz konfigurieren.
Neue Ordner in einer Sammlung erstellenNeue Ordner und Unterordner in einer DMS-Sammlung per Kontextmenü oder über das Sammlungsmenü anlegen.
Freigaben für Sammlungen verwaltenSammlungen und Ordner teilen: Freigaben per Dialog oder Drag & Drop vergeben – Wasserfall-Prinzip vererbt Rechte auf alle Unterinhalte.
Externe Links für Sammlungen erstellenExterne Links für Sammlungen und Ordner erstellen: Dritte erhalten Zugriff per URL ohne eigenes Konto – Link-URL bleibt stabil.
Archivierung für DMS-SammlungenGoBD-konforme Archivierung für DMS-Sammlungen einrichten: Ablaufregeln, Archivierungsbeginn und Auswirkungen auf Sammlung, Ordner und Dokumente.
Import über einen Upload-LinkUpload-Link erstellen: Externe Personen laden Dokumente sicher per URL hoch – mit Passwortschutz, Gültigkeitsdauer und Upload-Beschränkungen.
Import über E-MailUpload-E-Mail-Adresse einrichten und nutzen: Dokumente direkt per E-Mail, automatischer Weiterleitung oder Scanner importieren – fünf Speicheroptionen für Anhänge und E-Mail-Text konfigurieren.
Import über SFTPSFTP-Schnittstelle für sicheren Datei-Upload einrichten: SFTP-Upload erstellen, konfigurieren und löschen – nur das SFTP-Protokoll wird unterstützt.
Die DokumentenansichtVollbildansicht für Dokumente: Im Dokument suchen, Ansicht anpassen und Dokument in verschiedenen Formaten exportieren und herunterladen.
Eine Anfrage erstellenAnfragen für Lesebestätigung, Genehmigung oder Metadatenausfüllung erstellen, Sichtbarkeit konfigurieren und automatische Folgeaktionen definieren.
Schlagwörter hinterlegenSchlagwörter zu Dokumenten hinzufügen und entfernen: Thematische Kategorisierung und schnelle Suche unabhängig von Sammlungen und Ordnern.
Dokumente mit Metadaten versehenDokumente mit Metadaten beschreiben: Feldname, Typ (Text/Zahl/Datum) und Wert vergeben sowie kombinierte Filter für schnelle Dokumentensuche nutzen.
Metadatenformulare erstellenMetadatenformulare erstellen, konfigurieren, teilen und auf Dokumente anwenden – für einheitliche Metadaten-Strukturen im gesamten Team.
Dokumente mit Kommentaren versehenKommentare zu Dokumenten erstellen, bearbeiten und löschen: Für alle berechtigten Benutzer sichtbar, versionsbezogen und vollständig protokolliert.
Versionsverwaltung im DMSVersionsverwaltung im DMS: Neue Versionen hochladen, Versionshistorie einsehen und ältere Versionen herunterladen, wiederherstellen oder löschen.
Das DokumentenprotokollDokumentenprotokoll aufrufen: Chronologische Übersicht aller Ereignisse – Erstellung, Versionen, Freigaben, Zugriffe und Annotationen.
Freigaben/Berechtigungen vergebenAblageorte und Freigaben verwalten: Dokumente per Freigabe-Funktion, Sammlungsablage oder Drag & Drop mit Benutzern und Gruppen teilen.
Externe Links für Dokumente & SammlungenExterne Links für Dokumente, Sammlungen und Ordner erstellen, konfigurieren und löschen – Pflichtkonfigurationen durch Administratoren setzbar.
Eine Datei sperrenDateien im DMS sperren und entsperren: Nur Eigentümer oder der sperrende Benutzer können Sperren aufheben – schützt vor unerwünschten Änderungen.
Dateien oder Dokumente löschenUnterschied zwischen Entfernen aus Sammlung und vollständigem Löschen: Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb mit 30-Sekunden-Rückgängig-Option.
PDF- AnnotationenPDF-Dokumente im DMS mit Anmerkungen, Markierungen und Stempeln versehen – Annotationen editierbar oder dauerhaft einbrennen.
Das KontextmenüKontextmenü im DMS: Wiedervorlage, Verschieben, Kopieren, PDF aufteilen und zusammenführen sowie Eigentümer übertragen per Rechtsklick.
Der PapierkorbPapierkorb: Gelöschte Dokumente innerhalb von 14 Tagen wiederherstellen oder endgültig löschen – Frist durch Administratoren konfigurierbar.
Übersicht von Gruppen und BenutzernRechte Seitenleiste im DMS: Alle Gruppen und Benutzer im Überblick, Inhalte per Drag & Drop teilen und direkt zur Benutzerverwaltung wechseln.
Ein Überblick über Scopevisio Documents WorkflowScopevisio Documents Workflow führt Dokumente durch strukturierte Prozesse bis zur revisionssicheren Archivierung – Invoice und Contract inklusive.
Die Oberfläche im Workflow-ModulOberfläche im Workflow-Modul: Archive und Filter links, Eingang und Postfach mittig, Dokumentenvorschau rechts – zwei Ansichtsmodi wählbar.
Überblick Filter & ArchiveArchive und benutzerdefinierte Filter im Überblick: Gespeicherte Suchen verwalten und Dokumente per Drag & Drop direkt archivieren.
Das PostfachDas Postfach: Zugewiesene Vorgänge bearbeiten, Status wechseln, weiterleiten, teilen und erledigte Einträge aus dem Postfach entfernen.
Archivierte Vorgänge in ein Postfach legenArchivierte Vorgänge über den Workflow-Button an einzelne Kollegen oder Gruppen weiterleiten, wenn diese den Vorgang bearbeiten sollen.
Der EingangDer Eingang im Workflow-Modul: Dokumente per Drag & Drop, Upload, Weiterleitung oder Hotfolder importieren und für die Archivierung vorbereiten.
Vorgänge archivierenDokumente einem Archiv zuweisen, Datenfelder ausfüllen, SmartIndexing nutzen und Schnellarchivierung für mehrere Dokumente effizient einsetzen.
SucheDrei Suchmethoden in SV Documents: Schnellsuche, Dialogsuche mit Volltext und Spaltensuche mit kombinierten Filtern für Datum und Untertabellen.
Datengitter "Archive"Datengitter im Archiv: Neue Vorgänge anlegen, Multi-Edit nutzen, Dokumente als PDF zusammenfassen, exportieren und Workflow-Aktionen ausführen.
Vorgänge in einem Archiv bearbeitenArchivierte Vorgänge bearbeiten: Datenfelder anpassen, Dokumente hinzufügen oder ersetzen – Bearbeitungssperre verhindert gleichzeitige Änderungen.
Bereich "Dokumente"Dokumente im Vorgang anzeigen, für Bearbeitung sperren, herunterladen, per E-Mail versenden oder in den Eingang kopieren.