In Scopevisio Documents DMS können Sie eigene Sammlungen anlegen, um Ihre Dokumente übersichtlich zu verwalten.
Was sind Sammlungen?
In Scopevisio Documents DMS können Sie mehrstufige Ordnerstrukturen erstellen. Die oberste Ebene dieser Struktur wird als "Sammlung" bezeichnet.
Wie funktionieren Sammlungen?
Das Verknüpfungsprinzip
Sammlungen funktionieren anders als herkömmliche Ordnerstrukturen:
Dateien werden nicht physisch verschoben oder kopiert
Dateien werden stattdessen mit der Sammlung verknüpft
Die Vorteile dieses Systems
Speicherplatzersparnis:
Eine Datei kann mit mehreren Sammlungen verknüpft sein
Die Datei existiert trotzdem nur einmal im System
Sie sparen dadurch wertvollen Speicherplatz
Zentrale Dateiverwaltung:
Änderungen an einer Datei sind sofort in allen verknüpften Sammlungen sichtbar
Sie müssen Dateien nicht mehrfach aktualisieren
Alle Benutzer sehen immer die aktuelle Version
Warum sind Sammlungen praktisch?
1. Schneller Zugriff
Sie erhalten direkten und schnellen Zugang zu allen verknüpften Dokumenten.
2. Flexible Organisationsstruktur
Sie können innerhalb einer Sammlung Ordner erstellen
Sie können innerhalb eines Ordners weitere Unterordner erstellen
Sie gestalten Ihre Organisationsstruktur individuell nach Ihren Bedürfnissen
3. Einfache Freigabe
Sie können eine gesamte Sammlung mit einem Klick freigeben
Die Freigabe gilt automatisch für alle verknüpften Inhalte
Sie können Sammlungen für einzelne Benutzer oder ganze Benutzergruppen freigeben
Sie sparen dadurch viel Zeit bei der Rechteverwaltung
Zusammenfassung: Sammlungen bieten Ihnen eine flexible und effiziente Möglichkeit, Ihre Dokumente zu organisieren und zu teilen, ohne Speicherplatz zu verschwenden.