Eine neue Sammlung erstellen
So legen Sie eine neue Sammlung an:
Klicken Sie auf den Button "NEUE SAMMLUNG"
Geben Sie einen Namen für die Sammlung ein
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der ENTER-Taste
Die Sammlung ist jetzt erstellt und einsatzbereit.
Dokumente zu einer Sammlung hinzufügen
Sie haben zwei Möglichkeiten, um Dokumente zu einer Sammlung hinzuzufügen.
Möglichkeit 1: Drag and Drop
Dokumente aus dem DMS hinzufügen:
Markieren Sie die gewünschten Dokumente oder Ordner
Ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste auf die gewünschte Sammlung
Lassen Sie die Maustaste los, um die Verknüpfung zu erstellen
Dateien vom Computer hochladen:
Öffnen Sie die gewünschte Sammlung
Ziehen Sie die Datei(en) direkt von Ihrem Desktop in das Datengitter
Die Dateien werden automatisch hochgeladen und mit der Sammlung verknüpft
Möglichkeit 2: Datei hochladen über die Menüleiste
Öffnen Sie die gewünschte Sammlung
Klicken Sie in der Menüleiste auf den Button "Hochladen" und wählen Sie “Dateien/Ordner hochladen”
Wählen Sie die Dokumente, Dateien oder Ordner aus, die Sie hochladen möchten
Bestätigen Sie den Upload
Was Sie hochladen können:
Einzelne Dokumente
Mehrere Dateien gleichzeitig
Ganze Ordner mit Unterordnern
Tipp: Die Drag-and-Drop-Methode ist besonders schnell und intuitiv für den täglichen Gebrauch.
Eine Sammlung löschen
Wichtige Voraussetzung: Eigentümerschaft
Nur der Eigentümer einer Sammlung kann diese löschen.
Wer ist der Eigentümer?
Die Person, die die Sammlung erstellt hat
Oder die Person, an die die Eigentümerschaft übertragen wurde
Wenn Sie nicht der Eigentümer sind, können Sie die Sammlung nicht löschen.
So löschen Sie eine Sammlung
Sie haben zwei Möglichkeiten, um eine Sammlung zu löschen.
Möglichkeit 1: Über das Zahnrad-Symbol
Wählen Sie die gewünschte Sammlung aus
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnrad-Symbol
Wählen Sie die Option zum Löschen der Sammlung
Bestätigen Sie den Löschvorgang
Möglichkeit 2: Über das Kontextmenü
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Sammlung
Das Kontextmenü öffnet sich
Wählen Sie die Option zum Löschen der Sammlung
Bestätigen Sie den Löschvorgang
Was passiert mit den Dokumenten?
Wichtig zu wissen:
Die Dokumente in der Sammlung werden nicht gelöscht
Es erscheint eine Abfrage mit den Optionen:Alle Dateien die einem gehören wirklich zu löschen.
Die Verknüpfung aller Dateien (auch die einem gehören) aus der Sammlung zu entfernen.
Die Dokumente bleiben im System erhalten
Nur die Sammlung selbst wird entfernt
Der Zugriff von Benutzern oder Gruppen auf diese Sammlung wird unterbunden
Die Dokumente können weiterhin über andere Sammlungen oder die Suche gefunden werden
Zusammenfassung: Das Löschen einer Sammlung entfernt nur die Verknüpfungsstruktur, nicht die eigentlichen Dokumente.