Wenn Sie Eigentümer einer Sammlung sind, haben Sie Zugriff auf die Sammlungs-Einstellungen.
Sie finden diese über das "Zahnrad-Symbol" in der Menüleiste
Verfügbare Einstellungen im Überblick
In den Sammlungs-Einstellungen können Sie folgende Optionen konfigurieren:
Ansichten und Downloads protokollieren
Die Sammlung als öffentliche Sammlung kennzeichnen
Die Sammlung als eindeutige Sammlung kennzeichnen
Geteilte Ordner zeigen geerbte Freigaben an
Geteilte Ordner zeigen vollen Pfad an
Ordnerstruktur als unveränderlich festlegen
Ansichten und Downloads protokollieren
Mit dieser Option können Sie nachverfolgen:
Wer Dokumente in der Sammlung angesehen hat
Wer Dokumente heruntergeladen hat
So aktivieren Sie die Protokollierung:
Markieren Sie die Sammlung
Öffnen Sie die Sammlungs-Einstellungen (Zahnrad-Symbol)
Aktivieren Sie die Option "Ansichten und Downloads protokollieren"
Öffentliche Sammlung
Was ist eine öffentliche Sammlung?
Im Gegensatz zu normalen Sammlungen müssen Sie öffentliche Sammlungen nicht für andere Benutzer freigeben.
Administratoren und interne Benutzer können öffentlichen Sammlungen selbstständig beitreten
Sie müssen nicht aktiv hinzugefügt werden
Wer kann öffentliche Sammlungen erstellen?
Hinweis: Nur Administratoren und interne Benutzer können öffentliche Sammlungen erstellen oder ihnen beitreten.
So machen Sie eine Sammlung öffentlich
Voraussetzung: Sie müssen Eigentümer der Sammlung sein.
Markieren Sie die Sammlung
Klicken Sie auf das "Zahnrad"-Symbol
Aktivieren Sie die Option "Öffentliche Sammlung"
Sobald eine Sammlung öffentlich ist, ändert sich das angezeigte Symbol.
So entfernen Sie den öffentlichen Status
Sie können den öffentlichen Status einer Sammlung jederzeit entziehen:
Markieren Sie die öffentliche Sammlung
Wählen Sie das "Zahnrad"-Symbol
Entfernen Sie den Haken aus dem Kästchen "Öffentliche Sammlung"
Wichtig: Alle Benutzer, die zum Zeitpunkt der Deaktivierung Zugriff auf die Sammlung haben, erhalten automatisch eine Freigabe und behalten weiterhin Zugriff.
Eindeutige Sammlung
Wofür dient diese Funktion?
Mit dieser Funktion verhindern Sie, dass Benutzer eine bereits existierende Sammlung erneut erstellen.
Hinweis: Diese Funktion ist nur für Administratoren und interne Benutzer verfügbar.
Grundsätzliches Verhalten ohne diese Option
Sammlungsnamen können mehrfach vergeben werden
Jeder Benutzer kann neue Sammlungen erstellen und den Namen frei wählen
Was passiert mit aktiver Option "Eindeutige Sammlung"?
Kein Benutzer kann weitere Sammlungen erstellen, die den gleichen Namen tragen wie die Sammlung, für die diese Option aktiv ist.
Was passiert bei einem Erstellungsversuch?
Wenn ein Benutzer versucht, eine gleichnamige Sammlung zu erstellen:
Die Sammlung wird nicht erstellt
Stattdessen erscheint ein Hinweistext in der unteren rechten Bildschirmecke
Was passiert mit bereits existierenden gleichnamigen Sammlungen?
Diese bleiben bestehen
Die Funktion verhindert nur, dass weitere gleichnamige Sammlungen erstellt werden können
So aktivieren Sie die Option "Eindeutige Sammlung"
Markieren Sie die Sammlung
Öffnen Sie die Sammlungs-Einstellungen
Aktivieren Sie die Option
Hinweis: Der Punkt "Sammlung konfigurieren" erscheint nur beim Eigentümer der Sammlung.
Geteilte Ordner zeigen "geerbte Freigaben" an
Wofür dient diese Funktion?
Sie möchten sehen, welche Benutzer oder Gruppen einen bestimmten Ort (Sammlung/Unterordner) sehen können?
Hinweis:
Diese Funktion steht nur Administratoren und internen Benutzern zur Verfügung
Sie müssen Eigentümer der Sammlung sein
Archiven steht diese Option nicht zur Verfügung
Was sind geerbte Freigaben?
Es wird unterschieden zwischen direkten und geerbten Freigaben:
Direkte Freigabe
Der Ort (Sammlung/Unterordner) wurde explizit anderen Benutzern oder Gruppen freigegeben
Geerbte Freigabe
Alle Orte, die bedingt durch eine direkte Freigabe für diese Benutzer oder Gruppen sichtbar sind
Diese Orte besitzen selbst keine direkte Freigabe
Erklärung: Das Wasserfallprinzip
In SV Documents DMS erfolgen Freigaben nach dem Wasserfallprinzip:
Wird einem Benutzer (oder einer Gruppe) eine Sammlung oder ein Unterordner direkt freigegeben, werden automatisch auch alle darunterliegenden Ordner sichtbar.
Grundsätzliches Verhalten ohne diese Option
Benutzer haben über den Menüpunkt "Freigaben" die Möglichkeit zu sehen:
Welche Benutzer oder Gruppen auf den ausgewählten Ort eine direkte Freigabe besitzen
Geerbte Freigaben werden hierbei nicht angezeigt
Was passiert mit aktivierter Option?
Wenn eine Sammlung mit dieser Option ausgestattet ist:
Können andere Benutzer über den Menüpunkt "Freigaben" auch geerbte Freigaben sehen
Hinweis: Geerbte Freigaben werden nur Administratoren und internen Benutzern angezeigt.
So aktivieren Sie die Option
Markieren Sie die Sammlung
Öffnen Sie die Sammlungs-Einstellungen
Aktivieren Sie die Option "Geteilte Ordner zeigen geerbte Freigaben an"
Geteilte Ordner zeigen vollen Pfad an
Wofür dient diese Funktion?
Benutzern, die nur einen bestimmten Bereich sehen sollen, wird der volle Ordner-Pfad angezeigt.
Hinweis:
Diese Funktion steht nur Administratoren und internen Benutzern zur Verfügung
Sie müssen Eigentümer der Sammlung sein
Archiven steht diese Option nicht zur Verfügung
Grundsätzliches Verhalten ohne diese Option
In SV Documents DMS wird Ihnen der aktuell geöffnete Pfad am oberen Ende des mittleren Bereichs angezeigt:
Mit Mausklick auf die vorherigen Ordner können Sie direkt dorthin "springen"
Für Benutzer mit eingeschränktem Zugriff:
Wird der Pfad nur bis maximal zum obersten sichtbaren Ordner angezeigt
Das betrifft auch den angezeigten Pfad in der Vorschauansicht über den Reiter "Freigaben"
Was passiert mit aktiver Option?
Benutzern, die nur einen bestimmten Bereich sehen sollen, wird trotzdem der volle Pfad angezeigt.
Wichtig: Sie können per Mausklick aber nur soweit in den Pfad zurück "springen", wie es Ihre Freigabe erlaubt.
So aktivieren Sie die Option
Markieren Sie die Sammlung
Öffnen Sie die Sammlungs-Einstellungen
Aktivieren Sie die Option "Geteilte Ordner zeigen vollen Pfad an"
Ordnerstruktur unveränderlich
Mit dieser Option können Sie die Ordnerstruktur einer Sammlung schützen:
Benutzer können die Ordnerstruktur nicht mehr verändern
Die vorhandene Struktur bleibt erhalten
So aktivieren Sie diese Option:
Markieren Sie die Sammlung
Öffnen Sie die Sammlungs-Einstellungen (Zahnrad-Symbol)
Aktivieren Sie die Option "Ordnerstruktur unveränderlich"