Mit einem externen Link können Sie Dokumente, Sammlungen oder Ordner für Dritte außerhalb des Systems freigeben.
Der Link ist eine URL-Adresse, über die Empfänger auf den aktuellen Stand der freigegebenen Inhalte zugreifen können.
Berechtigungen zum Erstellen externer Links
Administratoren und interne Benutzer
Sie können externe Links auf alle sichtbaren Sammlungen, Ordner und Dokumente erstellen.
Externe Benutzer
Sie können nur für Sammlungen und Dokumente, deren Eigentümer sie selbst sind, externe Links erstellen.
Gäste
Gäste können keine externen Links erstellen.
Eigenschaften externer Links
Sie können den externen Link individuell konfigurieren.
Änderungen an der Konfiguration werden sofort wirksam.
Die URL-Adresse bleibt gleich, sodass Sie dem Empfänger keinen neuen Link senden müssen.
Wenn Sie den Link löschen, wird er sofort deaktiviert.
Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.
Sie können bei Bedarf einen neuen externen Link erstellen.
Externen Link für Sammlungen oder Ordner erstellen
Vorgehen
Markieren Sie die gewünschte Sammlung oder den Ordner.
Wählen Sie „Externer Link für diese Sammlung/Ordner“.
Konfigurieren Sie den Link nach Bedarf.
Erstellen Sie den Link.
Sie können das Fenster anschließend:
Mit einem Klick auf „X“ (oben rechts) schließen, oder
Mit einem Klick auf „Speichern“ beenden.
Zusammenfassung
Interne Benutzer und Administratoren können externe Links auf alle sichtbaren Inhalte erstellen.
Externe Benutzer nur für eigene Inhalte.
Gäste sind davon ausgeschlossen.
Links sind konfigurierbar, bleiben in der URL stabil und können nicht wiederhergestellt werden, wenn sie gelöscht sind.