Was sind Anfragen?
Mit Hilfe von Anfragen können Sie bestimmte Arbeitsabläufe digital abbilden.
Das Grundprinzip
Der Anfragende sendet einen Auftrag an einen oder mehrere Empfänger
Die Auftragserstellung verläuft transparent und nachvollziehbar
Die Auftragserfüllung ist für alle Beteiligten sichtbar
Alle Schritte werden dokumentiert
Verfügbare Anfrage-Typen
Aktuell stehen Ihnen drei verschiedene Anfrage-Typen zur Verfügung:
1. Lesebestätigung
Sie können bestätigen lassen, dass ein Dokument gelesen wurde.
2. Genehmigung
Sie können Genehmigungen für Dokumente einholen.
3. Metadatenformular
Sie können das Ausfüllen von Metadaten anfordern.
Hinweis: Zu jedem Anfrage-Typ gibt es einen eigenen, detaillierten Beitrag mit praktischen Anwendungsbeispielen.
Wo finde ich die Anfrage-Funktion?
Sie haben zwei Möglichkeiten, um eine Anfrage zu erstellen:
Möglichkeit 1: Über den Funktionsreiter
Markieren Sie das gewünschte Dokument mit einem Linksklick
Wählen Sie oberhalb der Vorschau den Funktionsreiter "Anfrage"
Klicken Sie auf "Neue Anfrage erstellen"
Möglichkeit 2: Über das Kontextmenü
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument
Wählen Sie "Anfrage erstellen..." aus dem Kontextmenü
Endevent-Funktion
Die Endevent-Funktion ermöglicht automatisierte Aktionen nach Abschluss einer Anfrage.
Wie funktioniert das?
Sobald eine Anfrage beantwortet wurde, wird automatisch eine vordefinierte Aktion ausgeführt
Die Beantwortung der Anfrage dient als Auslöser für die weitere Funktion
Übersicht über bestehende Anfragen
Zwei Kategorien von Anfragen
Das System unterscheidet zwischen zwei Arten von Anfragen:
Meine Anfragen:
Das sind Anfragen, die Sie selbst erstellt haben
Sie sind hier der Auslöser/Ersteller
Zu erledigen:
Das sind Anfragen, die Sie beantworten können
Sie sind hier der Empfänger/Beantworter
Wo finde ich die Übersicht?
Öffnen Sie das Dropdown-Menü links unterhalb Ihres Firmenlogos
Dort sehen Sie beide Kategorien aufgelistet
Offene Anfragen werden mit einem orangenen Symbol gekennzeichnet
Die Zahl zeigt Ihnen, wie viele offene Anfragen in der jeweiligen Kategorie vorhanden sind
Hinweis: Sie können sowohl Auslöser als auch Empfänger Ihrer eigenen Anfrage sein. In diesem Fall finden Sie die Anfrage sowohl unter "Meine Anfragen" als auch unter "Zu erledigen".
Protokollierung und Sichtbarkeit von Anfragen
Sichtbarkeit für beteiligte Benutzer
Anfragen sind über den Reiter "Anfrage" direkt für alle beteiligten Benutzer sichtbar
Beteiligte Benutzer sind der Ersteller und die Empfänger der Anfrage
Erweiterte Sichtbarkeit
Sie können bei der Erstellung einer Anfrage die Sichtbarkeit konfigurieren:
Option: "Die Anfrage ist sichtbar für alle, die Zugriff auf das Dokument haben"
Wenn Sie diese Option aktivieren:
Alle Benutzer, die das Dokument sehen können, sehen auch die Anfrage
Die Anfrage ist nicht nur für die direkt Beteiligten sichtbar
Dies erhöht die Transparenz im gesamten Team
Protokollierung
Alle Anfragen werden automatisch protokolliert:
Die Protokolleinträge finden Sie in der Protokollansicht des Dokuments
Mindestens die beteiligten Benutzer können die Protokolleinträge sehen
Wenn die erweiterte Sichtbarkeit aktiviert wurde, können alle Benutzer mit Dokumentenzugriff die Protokolleinträge sehen
Die Protokollierung sorgt für vollständige Nachvollziehbarkeit
Zusammenfassung: Anfragen ermöglichen Ihnen die digitale Abbildung von Arbeitsabläufen mit vollständiger Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Alle Schritte werden dokumentiert und sind für die relevanten Benutzer einsehbar.