Upload über eine E-Mail-Adresse
Überblick
Mit der Upload E-Mail-Adresse können Sie Inhalte direkt per E-Mail hochladen.
Wichtig: Wenn Sie die Konfiguration ändern, bleibt die E-Mail-Adresse selbst unverändert.
Einsatzmöglichkeiten
Sie können die Upload E-Mail-Adresse auf verschiedene Weise nutzen:
Speichern Sie die Adresse in Ihrem Adressbuch
Richten Sie eine automatische Weiterleitung ein
Hinterlegen Sie die Adresse in Ihrem Scanner, um physische Dokumente direkt hochzuladen
Technischer Hinweis: Es handelt sich um eine normale E-Mail-Adresse, die Sie wie jede andere Adresse verwenden können.
Upload E-Mail-Adresse einrichten
Schritt 1: Menü aufrufen
Gehen Sie in einer Sammlung oder einem Dokument zu Import
Wählen Sie Upload E-Mail
Hier erstellen Sie Ihre neue Upload E-Mail-Adresse
Schritt 2: Name vergeben
Geben Sie einen Namen für Ihre Upload-Adresse ein.
Wichtig: Dieser Name dient nur Ihrer Übersicht. Die tatsächliche E-Mail-Adresse wird automatisch von uns erstellt und kann nicht geändert werden.
Schritt 3: Speicherkonfiguration wählen
Wählen Sie aus, wie wir den Inhalt Ihrer E-Mails verarbeiten sollen:
Option 1: Nur Anhänge als Einzeldateien
Wir speichern ausschließlich die E-Mail-Anhänge
Jeder Anhang wird als separate Datei gespeichert
Option 2: Nur E-Mail-Text ohne Anhänge
Wir speichern nur den Textinhalt der E-Mail
Anhänge werden nicht gespeichert
Option 3: E-Mail-Text und Anhänge separat
Wir speichern den Text und die Anhänge getrennt voneinander
Beide Elemente sind über die Vorschau lesbar
Option 4: Komplette E-Mail als eine Datei
Wir speichern Text und Anhänge zusammen in einer Datei
Nur der Text ist über die Vorschau lesbar
Um die Anhänge zu öffnen, müssen Sie die Datei herunterladen und mit einem E-Mail-Programm öffnen
Option 5: Komplette E-Mail und Anhänge als Einzeldateien
Wir speichern die komplette E-Mail als eine Datei
Zusätzlich speichern wir alle Anhänge als separate Dokumente
Schritt 4: Speicherung von Anhängen konfigurieren (falls zutreffend)
Wenn Sie eine Option mit Anhang-Speicherung gewählt haben, stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung:
Alle Anhänge speichern
Wir speichern alle Anhänge der E-Mail ohne Einschränkung
Whitelist: Nur bestimmte Dateiendungen speichern
Wir speichern nur Anhänge mit den von Ihnen festgelegten Dateiformaten
Beispiel: Sie können festlegen, dass nur PDF- und DOCX-Dateien gespeichert werden
Blacklist: Bestimmte Dateiendungen ausschließen
Wir speichern alle Anhänge außer den von Ihnen ausgeschlossenen Dateiformaten
Beispiel: Sie können Signaturbilder (z.B. .png, .jpg) ausschließen
Tipp: Mit der Black- oder Whitelist verhindern Sie den Upload unerwünschter Dateien wie Signaturbilder.
Schritt 5: Ablageort auswählen
Klicken Sie auf Auswählen
Bestimmen Sie den Zielort:
Wählen Sie eine Sammlung oder
Wählen Sie einen Ordner
In diesem Ordner werden Ihre hochgeladenen Inhalte angezeigt
Schritt 6: Schlagwörter vergeben (optional)
Die hier konfigurierten Schlagwörter werden automatisch allen hochgeladenen Inhalten zugeordnet.
Schritt 7: Vorgang abschließen
Klicken Sie auf E-Mail-Adresse erstellen, um den Vorgang abzuschließen.
Upload E-Mail-Adresse verwalten
Zugriff
Gehen Sie zu: Import → Upload E-Mail
Verfügbare Aktionen
E-Mail senden
Klicken Sie auf den Namen der Upload-Adresse
Ihr Standard-E-Mail-Programm öffnet sich mit einer neuen E-Mail an diese Adresse
Adresse kopieren
Klicken Sie auf das Notizblock-Symbol
Die Upload E-Mail-Adresse wird in Ihre Zwischenablage kopiert
Konfiguration bearbeiten
Klicken Sie auf das Stift-Symbol
Das Konfigurationsmenü öffnet sich
Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen vor
Wichtig: Die E-Mail-Adresse selbst verändert sich dabei nicht
Upload-Adresse löschen
Klicken Sie auf das "X"-Symbol
Die Upload E-Mail-Adresse wird gelöscht
Achtung: Sie können gelöschte Adressen nicht wiederherstellen
Einmalige Änderungen über den Betreff
Sie können für einzelne E-Mails spezielle Funktionen über den Betreff steuern. Diese Einstellungen gelten nur für die jeweilige E-Mail.
Sammlung hinzufügen
Schreiben Sie den Namen der Sammlung in eckige Klammern.
Beispiel: [Broschüren]
Die E-Mail wird der Sammlung "Broschüren" hinzugefügt.
Ordner hinzufügen
Schreiben Sie den kompletten Pfad des Ordners in eckige Klammern.
Aufbau: Beginnen Sie mit dem Namen der Sammlung und trennen Sie die einzelnen Ordnernamen mit einem "/".
Beispiel: [Broschüren/Entwürfe/Rohmaterial]
Die E-Mail wird dem Ordner "Rohmaterial" hinzugefügt.
Schlagwörter hinzufügen
Schreiben Sie ein "#" unmittelbar vor das gewünschte Schlagwort. Trennen Sie mehrere Schlagwörter mit einem Leerzeichen.
Beispiel: #unbearbeitet #sichten
Die E-Mail erhält die Schlagwörter "unbearbeitet" und "sichten".
Funktionen kombinieren
Sie können alle oben genannten Varianten im Betreff kombinieren.
Beispiel: Mein Titel [Rechnungen] [Broschüren/Entwürfe/Rohmaterial] #unbearbeitet #sichten
Ergebnis:
Die E-Mail wird der Sammlung "Rechnungen" zugeordnet
Die E-Mail wird im Ordner "Rohmaterial" gespeichert
Die E-Mail erhält die Schlagwörter "unbearbeitet" und "sichten"
Upload von E-Mails via Drag & Drop
Wenn Sie auf Ihrer Festplatte gespeicherte E-Mails hochladen möchten, empfehlen wir folgende Methode:
Halten Sie die Shift-Taste gedrückt
Ziehen Sie die E-Mail-Dateien per Drag & Drop in SV Documents
Es werden Ihnen erweiterte Optionen angezeigt
Tipp: Mit dieser Methode haben Sie mehr Kontrolle über den Upload-Prozess.