Überblick
Im Bereich Freigabe können Sie zwei wichtige Funktionen nutzen:
Sie verwalten die Ablageorte Ihrer Dokumente
Sie sehen alle erteilten Freigaben für das Dokument in einer Übersicht
Sie können in diesem Bereich Ablageorte und Freigaben verwalten, neu vergeben oder löschen.
Ablageorte
Sie finden hier eine Liste aller Orte, an denen das Dokument abgelegt ist. Sie können Ablageorte mit dem “X” löschen oder einen weiteren Ablageort hinzufügen.
Wichtig: Standardsichtbarkeit von Dateien
Wenn Sie Dateien in SV Documents DMS hochladen, beachten Sie Folgendes:
Dateien ohne Bezug zu einer Sammlung oder einem Ordner sind zunächst nur für Sie sichtbar
Andere Benutzer können diese Dateien nicht sehen oder darauf zugreifen
Sie müssen die Dateien aktiv teilen, damit andere Benutzer Zugriff erhalten
Drei Methoden zum Teilen von Dateien
Methode 1: Freigaben-Funktion verwenden
Folgen Sie diesen Schritten:
Markieren Sie die gewünschte Datei
Wählen Sie den Reiter "Freigaben"
Klicken Sie auf “Freigabe hinzufügen”
Fügen Sie die gewünschten Benutzer oder Gruppen mit der gewünschten Rolle hinzu
Methode 2: Ablage in geteilte Sammlung oder Ordner
Diese Methode ist einfach:
Legen Sie die Datei in eine Sammlung oder einen Ordner ab, die/der bereits geteilt ist
Die Datei übernimmt automatisch die Freigaben der Sammlung oder des Ordners
Methode 3: Drag and Drop
Sie können Dateien per Drag and Drop teilen:
Klicken Sie auf die Datei und halten Sie die Maustaste gedrückt
Ziehen Sie die Datei über den gewünschten Benutzer ODER
Ziehen Sie die Datei über die gewünschte Gruppe
Lassen Sie die Maustaste los, um die Freigabe zu erteilen
Zusammenfassung
Sie haben drei flexible Möglichkeiten, Dateien in SV Documents DMS zu teilen:
Über die Freigaben-Funktion im Reiter
Durch Ablage in bereits geteilte Sammlungen oder Ordner
Per Drag and Drop auf Benutzer oder Gruppen