Sie finden im Datengitter der Archive folgende Schaltflächen:
Aktualisieren, Suche, Neu, Vorgänge, Workflow und Schnellsuche.
Aktualisieren
Sie aktualisieren das Datengitter mit der Schaltfläche Aktualisieren.
Suche
Eine detaillierte Beschreibung der Suche finden Sie in einem eigenen Kapitel.
Neu
Sie klicken auf Neu, um ein neues Dokument zu archivieren. Es öffnet sich eine Eingabemaske.
Vorgänge
Sie können hier weitergehende Aktionen für ein Dokument ausführen.
Wichtig: Diese Vorgänge sind rollenabhängig. Sie benötigen Administratorrechte, um alle Befehle ausführen zu können.
Verstecken
Sie können Vorgänge verstecken, die nicht mehr angezeigt werden sollen.
Multi-Edit
Sie können mit Multi-Edit die Index-Daten mehrerer Vorgänge gleichzeitig bearbeiten.
Voraussetzung: Ihre Rolle benötigt die entsprechenden Rechte.
So bearbeiten Sie mehrere Vorgänge:
Markieren Sie die gewünschten Vorgänge im Archiv-Gitter
Wählen Sie Multi-Edit
Löschen
Sie können als Administrator Vorgänge löschen.
Ablauf:
Sie wählen den Eintrag Löschen
Eine Sicherheitsabfrage erscheint
Sie können den Vorgang unter bestimmten Voraussetzungen löschen
Extras
Sie finden unter Extras die Optionen, Dokumente als PDF zusammenzufassen oder zu exportieren.
Dokumente zusammenfassen
Sie können alle druckbaren Seiten von Dokumenten zu einer einzigen PDF-Datei zusammenfügen.
So fassen Sie Dokumente zusammen:
Wählen Sie einen oder mehrere Vorgänge aus
Klicken Sie auf diesen Menüpunkt
Alle druckbaren Seiten von sämtlichen Dokumenten der ausgewählten Vorgänge werden zu einer PDF-Datei zusammengefügt
Sie können die Datei im Browser betrachten oder herunterladen
Reihenfolge:
Die Reihenfolge der Vorgänge entspricht der Anzeige im Datengitter
Die Reihenfolge der Dokumente entspricht der Anzeige in den Vorgängen
Was wird exportiert:
Alle druckbaren Dokumente
Die Metadaten der Untertabellen eines Vorgangs im PDF-Format
Die im Adminbereich konfigurierten Spaltenformate werden übernommen
Dauer und Ergebnis:
Das Zusammenfassen kann je nach Größe der Dokumente einige Sekunden dauern
Anschließend sehen Sie einen Dialog mit dem Ergebnis und einem Link auf das fertige Dokument
Die Anzahl der Seiten wird angegeben
Eventuell sehen Sie eine Liste der Dateinamen von Dokumenten, die nicht beachtet werden konnten (z. B. ZIP-Dateien, die nicht druckbar sind)
Dokument öffnen: Sie klicken auf Dokument anzeigen, um die generierte PDF-Datei in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.
Export
Sie können die ausgewählten Dokumente direkt in einem gewählten Dateiformat exportieren und außerhalb von SV Documents speichern.
Export-Typ "CSV mit Dokumenten":
Erzeugt eine Zip-Datei
Enthält die Dokumente der ausgewählten Vorgänge
Enthält eine Datei Index.csv mit den Metadaten
Workflow
Sie können mit der Schaltfläche Workflow folgende Aktionen ausführen:
Ein Dokument in einen Workflow schicken
Ein Dokument einem anderen Anwender in sein Postfach legen
Eine Bemerkung hinzufügen
Schnellsuche
Sie können hier unkompliziert nach einzelnen Vorgängen und Dokumenten suchen.
Funktionen:
Die Auto-Vervollständigung erkennt Treffer direkt bei der Eingabe
Treffer werden farblich hervorgehoben
Die Suche funktioniert auch in Zahlen- und Datumsfeldern