Die Archivierung ermöglicht es Ihnen, Dokumente GoBD-konform zu speichern.
(GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen“.)
Bitte beachten Sie:
Ein GoBD-konformes Arbeiten ist nur mit einer vollständigen und lückenlosen Verfahrensdokumentation möglich.
Funktionsweise der Archivierung
Die Archivierung ist eine Funktion, die auf eine Sammlung angewendet wird.
Sobald Sie ein Dokument in ein Archiv legen, unterliegt es automatisch den Archivierungskriterien dieser Sammlung.
Auswirkungen der Archivierung
Für Sammlungen
Eine archivierte Sammlung kann nicht gelöscht werden.
Eine archivierte Sammlung kann nicht entarchiviert werden.
Für Ordner
Ein Ordner in einer archivierten Sammlung kann nicht in eine andere Sammlung verschoben werden.
Ein Ordner kann nur gelöscht werden, wenn er leer ist.
Für Dokumente
Ein Dokument in einer archivierten Sammlung kann nicht gelöscht werden.
Es kann keine neuen Versionen erhalten.
Es kann nicht aus der Sammlung entfernt werden.
Für die Benutzerverwaltung
Der Eigentümer einer archivierten Sammlung kann nur gelöscht werden,
wenn alle Inhalte – einschließlich Archive – an einen anderen Benutzer übertragen wurden.
Finden von archivierten Dokumenten
Standardmäßig werden archivierte Dokumente bei freien Suchen (ohne Filter oder Voreinstellungen) nicht angezeigt.
Sie können diese Einstellung anpassen:
Einstellungen → Persönliche Einstellungen → Archivierte Dokumente einblenden
Hinweis:
Administratoren des Mandanten haben erweiterte Einstellungsmöglichkeiten.
Archivierung einrichten
Archivierung freischalten und konfigurieren
Nur Administratoren können die Archivierung für den gesamten Mandanten aktivieren.
Pfad:
Einstellungen → DMS-Einstellungen → Archivierung konfigurieren
Anschließend können Sie Benutzer festlegen, die die Archivierung anwenden dürfen.
Hinweis:
Eine archivierte Sammlung kann für alle Benutzer sichtbar gemacht werden.
Nur konfigurierte Benutzer dürfen neue Archive erstellen.
Sammlung archivieren
Wichtig:
Nur der Eigentümer einer Sammlung kann sie archivieren.
Vorgehen:
Markieren Sie die Sammlung.
Wählen Sie Archivierung → Konfigurieren und Speichern.
Archivierung konfigurieren
Nach dem Öffnen der Archivierungskonfiguration stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung.
Konfiguration unveränderbar machen
Sobald Sie das Archiv gespeichert haben, kann die Konfiguration nicht mehr geändert werden.
Ablaufregeln für Dokumente im Archiv
Sie können festlegen, wann und wie Dokumente ablaufen.
1. Keine Ablaufregel
Die Dokumente bleiben unbefristet im Archiv.
2. Ablaufdatum
Die Archivierung endet an einem festen Datum, unabhängig davon, wann das Dokument archiviert wurde.
3. Ablaufzeitraum
Die Archivierung gilt für einen bestimmten Zeitraum (z. B. Jahre, Monate, Wochen oder Tage).
Der Zeitraum beginnt mit dem Archivierungsbeginn.
Standardmäßig ist das der Zeitpunkt, an dem Sie das Dokument ins Archiv legen.
Hinweis:
Eine Kombination mehrerer Zeitangaben (Jahre, Monate usw.) ist nicht möglich.
Aktion nach Ablauf der Archivierung
Sie können eine automatische Aktion festlegen, die nach dem Ablauf der Archivierung ausgeführt wird.
Beispiel: automatische Löschung oder Verschiebung.
Archivierungsbeginn festlegen
Standardmäßig beginnt die Archivierung, wenn Sie das Dokument ins Archiv legen.
Sie können jedoch abweichende Startpunkte definieren:
Archivierungsdatum aus Metadatenfeld verwenden
Beim Ablegen eines Dokuments prüft das System, ob ein bestimmtes Metadatum vorhanden ist.
Wenn ja, verwendet es das Datum aus diesem Feld als Archivierungsbeginn.
Diese Option ist besonders nützlich für ältere, aufbewahrungspflichtige Dokumente,
da so die Aufbewahrungsfrist rückwirkend berechnet werden kann.
Hinweis:
Diese Prüfung erfolgt nur beim erstmaligen Ablegen eines Dokuments ins Archiv, nicht nachträglich.
Archivierungszeitraum an Kalenderperioden anpassen
Sie können festlegen, dass der Ablaufzeitraum erst mit Beginn der nächsten Kalenderperiode startet.
Diese Option gilt für:
Jahr
Monat
Woche
Tag
Dadurch verlängert sich die effektive Archivierungsdauer des Dokuments.
Zusammenfassung
Archivierung stellt GoBD-konforme Dokumentenaufbewahrung sicher.
Archivierte Inhalte sind geschützt und nicht veränderbar.
Nur Administratoren können die Archivierungsfunktion aktivieren.
Nur Eigentümer können Sammlungen archivieren.
Archivierungseinstellungen und Ablaufregeln lassen sich individuell konfigurieren.