Überblick
Scopevisio Documents bietet Ihnen verschiedene Suchmöglichkeiten. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrer Aufgabe passt.
1. Schnellsuche
Was ist die Schnellsuche?
Die Schnellsuche ermöglicht Ihnen eine unkomplizierte Suche nach einzelnen Vorgängen und Dokumenten.
Funktionen der Schnellsuche
Auto-Vervollständigung:
Erkennt Treffer direkt während Sie tippen
Zeigt Ihnen sofort passende Ergebnisse an
Hervorhebung von Treffern:
Treffer werden farblich markiert
Funktioniert in allen Feldtypen:
Textfelder
Zahlenfelder
Datumsfelder
Wann sollten Sie die Schnellsuche nutzen?
Sie suchen nach einem bestimmten Vorgang
Sie kennen einen Teil des Suchbegriffs
Sie möchten schnell ohne komplexe Filter suchen
2. Dialogsuche
Was ist die Dialogsuche?
Die Dialogsuche ist die einfachste Methode, um eine strukturierte Suche durchzuführen. Sie öffnet eine Dialogbox mit mehreren Suchoptionen.
Verfügbare Suchfelder
Die Dialogbox enthält:
Eine Volltext-Suchzeile
Alle Felder für dieses Archiv
Ein Suchfeld für den Status
Volltextsuche
Sie können alle Dokumente durchsuchen, deren Text extrahiert werden kann.
Unterstützte Dokumenttypen:
Die meisten PDF-Dokumente
TIFF-Dateien mit durchgeführter OCR (Texterkennung)
Wichtig: Sie können die Volltextsuche mit anderen Suchfeldern kombinieren.
Suchergebnisse verstehen
Was wird angezeigt?
Nur Vorgänge, die mindestens ein passendes Dokument enthalten
Ein kurzer Textausschnitt unter der Dokumentenvorschau
Die gefundene Stelle im Dokument
Suchbegriffe im PDF-Viewer:
Ihre Suchbegriffe werden farblich hervorgehoben
Das erste Dokument mit einem Treffer wird automatisch geöffnet
Eingabehilfe
In den Textfeldern werden Ihnen existierende Werte vorgeschlagen. Dies erleichtert Ihre Suche.
3. Spaltensuche
Was ist die Spaltensuche?
Die Spaltensuche zeigt eine zusätzliche Zeile über der Vorgangsliste an. Hier können Sie detaillierte Suchkriterien festlegen.
So funktioniert die Spaltensuche
Sie können:
Feldnamen auswählen (oder "Volltext")
Zielwerte eingeben
Verschiedene Vergleichsoperatoren verwenden
Bereiche der Spaltensuche
Die Spalten sind in drei Bereiche aufgeteilt:
Datenfelder
Enthält die für das Archiv konfigurierten Felder
Erweitert
Ermöglicht z.B. eine Volltextsuche
Bietet zusätzliche Suchoptionen
Standardspalten
Enthält im System hinterlegte Felder
Beispiele: Bearbeiter, Archivdatum
Datumssuche
Bei der Suche in Datumsspalten haben Sie mehrere Optionen:
Absolute Datumswerte:
Geben Sie ein konkretes Datum ein
Platzhalter:
"Heute"
"Gestern"
Vorteil der Platzhalter: Sie können den Filter speichern. Bei erneuter Verwendung wird automatisch das aktuelle Datum verwendet.
Suche in Untertabellen
Sie können auch in Untertabellen suchen.
Beispiel:
Untertabelle: "Kontierung"
Suchkriterium: Bestimmte Kostenstelle
Suchanfragen verketten
Sie können mehrere Suchkriterien kombinieren:
Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche
Verketten Sie einzelne Filterterme mit UND
Verfeinern Sie Ihre Suche schrittweise
Welche Suchmethode sollten Sie wählen?
Schnellsuche:
Ideal für schnelle Einzelsuchen
Beste Wahl bei bekannten Suchbegriffen
Empfohlen für alltägliche Suchen
Dialogsuche:
Ideal für strukturierte Suchen mit mehreren Feldern
Beste Wahl für Volltextsuchen
Empfohlen für Einsteiger
Spaltensuche:
Ideal für komplexe Suchkriterien
Beste Wahl für mehrere kombinierte Filter
Empfohlen für erfahrene Benutzer