Viele Dokumente müssen im Laufe der Zeit bearbeitet und aktualisiert werden.
Das Problem mit mehreren Versionen
Wenn Sie aktualisierte Dokumente als neue Dateien verteilen, entstehen Probleme:
Mehrere Versionen eines Dokuments sind gleichzeitig im Umlauf
Die betroffenen Personen wissen nicht mehr, welche Version die aktuelle ist
Es entsteht Verwirrung und möglicherweise werden veraltete Informationen verwendet
Die Übersicht geht verloren
Die Lösung: Versionsverwaltung
Wie funktioniert die Versionsverwaltung?
Anstatt ein zusätzliches, aktualisiertes Dokument zu erstellen, ersetzen Sie das bestehende Dokument durch eine neue Version.
Wichtig zu wissen:
Die alte Version wird nicht gelöscht
Es entsteht eine Versionshistorie
Alle "alten" Versionen bleiben über die Versionshistorie verfügbar
Sie können jederzeit auf frühere Versionen zugreifen
Ihre Vorteile
Die Versionsverwaltung bietet Ihnen zahlreiche Vorteile:
Eindeutige Dokumentenstruktur
Das Dokument existiert genau einmal sichtbar in Scopevisio Documents DMS
Es gibt keine Duplikate oder mehrfach vorhandene Dateien
Die Dokumentenstruktur bleibt übersichtlich
Konsistenter Speicherort
Die neue Version des Dokuments befindet sich am gleichen Ort wie die bisherige Version
Sie müssen nicht nach der aktuellen Version suchen
Alle Verknüpfungen und Freigaben bleiben erhalten
Automatische Aktualität für alle
Alle Personen sehen zeitgleich immer die aktuelle Version des Dokuments
Sie müssen niemanden manuell über Aktualisierungen informieren
Jeder arbeitet automatisch mit der neuesten Version
Vollständige Historie
Alte Versionen gehen nicht verloren
Alle Versionen werden chronologisch aufgelistet
Sie können jederzeit auf frühere Versionen zurückgreifen
Die Entwicklung des Dokuments ist nachvollziehbar
Dokument aktualisieren
So laden Sie eine neue Version eines Dokuments hoch:
Schritt 1: Dokument auswählen
Klicken Sie auf das Dokument, das Sie aktualisieren möchten.
Schritt 2: Versionen-Bereich öffnen
Klicken Sie auf den Reiter "Versionen".
Schritt 3: Neue Version hochladen
Klicken Sie auf "Neue Version"
Der Windows-Explorer bzw. der Mac-Finder öffnet sich
Wählen Sie das aktualisierte Dokument von Ihrem Computer aus
Bestätigen Sie die Auswahl
Schritt 4: Upload abwarten
Das neue Dokument wird hochgeladen
Eine Versionshistorie wird erstellt (falls noch nicht vorhanden) oder erweitert
Die neue Version wird automatisch zur aktuellen Version
Ergebnis
Die aktuelle Version wird immer als Vorschau angezeigt
Alle Benutzer sehen ab sofort die neue Version
Die alte Version bleibt in der Versionshistorie erhalten
Ältere Dokument-Versionen verwalten
Zugriff auf die Versionshistorie
Auch wenn immer nur die aktuelle Version als Vorschau angezeigt wird, sind "alte" Versionen nicht gelöscht.
Wo finde ich ältere Versionen?
Öffnen Sie den Reiter "Versionen" des Dokuments
Alle Versionen werden chronologisch aufgelistet
Die neueste Version steht oben, die älteste unten
Verfügbare Aktionen für ältere Versionen
Für jede Version in der Historie stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
1. Zur aktuellen Version machen
Sie können eine ältere Version wieder zur aktuellen Version machen
Dies ist nützlich, wenn Sie zu einem früheren Stand zurückkehren möchten
Die bisherige aktuelle Version wird zur älteren Version in der Historie
2. Herunterladen
Sie können jede Version einzeln herunterladen
Dies ist nützlich für Vergleiche oder Archivierungszwecke
Die heruntergeladene Version kann lokal gespeichert werden
3. In Vollbild anzeigen
Sie können jede Version im Vollbildmodus betrachten
Dies ermöglicht eine detaillierte Ansicht der älteren Version
Sie können den Inhalt prüfen, ohne die Version herunterzuladen
4. Löschen
Sie können einzelne Versionen aus der Historie löschen
Wichtig: Nur der Eigentümer des Dokuments kann Versionen löschen
Achtung: Gelöschte Versionen können nicht wiederhergestellt werden
Überlegen Sie gut, bevor Sie eine Version löschen
Wichtiger Hinweis zum Löschen
Berechtigung:
Nur der Eigentümer des Dokuments kann Versionen löschen
Der Eigentümer ist die Person, die das Dokument ursprünglich hochgeladen hat
Oder die Person, an die die Eigentümerschaft übertragen wurde
Endgültigkeit:
Eine gelöschte Version kann nicht wiederhergestellt werden
Es gibt keine Möglichkeit, die Löschung rückgängig zu machen
Stellen Sie sicher, dass Sie die Version wirklich nicht mehr benötigen
Zusammenfassung: Die Versionsverwaltung in Scopevisio Documents ermöglicht Ihnen eine professionelle und übersichtliche Verwaltung. Alle Beteiligten arbeiten automatisch mit der aktuellen Version, während die Historie vollständig erhalten bleibt.