Überblick
Mit der PDF-Annotationsfunktion können Sie PDF-Dokumente mit Anmerkungen, Markierungen und Zeichnungen versehen.
Speicheroptionen
Sie haben die Wahl, wie Ihre Annotationen gespeichert werden:
Unveränderbar: Die Annotationen werden fest ins Dokument eingebrannt
Veränderbar: Die Annotationen bleiben editierbar und können später angepasst werden
Einrichtung der Funktion
Voraussetzung: Administrator-Freischaltung
Ein Administrator muss die Funktion für Sie aktivieren. Nur dann können Sie PDF-Annotationen nutzen.
Aktivierung durch den Administrator
So aktiviert ein Administrator die PDF-Annotationsfunktion:
Öffnen Sie Einstellungen
Wählen Sie Kontoeinstellungen
Klicken Sie auf "PDF-Annotationen aktivieren" (bei erstmaliger Nutzung)
Nach der Aktivierung ändert sich die Option zu "PDF-Annotationen konfigurieren"
Benutzer berechtigen
Nach der Aktivierung kann der Administrator festlegen, wer die Funktion nutzen darf:
Öffnen Sie das Konfigurationsfenster
Wählen Sie einzelne Benutzer aus, die die Funktion nutzen dürfen
Oder wählen Sie ganze Benutzerrollen aus
Bearbeitungsmodus starten
PDF-Dokument öffnen und bearbeiten
So gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus:
Öffnen Sie das gewünschte PDF-Dokument
Klicken Sie oben rechts in der Ecke auf das Stift-Symbol
Der Bearbeitungsmodus wird gestartet
Das Dokument öffnet sich im Vollbildmodus
Zwischen Modi wechseln
Vom Lesemodus in den Bearbeitungsmodus:
Klicken Sie auf das Stift-Symbol
Vom Bearbeitungsmodus in den Lesemodus:
Klicken Sie auf das Brillen-Symbol
Im Lesemodus können Sie keine Annotationen hinzufügen
Wichtige Hinweise zur Dokumentsperre
Wenn das Dokument von einem anderen Benutzer gesperrt ist:
Der Bearbeitungsmodus wird Ihnen nicht angeboten
Das Dokument muss zuerst entsperrt werden
Sie können erst dann Annotationen vornehmen
Wenn Sie den Bearbeitungsmodus aktivieren:
Das Dokument wird automatisch gesperrt
Kein anderer Benutzer kann während dieser Zeit PDF-Annotationen vornehmen
Kein anderer Benutzer kann neue Versionen des Dokuments hochladen
Die Sperre wird aufgehoben, wenn Sie den Bearbeitungsmodus beenden
Verfügbare Annotationsoptionen
Im Bearbeitungsmodus stehen Ihnen zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung:
Auswahlwerkzeuge
Mehrere Annotationen auswählen: Markieren Sie mehrere Elemente gleichzeitig
Zeichenwerkzeuge
Zeichnen: Freihandzeichnungen erstellen
Freies Hervorheben: Bereiche frei markieren
Textmarker: Text hervorheben
Radierer: Annotationen entfernen
Einfügewerkzeuge
Bild: Bilder ins Dokument einfügen
Stempel: Vordefinierte Stempel verwenden
Hyperlink: Links einfügen
Notiz: Notizen hinzufügen
Nachricht: Nachrichten einfügen
Formwerkzeuge
Legende: Legenden erstellen
Linie: Gerade Linien zeichnen
Pfeil: Pfeile einfügen
Rechteck: Rechtecke zeichnen
Ellipse: Ellipsen und Kreise zeichnen
Weitere geometrische Formen
Annotationen speichern
Wenn Sie auf das Disketten-Symbol klicken, erscheinen verschiedene Speicheroptionen.
Option 1: Änderungen speichern
Was passiert:
Ihre Änderungen werden gespeichert
Das ursprüngliche Dokument wird nicht verändert
Die Annotationen sind nur in der Webanwendung sichtbar
Nur Benutzer mit Annotations-Bearbeitungsrechten können die Annotationen sehen
Wann verwenden:
Wenn Sie die Annotationen nur für sich oder andere Bearbeiter sichtbar machen möchten
Wenn das Originaldokument unverändert bleiben soll
Option 2: Annotationen im Dokument speichern (editierbar)
Was passiert:
Ihre Änderungen werden im Dokument gespeichert
Die Annotationen bleiben editierbar
Die Annotationen werden für alle Benutzer sichtbar, die Zugriff auf das Dokument haben
Andere Bearbeiter können die Annotationen später ändern
Wann verwenden:
Wenn Sie die Annotationen mit allen teilen möchten
Wenn die Annotationen später noch angepasst werden sollen
Option 3: Annotationen ins Dokument einbrennen (nicht editierbar)
Was passiert:
Ihre Änderungen werden im Dokument gespeichert
Die Annotationen sind nicht mehr editierbar
Die Annotationen werden für alle Benutzer sichtbar, die Zugriff auf das Dokument haben
Die Annotationen werden zu einem festen Bestandteil des Dokuments
Wann verwenden:
Wenn die Annotationen endgültig sein sollen
Wenn Sie verhindern möchten, dass andere die Annotationen ändern
Für finale Freigaben oder Genehmigungen
Dokument herunterladen/exportieren
Neben den normalen Downloadmöglichkeiten stehen Ihnen spezielle Export-Optionen zur Verfügung.
Option 1: PDF mit Annotationen (editierbar)
Was wird heruntergeladen:
Das PDF-Dokument mit allen Annotationen
Die Annotationen bleiben im heruntergeladenen Dokument editierbar
Sie können die Annotationen später mit einem PDF-Editor bearbeiten
Option 2: PDF mit Annotationen eingebrannt (nicht editierbar)
Was wird heruntergeladen:
Das PDF-Dokument mit allen Annotationen
Die Annotationen sind fest ins Dokument eingebrannt
Die Annotationen können nicht mehr bearbeitet werden
Die Annotationen sind Teil des Dokuments wie gedruckter Text
Option 3: PDF ohne Annotationen
Was wird heruntergeladen:
Das PDF-Dokument ohne jegliche Annotationen
Alle neuen Annotationen werden entfernt
Auch bestehende Annotationen aus dem ursprünglichen Dokument werden entfernt
Sie erhalten das "saubere" Originaldokument
Bearbeitungsmodus beenden
So schließen Sie den Bearbeitungsmodus:
Klicken Sie auf das Brillen-Symbol oben rechts
Der Bearbeitungsmodus wird beendet
Der Lesemodus wird aktiviert
Die Dokumentsperre wird aufgehoben
Andere Benutzer können jetzt wieder Annotationen vornehmen
Wichtig: Im Lesemodus können Sie keine neuen Annotationen hinzufügen. Sie können das Dokument nur betrachten.
Annotationen löschen
So entfernen Sie eine Annotation:
Schritt 1: Annotation markieren
Klicken Sie auf die Annotation, die Sie löschen möchten.
Schritt 2: Papierkorb-Symbol wählen
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol rechts oben in der Ecke.
Schritt 3: Löschung bestätigen
Ein Hinweistext erscheint
Klicken Sie auf "Löschen", um die Löschung zu bestätigen
Die Annotation wird entfernt
Hinweis: Gelöschte Annotationen können nicht wiederhergestellt werden, es sei denn, Sie haben vorher eine Sicherungskopie erstellt.
Zusammenfassung: Die PDF-Annotationsfunktion ermöglicht Ihnen die flexible Bearbeitung von PDF-Dokumenten direkt in Scopevisio Documents. Sie können wählen, ob Ihre Annotationen nur für Bearbeiter sichtbar, für alle sichtbar und editierbar oder fest ins Dokument eingebrannt werden sollen.