Übersicht
Das Postfach enthält Vorgänge, die für Sie zur Bearbeitung bereitgestellt wurden.
Vorgänge gelangen auf zwei Wegen in Ihr Postfach:
Ein anderer Anwender hat einen Vorgang in Ihr Postfach gelegt
Ein Vorgang wurde per Wiedervorlage automatisch in Ihr Postfach gelegt
Ungelesene Postfach-Einträge
Automatische Historisierung
Wenn Sie einen ungelesenen Postfach-Eintrag öffnen, wird dies dokumentiert.
Was passiert:
Sie öffnen einen ungelesenen Postfach-Eintrag
Das System legt automatisch einen Eintrag in der Historie an
Die Historie dokumentiert, wann Sie den Vorgang geöffnet haben
Verfügbare Schaltflächen
Im Postfach stehen Ihnen drei Schaltflächen zur Verfügung: Aktualisieren, Workflow und Aus Postfach entfernen.
Schaltfläche: Aktualisieren
Die Schaltfläche Aktualisieren baut die Ansicht neu auf.
Wann Sie diese Schaltfläche benötigen:
Sie haben Änderungen an einer anderen Stelle durchgeführt (z. B. in einem zweiten Browser-Tab)
Diese Änderungen wirken sich auf die hier dargestellten Datensätze aus
Sie möchten die aktuelle Ansicht auf den neuesten Stand bringen
Ergebnis: Die Ansicht wird neu geladen und zeigt alle aktuellen Informationen an.
Schaltfläche: Workflow
Die Schaltfläche Workflow zeigt Ihnen die verfügbaren Workflow-Optionen für markierte Vorgänge.
Verfügbare Workflow-Optionen
Das Workflow-Menü bietet Ihnen mehrere Funktionen:
Option 1: Status ändern
Sie sehen zuerst die möglichen Status, in die Sie den Vorgang versetzen können.
Funktionsweise:
Das System zeigt nur die Status an, die als nächster Schritt möglich sind
Sie wählen den gewünschten Status aus
Der Vorgang wechselt in den neuen Status
Option 2: In Postfach legen
Mit dieser Option können Sie den Vorgang einem anderen Nutzer zuweisen.
Vorgehensweise:
Wählen Sie die Option In Postfach legen
Wählen Sie den Nutzer aus, der den Vorgang erhalten soll
Der Vorgang wird in das Postfach des ausgewählten Nutzers gelegt
Zusätzliche Einstellung:
Sie können optional einstellen, ob der Vorgang aus Ihrem eigenen Postfach entfernt werden soll
Wenn Sie diese Option aktivieren, verschwindet der Vorgang aus Ihrem Postfach
Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, bleibt der Vorgang auch in Ihrem Postfach sichtbar
Option 3: Vorgang als E-Mail versenden
Mit dieser Option können Sie den Vorgang per E-Mail verschicken.
Funktionsweise:
Wählen Sie die Option Vorgang als E-Mail versenden
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein
Der Vorgang wird an das angegebene E-Mail-Postfach gesendet
Anwendungsfall: Sie möchten einen Vorgang an jemanden senden, der keinen direkten Zugriff zu SV Documents hat.
Option 4: Teilen
Mit der Option Teilen können Sie einen Link zum Vorgang erzeugen und versenden.
Vorgehensweise:
Wählen Sie die Option Teilen
Das System erzeugt einen Link zum Vorgang
Sie können den Link an einen anderen Nutzer versenden
Besonderheiten:
Sie können den Link auch an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation versenden
Sie können eine Gültigkeitsdauer für den Link festlegen
Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer funktioniert der Link nicht mehr
Gültigkeitsdauer festlegen:
Wählen Sie aus, wie lange der Link gültig sein soll
Dies erhöht die Sicherheit, da der Link nicht unbegrenzt verwendbar ist
Schaltfläche: Aus Postfach entfernen
Die Schaltfläche Aus Postfach entfernen entfernt Vorgänge aus Ihrem Postfach.
Vorgehensweise
Schritte zum Entfernen:
Markieren Sie den Vorgang, den Sie entfernen möchten
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Postfach entfernen
Eine Sicherheitsabfrage erscheint
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage
Der Vorgang wird aus Ihrem Postfach entfernt
Wann Sie Vorgänge entfernen sollten
Sie sollten einen Vorgang aus Ihrem Postfach entfernen, wenn:
Sie den Vorgang bearbeitet haben
Sie mit der Bearbeitung fertig sind
Der Vorgang nicht mehr in Ihrem Postfach erscheinen soll
⚠️ Wichtig: Entf-Taste funktioniert nicht
Sie können einen Vorgang NICHT entfernen, indem Sie die [Entf]-Taste drücken.
Korrekte Methode: Verwenden Sie immer die Schaltfläche Aus Postfach entfernen.
Zusammenfassung der Funktionen
Schaltfläche | Funktion | Verwendungszweck |
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Aktualisieren | Baut die Ansicht neu auf | Zeigt aktuelle Änderungen an |
Workflow | Zeigt Workflow-Optionen | Status ändern, weiterleiten, teilen, per E-Mail versenden |
Aus Postfach entfernen | Entfernt Vorgänge aus dem Postfach | Nach Bearbeitung eines Vorgangs |
💡 Tipp für effizientes Arbeiten:
Entfernen Sie bearbeitete Vorgänge regelmäßig aus Ihrem Postfach. So behalten Sie den Überblick über offene Aufgaben und Ihr Postfach bleibt übersichtlich.