Was sind Metadaten?
Mit Hilfe von Metadaten können Sie Dokumente näher beschreiben und kategorisieren.
Das Grundprinzip
Metadaten bestehen immer aus drei Komponenten:
Feldname: Die Bezeichnung der Kategorie (z.B. "Lieferant")
Typ: Der Feldtyp (Text, Datum, Zahl)
Wert: Der konkrete Inhalt (z.B. "Müller GmbH")
Warum sind Metadaten nützlich?
Wenn Sie Metadaten kontinuierlich verwenden, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
Sie können sehr schnell alle Dokumente mit bestimmten Eigenschaften finden
Die Suche funktioniert unabhängig davon, in welcher Sammlung oder welchem Ordner die Dokumente liegen
Sie sparen Zeit bei der Dokumentensuche
Beispiel: Sie können alle Dokumente eines bestimmten Lieferanten anzeigen lassen, egal wo diese gespeichert sind.
Feldnamen erstellen und verwenden
Regeln für Feldnamen
Sie können Feldnamen frei wählen, müssen aber folgende Einschränkungen beachten:
Nicht erlaubt sind:
Punkt (.)
Gleichheitszeichen (=)
Dollarzeichen ($)
Mehrfache Verwendung von Feldnamen
Sie können mehrere Felder mit dem gleichen Namen anlegen
Voraussetzung: Die Felder müssen verschiedene Datentypen besitzen
Wenn Sie einen Feldnamen in einem Dokument wiederholt mit dem gleichen Datentyp vergeben, wird der alte Wert durch den neuen ersetzt
Bestehende Feldnamen nutzen
Wenn ein Feldname bereits in einem anderen sichtbaren Dokument verwendet wurde:
Öffnen Sie das Dropdown-Menü
Wählen Sie den gewünschten Feldnamen direkt aus
Sie müssen den Namen nicht erneut eintippen
Typen und Werte
Die möglichen Werte hängen vom gewählten Datentyp ab.
Typ: Text
Sie können Buchstaben eingeben
Leerzeichen sind erlaubt
Zahlen sind erlaubt
Kommata und Punkte sind erlaubt
Typ: Zahl
Sie können nur Zahlen eingeben
Es kann nur ein Komma oder ein Punkt in der Zahl vorkommen
Dieser dient als Dezimaltrennzeichen
Typ: Datum
Sie können ein Datum auswählen
Zeitpunkte aus der Vergangenheit sind möglich
Zukünftige Daten sind möglich
Werte ändern
Sie können Werte jederzeit anpassen:
Klicken Sie auf den entsprechenden Wert
Ändern Sie den Wert nach Ihren Wünschen
Die Änderung wird automatisch gespeichert
Wichtig: Feldnamen und Datentypen können nicht geändert werden. Sie müssen das Metadatum löschen und neu erstellen.
Nach Metadaten suchen und filtern
Einfache Suche nach Metadaten
So filtern Sie Dokumente nach Metadaten:
Öffnen Sie die Filterfunktion
Wählen Sie Metadaten
Wählen Sie den gewünschten Feldnamen
Optional: Wählen Sie einen spezifischen Wert
Mehrere Filter kombinieren
Sie können mehrere Metadaten-Filter gleichzeitig verwenden:
Klicken Sie auf das "+"-Symbol
Fügen Sie weitere Filterkriterien hinzu
Alle Filter werden kombiniert angewendet
Nach Datum filtern
Wenn Sie nach dem Datentyp "Datum" filtern, haben Sie folgende Optionen:
Grenzen Sie einen Zeitraum ein (Start- und Enddatum)
Bestimmen Sie nur das Startdatum (alle Dokumente ab diesem Datum)
Bestimmen Sie nur das Enddatum (alle Dokumente bis zu diesem Datum)