Übersicht
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Vorgänge in Documents archivieren.
Vorgang öffnen und archivieren
Schritt 1: Dokument zur Archivierung auswählen
Sie haben drei Möglichkeiten, ein Dokument zur Archivierung zu öffnen:
Option A: Doppelklicken Sie auf ein Dokument im Eingang
Option B: Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop auf die Archivliste im linken Arbeitsbereich
Option C: Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop auf den Reiter eines geöffneten Archivs
Ergebnis: Die Bearbeitungsmaske „Vorgang archivieren" öffnet sich.
💡 Tipp für Mehrfachbearbeitung:
Sie können im Eingang mehrere Dokumente gleichzeitig markieren und über die Schaltfläche Archivieren einem Archiv zuordnen. Danach können Sie die Dokumente nacheinander bearbeiten. Das Archiv ist dann bereits ausgewählt.
Schritt 2: Archiv zuweisen
Weisen Sie dem Dokument über das Pulldown-Menü ein Archiv zu.
Schritt 3: Datenfelder ausfüllen
Füllen Sie die Felder im Bereich „Datenfelder" aus.
Wichtige Informationen zu Datenfeldern:
Merkmal | Beschreibung |
|
|
Archivabhängig | Die Felder ändern sich je nach gewähltem Archiv. Der Administrator definiert diese Felder für jedes Archiv |
Pflichtfelder | Gelb hinterlegte Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden |
Vorbelegte Felder | Felder können mit Werten vorbelegt sein (siehe Abschnitt „SmartIndexing") |
SmartIndexing | Wenn Felder nicht vorbelegt sind, können Sie den SmartIndexing-Vorgang mit der Schaltfläche SmartIndexing starten |
Erweiterte Funktionen für Datenfelder
Lookup-Funktion
Die Lookup-Funktion ermöglicht es Ihnen, Werte durch eine Suche in Datentabellen zu ermitteln.
Voraussetzungen:
Der Administrator hat in einem Datenfeld eine Datentabelle als Vorschlagsquelle eingestellt
Sie haben mindestens Leserechte auf die Datentabelle
So verwenden Sie die Lookup-Funktion:
Such-Icon erkennen
Im Eingabefeld erscheint ganz rechts ein Such-Icon
Dialog öffnen
Klicken Sie auf das Such-Icon
Ein Dialog öffnet sich und zeigt den Inhalt der Datentabelle an
Suche durchführen
Geben Sie etwas im Suchfeld ein
Das System sucht in allen Spalten der Datentabelle nach dem eingegebenen Wert
Suchtreffer werden hervorgehoben (wie bei der Schnellsuche im Archiv)
Wert auswählen
Wählen Sie die gewünschte Zeile mit den Pfeiltasten oder der Maus aus
Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Doppelklick oder Enter
Der Wert aus der in der Vorschlagsquelle eingestellten Spalte wird in das Datenfeld übernommen
Optimale Spaltenbreite in Untertabellen
Sie können die Spaltenbreite in Untertabellen automatisch anpassen.
Vorgehensweise:
Klicken Sie im Vorgangsdialog in Untertabellen auf den Drop-Down-Pfeil im Spaltentitel
Wählen Sie den Menüpunkt „Optimale Spaltenbreite"
Ergebnis: Die Breite aller Spalten in der Untertabelle wird so angepasst, dass sowohl die Spaltentitel als auch die Werte in allen Zellen vollständig dargestellt werden.
Feldvorschläge aus Datentabellen
Wenn Ihr Administrator Datentabellen für bestimmte Datenfelder hinterlegt hat, können Sie die Vorschläge direkt filtern.
Beispiel:
Datentabelle „HR" mit den Spalten „Abteilung" und „Mitarbeiter"
Jeder Mitarbeiter ist einer Abteilung zugeordnet
So funktioniert die Filterung:
Wählen Sie zuerst die Abteilung aus
Anschließend werden Ihnen nur noch Mitarbeiter angezeigt, die zu dieser Abteilung gehören
Bearbeitung von Datentabellen
Wenn für ein Archiv-Datenfeld eine Datentabelle hinterlegt wurde und Sie Schreibrechte haben, können Sie Werte direkt bearbeiten.
Mögliche Aktionen im Vorschlagsdialog:
Werte anlegen
Werte bearbeiten
Werte löschen
Beispiel: Datentabelle für Lieferanten
Combobox mit Auto-Vervollständigung
Die Combobox wird im Archivieren-Dialog und in den Einstellungen im Administrations-Bereich verwendet. Sie ermöglicht Ihnen eine deutlich schnellere Bedienung durch intelligente Suchfunktionen.
Automatische Suche und Vervollständigung
Die Combobox sucht bereits während Sie tippen nach passenden Vorschlägen.
So funktioniert es:
Sie beginnen mit der Eingabe
Das System sucht sofort nach möglichen Vorschlägen
Das erste Ergebnis wird automatisch vervollständigt
Bedienung der Combobox
Das Verhalten ist ähnlich wie in der URL-Zeile von großen Web-Browsern.
Visuelle Kennzeichnung:
Der automatisch vervollständigte Text wird blau hinterlegt
Wenn Sie weitertippen, wird eine erneute Suche ausgeführt
Tastatursteuerung:
Taste | Funktion |
|
|
Backspace | Löscht den blau markierten Text |
Enter | Wählt den aktuell angezeigten Text aus |
Pfeiltaste ↑ | Navigiert nach oben in der Vorschlagsliste |
Pfeiltaste ↓ | Navigiert nach unten in der Vorschlagsliste |
⚠️ Wichtig: Groß- und Kleinschreibung beachten
Die Suche in der Vorschlagsliste unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung.
Beispiel:
Eingabe „ar" findet „archiv"
Eingabe „ar" findet NICHT „Archiv"
Vorbelegte Feldwerte mit SmartIndexing
Was ist SmartIndexing?
Wenn der Administrator für das Archiv Felder mit SmartIndexing versehen hat, können Feldwerte bereits vorbelegt sein.
Sonnen-Icons verstehen
SmartIndexing verwendet Sonnen-Icons, um die Qualität der ausgelesenen Werte anzuzeigen.
Icon-Bedeutungen:
Icon | Bedeutung |
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|
Grüne Sonne | Der Wert wurde wahrscheinlich korrekt aus dem Dokument ausgelesen |
Graue Sonne | Es wurden mehrere mögliche Werte erkannt, aus denen Sie auswählen können |
Sonnen-Icons ein- und ausblenden
Sie können die Anzeige der Sonnen-Icons steuern.
Vorgehensweise:
Öffnen Sie das Vorgangsformular
Suchen Sie in der Toolbar nach dem Button mit dem Sonnen-Icon
Klicken Sie auf den Button, um die Icons ein- oder auszublenden
Bearbeitung von Datentabellen
Voraussetzungen
Sie können Datentabellen direkt im Vorschlagsdialog bearbeiten, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
Für ein Archiv-Datenfeld ist eine Datentabelle hinterlegt (z. B. für Lieferanten)
Sie haben als Anwender Schreibrechte für diese Datentabelle
Mögliche Aktionen
Im Vorschlagsdialog können Sie folgende Aktionen durchführen:
Werte anlegen: Neue Einträge zur Datentabelle hinzufügen
Werte bearbeiten: Bestehende Einträge ändern
Werte löschen: Nicht mehr benötigte Einträge entfernen
Vorteil: Sie müssen nicht in den Administrations-Bereich wechseln, sondern können Änderungen direkt während der Archivierung vornehmen.
Schnellarchivierung
Was ist Schnellarchivierung?
Die Schnellarchivierung ist eine Funktion, die Ihnen die Arbeit erleichtert, wenn Sie mehrere Dokumente archivieren möchten.
Anwendungsfall: Sie möchten mehrere Dokumente eines Absenders archivieren.
Schnellarchivierung aktivieren
Sie können für jedes zu archivierende Dokument die Schnellarchivierung wählen.
Vorgehensweise:
Öffnen Sie ein Dokument zur Archivierung
Wählen Sie die Option „Schnellarchivierung"
Archivieren Sie das erste Dokument
Felder für Wiederverwendung konfigurieren
Nach der Aktivierung können Sie festlegen, welche Eingaben wiederverwendet werden sollen.
Konfigurationsschritt:
Wählen Sie aus, welche Eingaben für die nächsten Dokumente übernommen werden sollen
Diese Felder werden dann automatisch vorausgefüllt
Ergebnis: Die Archivierung wird merklich beschleunigt, da Sie wiederkehrende Informationen nicht erneut eingeben müssen.
Vorteile der Schnellarchivierung
Vorteil | Beschreibung |
|
|
Zeitersparnis | Wiederkehrende Daten müssen nur einmal eingegeben werden |
Konsistenz | Gleiche Werte werden für alle Dokumente übernommen |
Effizienz | Besonders nützlich bei mehreren Dokumenten desselben Absenders |
💡 Tipp:
Nutzen Sie die Schnellarchivierung, wenn Sie eine größere Anzahl ähnlicher Dokumente archivieren müssen. Dies spart erheblich Zeit und reduziert Eingabefehler.