Metadaten-Formulare
Was sind Metadaten-Formulare?
Ein Metadatenformular ist eine Sammlung von mehreren vordefinierten Metadaten.
Vorteile von Metadaten-Formularen
Sie sparen enorm viel Zeit bei der Vergabe von Metadaten
Sie müssen nicht jedes Metadatum einzeln erstellen
Ein Klick genügt, um ein vorkonfiguriertes Formular abzurufen
Sie stellen eine einheitliche Metadaten-Struktur sicher
Metadatenformular erstellen
Überblick
Sie können eigene Metadatenformulare erstellen und diese für wiederkehrende Dokumententypen verwenden. Dies spart Zeit und sorgt für einheitliche Metadaten-Strukturen.
Schritt 1: Metadatenformulare aufrufen
So gelangen Sie zur Erstellung eines Metadatenformulars:
Öffnen Sie eine beliebige Sammlung
Klicken Sie in der Menüleiste auf "Import"
Wählen Sie links unter "Automatisierung" die Option "Metadatenformulare" aus
Schritt 2: Namen für das Formular vergeben
Wenn noch keine Formulare existieren
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für das neue Formular
Wählen Sie einen Namen, der den Zweck des Formulars klar beschreibt
Wenn bereits Formulare existieren
Wenn bereits Metadatenformulare vorhanden sind:
Das System zeigt Ihnen zunächst die Übersicht über existierende Formulare
Klicken Sie auf "Formular erstellen", um ein neues Formular anzulegen
Vergeben Sie dann einen Namen für das neue Formular
Schritt 3: Metadatenfelder hinzufügen
Jetzt konfigurieren Sie die einzelnen Felder des Formulars:
Felder hinzufügen
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen von Metadatenfeldern
Sie können beliebig viele Felder hinzufügen
Jedes Feld repräsentiert ein Metadatum
Felder konfigurieren
Für jedes Feld legen Sie folgende Eigenschaften fest:
Feldname:
Vergeben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung
Der Feldname beschreibt, welche Information erfasst werden soll
Beispiele: "Lieferant", "Rechnungsnummer", "Projektnummer"
Typ:
Wählen Sie den passenden Datentyp aus
Verfügbare Typen: Text, Zahl, Datum
Der Typ bestimmt, welche Art von Werten eingegeben werden können
Werte (optional):
Sie können Standardwerte vorgeben
Vordefinierte Werte beschleunigen das spätere Ausfüllen
Diese Einstellung ist optional
Schritt 4: Formular speichern
Wenn Sie alle gewünschten Felder konfiguriert haben:
Überprüfen Sie Ihre Konfiguration
Klicken Sie auf "Formular erstellen"
Das Metadatenformular wird gespeichert
Sie können das Formular jetzt auf Dokumente anwenden
Nach der Erstellung
Das erstellte Metadatenformular steht Ihnen nun zur Verfügung:
Sie können es auf beliebige Dokumente anwenden
Sie können es mit anderen Benutzern teilen
Sie können es jederzeit bearbeiten (wenn Sie die entsprechenden Rechte haben)
Sie sparen Zeit bei der wiederkehrenden Vergabe von Metadaten
Tipp: Erstellen Sie Metadatenformulare für häufig verwendete Dokumententypen wie Rechnungen, Verträge oder Projektdokumente. So stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen einheitlich erfasst werden.
Metadatenformular teilen
Sie können erstellte Metadatenformulare mit anderen Benutzern teilen.
Schritt 1: Freigabe-Dialog öffnen
Öffnen Sie Einstellungen
Wählen Sie Metadatenformulare
Klicken Sie auf Formular teilen
Schritt 2: Benutzer oder Gruppe hinzufügen
Klicken Sie auf das "+"-Symbol
Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus
Wählen Sie einen Status (Berechtigungsstufe)
Berechtigungsstufen (Status)
Je nach gewähltem Status haben die freigegebenen Benutzer unterschiedliche Rechte:
Betrachter:
Können das Formular sehen
Können das Formular anwenden
Können das Formular nicht verändern
Bearbeiter:
Können das Formular sehen
Können das Formular anwenden
Können das Formular verändern
Miteigentümer:
Können das Formular sehen
Können das Formular anwenden
Können das Formular verändern
Können weitere Freigaben erteilen
Können das Formular löschen
Schritt 3: Freigaben speichern
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen
Klicken Sie auf den Button "Freigaben speichern" (ganz unten auf der Seite)
Tipp: Sie können das "+"- Symbol mehrfach betätigen und so mehrere Freigaben gleichzeitig erteilen. Jede Freigabe kann mit einem individuellen Status versehen werden.
Metadatenformular anwenden
Schritt 1: Dokument auswählen
Markieren Sie das gewünschte Dokument
Klicken Sie auf den Reiter "Metadaten"
Schritt 2: Formular auswählen
Klicken Sie im Feld "Formulare anwenden" auf das Pulldown-Menü
Wählen Sie das gewünschte Metadatenformular aus
Schritt 3: Werte vervollständigen
Falls nicht vorkonfiguriert, vervollständigen Sie die Werte
Tragen Sie die fehlenden Informationen ein
Die Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald die Werte eingetragen sind
Zusammenfassung: Metadaten und Metadatenformulare helfen Ihnen, Dokumente strukturiert zu beschreiben und schnell wiederzufinden. Durch das Teilen von Formularen können Sie einheitliche Standards im gesamten Team etablieren.