Überblick: Was sind externe Links?

Ein externer Link ist eine URL-Adresse. Mit dieser URL können Sie Dokumente, Sammlungen und Unterordner mit Dritten teilen.

Beschreibung

Ein externer Link ist eine URL-Adresse. Mit dieser URL können Sie Dokumente, Sammlungen und Unterordner mit Dritten teilen.

Info: Der Empfänger des externen Links erhält Zugriff auf den aktuellen Stand der Inhalte.

Berechtigungen

Die Berechtigung zum Erstellen externer Links hängt von Ihrer Benutzerrolle ab:

Benutzerrolle	Berechtigung

Administratoren	Können externe Links auf alle sichtbaren Sammlungen, Ordner und Dokumente erstellen
Interne Benutzer	Können externe Links auf alle sichtbaren Sammlungen, Ordner und Dokumente erstellen
Externe Benutzer	Können nur für Sammlungen und Dokumente externe Links erstellen, deren Eigentümer sie sind
Gäste	Können keine externen Links erstellen

Funktion finden

Für Sammlungen/Ordner

Markieren Sie die gewünschte Sammlung oder den gewünschten Ordner
Klicken Sie in der Menüleiste auf Externer Link für diese Sammlung/Ordner
Konfigurieren Sie den Link nach Ihren Anforderungen
Erstellen Sie den Link

Für Dokumente

Markieren Sie das gewünschte Dokument
Wählen Sie den Reiter "Externer Link"
Klicken Sie auf "Externen Link erstellen"
Konfigurieren Sie den Link nach Ihren Anforderungen
Erstellen Sie den Link

Hinweis: Nur im Konfigurationsmenü für externe Links auf Dokumente wird die Anzahl der Downloads angezeigt.

Den Link konfigurieren und erstellen

Der Link ist nun erstellt. Sie können das Fenster schließen:

Klicken Sie auf "X" (oben rechts in der Ecke) ODER
Klicken Sie auf "Speichern"

Verwalten von externen Links

Sie können externe Links jederzeit individuell anpassen:

Öffnen Sie das Konfigurationsmenü des externen Links
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
Klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen

Wichtige Informationen:

Die Änderungen werden sofort gültig
Der Link selbst (die URL-Adresse) ändert sich durch die neue Konfiguration nicht
Sie müssen dem Empfänger keinen neuen Link mitteilen

Löschen von externen Links

Warnung: Das Löschen von externen Links kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Sie einen Link löschen, beachten Sie Folgendes:

Der Link wird mit sofortiger Wirkung deaktiviert
Sie können den gelöschten Link durch Neuerstellung nicht wiederherstellen

Pflichtkonfiguration für externe Links

Mit dieser Funktion können Administratoren erzwingen, dass bestimmte Vorgaben erfüllt werden müssen.

Verfügbare Vorgaben

Sie können folgende Anforderungen als Pflicht festlegen:

Link mit Passwort schützen
Gültigkeit begrenzen
Datumsinformationen von Dokumenten ausblenden
Downloads zulassen
Downloads begrenzen

Zusätzlich können Sie Mindestkriterien für Passwörter vorgeben.

Geltungsbereich

Hinweis: Die Vorgaben betreffen alle externen Links, die ab dem Zeitpunkt der Konfiguration erstellt werden. Bereits bestehende externe Links bleiben gültig, bis sie geändert werden. Dann müssen sie ebenfalls den konfigurierten Vorgaben entsprechen.

Diese Vorgaben gelten für alle Benutzer des Mandanten.