Erweiterte Dokumentation
Umfassende Informationen zu Scopevisio Documents Workflow- und DMS-Administration sind hier verfügbar. Detaillierte Anleitungen erleichtern die Konfiguration von Workflow- und Kontoeinstellungen sowie die Lizenzierung von Business-Lösungen. Erkunden Sie die Möglichkeiten der Benutzerverwaltung und Gruppeneinstellungen. Lernen Sie, wie Sie regelbasierte Workflows einrichten, Zustände konfigurieren und Bedingungen in Übergängen festlegen.
45 Artikel
Scopevisio Documents DMS - Administration - ÜberblickAdministrationsdokumentation für das DMS-Modul: Konfigurationsthemen für Administratoren über den alltäglichen Gebrauch hinaus.
KontoeinstellungenMandantennamen und Logo hinterlegen und das genutzte Datenvolumen Ihres Scopevisio Documents-Mandanten einsehen.
DMS-EinstellungenDMS-Einstellungen für Administratoren: Auditierung, Archivierung, 2FA erzwingen, PDF-Annotationen und Sammlungseinstellungen konfigurieren.
Workflow-Einstellungen
BenutzerverwaltungBenutzer einladen, Rollen vergeben und sperren: Alle Verwaltungsoptionen im Überblick – von Administrator bis Gast.
GruppenverwaltungGruppen erstellen und verwalten: Benutzer bündeln, Freigaben effizient an Gruppen vergeben und Berechtigungen bei Personalwechsel durch einfache Gruppenverwaltung anpassen.
YubiKey für Anwender einrichtenDiese Anleitung beschreibt, wie Sie einen YubiKey mit SV Documents verknüpfen und für einen Benutzer einrichten.
Scopevisio Documents Workflow- Administration - ÜberblickAdministrationsdokumentation für das Workflow-Modul: Konfigurationsthemen über den alltäglichen Gebrauch hinaus.
Benutzer in SV Documents WorkflowÜbersicht und Verwaltung aller Workflow-Benutzer: Dienstbenutzer anlegen, Rollen zuweisen, Vertreter einrichten und Postfach-Weiterleitungen konfigurieren.
RollenkonfigurationRollenrechte detailliert konfigurieren: Archivzugriff, Statusrechte, Übergänge, Befehle, Datenfelder und Datentabellen pro Rolle steuern.
Exkurs: RollenfilterRollenfilter schränken Vorgangssichtbarkeit ohne zusätzliche Archive ein: Spezielle Filter wie postbox, accessed und history nutzen.
MandantenMandantenfunktion pro Archiv aktivieren: Vorgangssichtbarkeit auf zugeordnete Benutzer einschränken und Mandanten bei Workflow und API nutzen.
Konfiguration - ÜbersichtKonfigurationsübersicht: Basis-URL für API-Clients, Mehrwertsteuerland, E-Mail für Ereignislogs und minimales Log-Level einstellen. Anzeige der Lizenzen.
Konfiguration → Was sind Workflows?Ad-hoc-Workflows (freier Statuswechsel) und regelbasierte Workflows (definierte Übergänge mit Aktionen) in Scopevisio Documents erklärt.
Konfiguration - Ad-hoc-WorkflowsAd-hoc-Workflow anlegen: Status mit Farben und Sichtbarkeit konfigurieren, Startstatus festlegen sowie Workflows exportieren und importieren.
Konfiguration - Regelbasierte WorkflowsRegelbasierte Workflows erstellen: Übergänge zwischen definierten Status konfigurieren und den Workflow-Editor verstehen.
Konfiguration - Status in regelbasierten Workflows konfigurierenStatus im regelbasierten Workflow konfigurieren: Automatische Status mit Bedingungen und Prioritäten, Startstatus, versteckte Status und Sortierindex.
Konfiguration - Konfiguration eines ÜbergangsÜbergänge im regelbasierten Workflow erstellen und Anzeigereihenfolge per Sortierindex steuern.
Konfiguration - Bedingungen in ÜbergängenBedingungen für Workflow-Übergänge in STAR-Syntax definieren, auf Untertabellen zugreifen und Pflichtfeldprüfung optional deaktivieren.
Konfiguration - Aktionsroutinen in ÜbergängenAlle Aktionsroutinen für Workflow-Übergänge: Feldwert setzen, E-Mail versenden, Vorgang weiterleiten, Plausibilität prüfen und STAR-Code ausführen.
Konfiguration → UntertabellenUntertabellen als strukturierte Datenfelder in Archive einbinden, konfigurieren, Berechtigungen vergeben und in der Schnellsuche nutzen.
Konfiguration - EskalationsregelnEskalationsregeln erstellen: Erinnerungen und mehrstufige Eskalation für nicht bearbeitete Termine konfigurieren und Sonderfälle beachten.
Konfiguration - DatentabellenDatentabellen erstellen, manuell befüllen, CSV importieren und als Vorschlagsquelle für Archiv-Datenfelder oder automatische Währungskurse nutzen.
Konfiguration - ZählerAutomatisch hochzählende Zähler einrichten: Startwert, Inkrement, periodisches Zurücksetzen und Verwendung in formatierten Vorgabewerten konfigurieren.
Konfiguration - ExporteÜbersicht der in Scopevisio Documents hinterlegten automatisch durchgeführten Exporte in angeschlossene Drittsysteme.
Konfiguration - Business-Lösungen lizensierenBusiness-Lösungen in der Administration installieren: 30-tägige Testphase und Datenzugriff nach Ablauf der Lizenz.
Konfiguration - ÜbersetzungenSelbst konfigurierte UI-Elemente wie Archivnamen, Datenfelder und Workflow-Status übersetzen, als CSV exportieren und wieder importieren.
EreignisprotokolleEreignisprotokolle für Administratoren: Benutzeraktionen und Systemmeldungen auf vier Log-Leveln (Info, Warning, Error, Critical) einsehen und kommentieren.
Konfiguration - Unterarchive verwaltenUnterarchive einrichten: Ein anderes Archiv als Datenfeld verlinken, filtern und Rollenberechtigungen für das Unterarchiv steuern.
Konfiguration - Archive kopieren und löschenArchive kopieren (Kopie startet im Test-Modus) oder löschen – Löschen nur wenn nicht produktiv und keine aktive Aufbewahrungsfrist vorhanden.
Konfiguration - Export und Import von ArchivkonfigurationenArchivkonfigurationen als JSON exportieren und importieren, um Einstellungen zwischen verschiedenen Installationen zu übertragen.
Konfiguration - Allgemeine ArchivstrukturArchiv grundlegend konfigurieren: Test-/Produktivmodus, Revisionssicherheit, Archivstatus, OCR-Erkennung, Aufbewahrungsfristen und Sortierindex.
Konfiguration - Datenfelder in ArchivenDatenfelder in Archive einrichten: Kurzname, Typ, Vorschläge, Autofill, Pflichtfelder bei Statuswechsel, Zähler und Revisionssicherheit.
Konfiguration - Mandanten in Archiven einrichtenMandanten-Funktion pro Archiv aktivieren: Vorgangssichtbarkeit einschränken, Mandantenfeld im Formular einblenden und SmartIndexing mandantenspezifisch ausführen.
Konfiguration - Formulare in Archiven konfigurierenFormulare für Archive im Formular-Editor anlegen, benennen und als aktives Formular festlegen – nur das aktive Formular wird im Viewer verwendet.
Formular-Ereignisse konfigurierenFormular-Ereignisse in STAR-Syntax konfigurieren: on_new, on_save, on_load und Feld-Events für automatische Berechnungen und Feldwertänderungen im Archivformular.
Konfiguration - Details für Archive einstellenDetaileinstellungen für Archive: Protokollierung von Downloads und Öffnungen, ausgeblendete Registerkarten und Anzeige von Workflow und Untertabellen steuern.
Konfiguration - Workflows für ein Archiv auswählenWorkflow für ein Archiv auswählen und konfigurieren: Startstatus, Fehlerstatus, Eskalationsregel und Postfach-Betreff mit Datenfeld-Variablen festlegen.
Konfiguration - Suchbaum einrichten für ArchiveSuchbaum für Archive einrichten: Kombinierte Spaltenfilter und Datumsgruppierungen konfigurieren, damit Benutzer Vorgänge nach existierenden Feldwerten filtern können.
Konfiguration - Zusammengefasste ArchiveZusammengefasstes Archiv erstellen: Dokumente aus mehreren Archiven in einer virtuellen Union-Ansicht vereinen, ohne Originaldaten zu verändern – kein eigener Datenspeicher.
Konfiguration - Gefilterte ArchiveGefiltertes Archiv einrichten: Ausgewählte Datenfelder eines bestehenden Archivs anzeigen, Icon konfigurieren und Berechtigungen für gefilterte Ansichten vergeben.
SmartSafeSmartSafe: Archive aus SV Documents lokal synchronisieren, in Verzeichnisstruktur speichern und Metadaten als Excel oder JSON exportieren – mit automatischem Aufräumen.
Einrichten einer Hotfolder.iniHotfolder.ini einrichten: Sektionen pro Archivtyp anlegen, unterschiedliche Zugangsdaten, URLs und Tokens pro Sektion konfigurieren sowie Verzeichnisse und Dateimasken festlegen.
Hotfolder-Ausführung mit pa_hotfolder.exeHotfolder mit pa_hotfolder.exe starten: Alle oder einzelne Sektionen per Kommandozeile verarbeiten, Logdateien konfigurieren und Web-API-Verbindung nutzen.
Alternative Hotfolder.iniAlternative Hotfolder-Konfigurationsdateien per --ini-Parameter angeben: Hotfolder aufteilen und zeitgesteuert einzelne INI-Dateien selektiv verarbeiten.