Mandanten sind eine optionale Funktion, mit der Sie die Sichtbarkeit von Vorgängen in einem Archiv auf bestimmte Benutzer einschränken können. Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie Mandanten konfigurieren und verwenden.
Was sind Mandanten?
Grundprinzip
Jeder Vorgang in einem Archiv wird genau einem Mandanten zugeordnet. Der Vorgang ist dann nur noch für diejenigen Benutzer sichtbar, die in dem Archiv ebenfalls dem gleichen Mandanten zugeordnet sind.
Bezeichnung in anderen Sprachen
In der englischsprachigen Oberfläche sowie in der API und STAR-Code werden die Mandanten als "Clients" bezeichnet.
Aktivierung erforderlich
Wichtiger Hinweis: Die Mandanten-Funktion ist in Archiven standardmäßig deaktiviert. Sie müssen sie daher pro Archiv zunächst aktivieren.
Benutzer zu Mandanten zuordnen
Zuordnung in der Tabelle vornehmen
In der Tabelle „Zuordnung" stellen Sie ein, in welchen Archiven welche Benutzer diesem Mandanten zugeordnet sind. Nur die hier zugeordneten Benutzer haben Zugriff auf die jeweiligen Vorgänge.
So ordnen Sie Benutzer zu
Für die Zuordnung müssen Sie Benutzer in die rechte Tabelle verschieben. Sie haben zwei Möglichkeiten:
Mit Pfeiltasten: Wählen Sie den Benutzer aus und verwenden Sie die Pfeiltasten zwischen den Tabellen
Mit Doppelklick: Doppelklicken Sie auf einzelne Benutzer
Auswirkung für nicht zugeordnete Benutzer
Bei Anwendern, die keinem der Mandanten zugeordnet sind, wird das Archiv vollständig ausgeblendet.
Mandanten beim Archivieren auswählen
Automatisches Mandanten-Feld
Wenn die Mandanten im Archiv aktiviert sind, gibt es in den zugehörigen Archiv-Formular(en) automatisch ein Feld „Mandant". In diesem Feld können Sie die Mandanten auswählen.
Eingeschränkte Auswahl
Ein Anwender kann hier nur diejenigen Mandanten auswählen, denen er selbst zugeordnet ist.
Automatisches Vorausfüllen
Bei der Zuordnung zu nur einem Mandanten wird das Feld automatisch vorausgefüllt.
Mandanten bei Workflow-Funktionen
Einschränkung bei "In Postfach legen"
Wenn in einem Archiv die Mandanten aktiviert sind, werden in dem Dialog „In Postfach legen" nur noch bestimmte Benutzer zur Auswahl angeboten.
Regel: Es werden nur diejenigen Benutzer angezeigt, die Zugriff auf die Mandanten aller ausgewählten Vorgänge haben.
Einschränkung bei "Vorgang versenden"
Die gleiche Regel gilt für die Workflow-Aktion „Vorgang versenden". Auch hier werden nur Benutzer zur Auswahl angeboten, die Zugriff auf die Mandanten aller ausgewählten Vorgänge haben.
Mandanten bei API-Verwendung
Automatische Mandanten-Zuweisung
Wenn ein Benutzer in einem Archiv genau einem Mandanten zugeordnet ist, wird dieser beim Archivieren automatisch gesetzt. Dies gilt, solange in der API kein Mandant (client_id) übergeben wurde.
Anwendungsfall
Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie einen API-Client verwenden, der nicht auf die Mandanten vorbereitet ist.
So gehen Sie vor:
Weisen Sie dem Dienstbenutzer genau einen Mandanten zu
Dieser Mandant wird dann automatisch für alle neuen Vorgänge verwendet