Rollenfilter
Was sind Rollenfilter?
Rollenfilter funktionieren wie Filter in gefilterten Archiven. Sie schränken die Anzahl der sichtbaren Vorgänge ein.
Vorteile von Rollenfiltern
Mit Rollenfiltern können Sie:
Verschiedenen Rollen unterschiedliche Ansichten auf ein Archiv geben
Dies erreichen, ohne zusätzliche gefilterte Archive anlegen zu müssen
Verfügbare Spalten für die Filterung
Sie können in Rollenfiltern alle Spalten verwenden, die auch in gefilterten Archiven möglich sind.
Dazu gehören auch dynamisch erzeugte Spalten wie:
remarks_countpostbox_users
Rollenfilter in zusammengefassten Archiven
Rollenfilter werden auch in zusammengefassten Archiven beachtet, wenn Sie diese in Rollen konfiguriert haben.
Vorteil: Sie können einem Anwender in einem zusammengefassten Archiv durch den Rollenfilter mehr Vorgänge anzeigen, als direkt im Archiv sichtbar wären.
Spezielle Filterspalten
Die Spalte "postbox"
In der API und den Filtern (z.B. Rollenfilter oder gefilterte Archive) gibt es eine Spalte
postbox
.
Diese Spalte gibt über
true
oder
false
an, ob sich der Vorgang im Postfach des aufrufenden Benutzers befindet.
Beispiel: Sie möchten ausschließlich diejenigen Vorgänge im Archiv sichtbar machen, die sich im Postfach des Benutzers befinden:
postbox = true
Filtern auf leere Felder
Wenn Sie auf ein Feld mit leerem Inhalt filtern möchten, verwenden Sie den Vergleichswert
<empty>
.
Dieser Wert steht sowohl für leer als auch für „null".
Beispiel:
_custom_field = <empty>
Der Filter "accessed"
Sie können für Rollenfilter einen Ausdruck
accessed = true
angeben.
Funktionsweise
Dieser Filter gibt alle Vorgänge zurück, auf die ein Benutzer schon einmal Zugriff hatte.
Wann hatte ein Benutzer Zugriff?
Ein Benutzer hatte Zugriff auf einen Vorgang in folgenden Situationen:
Er hat den Vorgang erstellt
Er hatte den Vorgang selbst im Postfach (entweder direkt oder über einen Termin)
Er hätte den Vorgang im Postfach gehabt, aber es war gerade der Vertreter aktiv und der Vorgang ist direkt an diesen gegangen
Er hat den Vorgang über eine Gruppe im Postfach gehabt
Zugriff auf record-Felder
Im Rollenfilter können Sie auf
record:
-Felder zugreifen.
Funktion: Sie können ein Key-Value-Feld des Archivs der aktuell ausgewählten Rolle auf z.B. Referenzierungen in einem anderen Archiv filtern.
Filter auf Historie
In der Spaltensuche finden Sie ein verstecktes Feld
history
. Dieses Feld ist nicht in der Oberfläche auswählbar.
Sie können über dieses Feld beispielsweise im Rollenfilter oder in gefilterten Archiven auf die Existenz von bestimmten Historien-Einträgen filtern.
Verfügbare Historie-Filter
history.action
Filtert auf Nachrichten, die von der Workflow-Aktionsroutine „Historieneintrag schreiben" erzeugt wurden.
history.creation_date
Filtert auf den Zeitpunkt des Historien-Eintrags.
history.user
Filtert auf den Benutzer-Namen, von dem der Historieneintrag erzeugt wurde.
history.user_id
Filtert auf die interne Benutzer-ID, von dem der Historieneintrag erzeugt wurde.
Hinweis: Diese ID wird nur bei allen ab Version 7.1.3 hinzugekommenen Historien-Einträgen geschrieben.
Verhalten bei Historie-Filtern
Genau wie bei den Filtern auf Untertabellenwerte werden alle Vorgänge angezeigt, bei denen mindestens ein Historieneintrag existiert, auf den der Filter zutrifft.