In den DMS-Einstellungen können folgende Zugriffe verwaltet werden:
Auditierung | Diese Einstellung erlaubt es ausgewählten Benutzern, Ansichten und Downloads von Dokumenten in ihren Sammlungen aufzuzeichnen. |
Archivierung | Diese Einstellung erlaubt es ausgewählten Benutzern, Sammlungen zu archivieren und Ablaufregeln für die enthaltenen Dokumente zu definieren. Unabhängig von dieser Auswahl können auch andere Benutzer weiterhin Dokumente zu einem Archiv hinzufügen und im Rahmen der Einschränkungen durch die Archivierung mit diesen arbeiten. |
Entarchivierung | Diese Einstellung erlaubt es ausgewählten Benutzern, Aktionen mit archivierten Dokumenten durchzuführen, die eigentlich durch die Archivierung untersagt sind. Dies beinhaltet das Verändern und Löschen von Dokumenten, sowie das Entfernen von Dokumenten aus einem Archiv. |
Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen | Diese Einstellung zwingt ausgewählte Benutzer, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren, bevor sie wieder auf diesen Mandanten zugreifen können. ACHTUNG: Die Auswahl eines Benutzers oder einer Rolle sperrt deren Zugang zu diesem Mandanten UMGEHEND, sofern diese nicht bereits die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert haben. Es wird empfohlen, alle betroffenen Benutzer vorab zu informieren und diesen genug Zeit zu geben, die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten. Benutzern mit gesperrtem Zugang wird beim Betreten des Webclients die Möglichkeit geboten, die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten. Auch werden gesperrte Benutzer weiterhin andere Mandanten betreten können, in denen sie Mitglied sind. |
PDF-Annotationen | Diese Einstellung erlaubt es ausgewählten Benutzern, in der Webanwendung Annotationen an PDF-Dokumenten zu erstellen und zu bearbeiten. Bearbeitete Annotationen bleiben für diese Benutzer auch dann sichtbar, wenn sie nicht ins Dokument selbst gespeichert werden. Andere Benutzer können bearbeitete Annotationen von PDF-Dokumenten nur sehen, wenn diese ins Dokument gespeichert werden. |
Sammlungs-Einstellungen
In den Sammlungs-Einstellungen können Sie durch den jeweiligen Haken aktivieren, wie Sie mit Sammlungen verfahren wollen.
Eindeutige Sammlungen | Ist diese Einstellung aktiviert, müssen beim Erstellen oder Umbenennen von Sammlungen eindeutige Namen verwendet werden. |
Sichtbarkeit geerbter Freigaben | Ist diese Einstellung aktiviert, können interne Benutzer sämtliche Freigaben geteilter Ordner sehen, auch wenn sie von Oberordnern (oder der jeweiligen Sammlung selbst) geerbt wurden, die für diese Benutzer nicht sichtbar sind. |
Sichtbarkeit voller Pfade | Ist diese Einstellung aktiviert, können interne Benutzer die vollen Pfade geteilter Ordner sehen, auch wenn Oberordner (oder die jeweilige Sammlung selbst) für sie nicht sichtbar sind. |
Benachrichtigungs-Einstellungen
E-Mail-Benachrichtigungen müssen global aktiviert werden, damit Benutzer dieses Mandanten E-Mail Benachrichtigungen erhalten können, bzw. diese in ihren Benutzereinstellungen konfigurieren können.
E-Mails für Benutzereinladungen oder Passwort-Zurücksetzen sind von der Einstellung nicht betroffen.
Sonstige Einstellungen
Papierkorb-Ablaufzeitraum | Die Anzahl Tage, die ein Dokument im Papierkorb verbringt, bevor es endgültig gelöscht wird. Wird auf die Papierkörbe aller Benutzer angewandt. |
Pflichtkonfiguration für externe Links | Alle vorgegebenen Kriterien müssen bei der Erstellung oder Änderung eines externen Links erfüllt sein. |