Datenfelder aus anderem Archiv übernehmen
Sie finden auf der Registerkarte "Datenfelder" die Checkbox "übernehmen von".
Wann Sie diese Funktion nutzen können:
Nur bei neuen Archiven:
Sie können Datenfelder aus einem anderen Archiv nur übernehmen, wenn Sie ein neues Archiv anlegen
Nach dem ersten Speichern des Archivs ist diese Option nicht mehr verfügbar
Dies gilt auch, wenn das Archiv noch nicht produktiv ist oder noch keine Vorgänge enthält
Auswirkung der Übernahme
Wenn Sie die Checkbox aktiviert haben:
Die gesamte Registerkarte "Datenfelder" ist ausgegraut
Sie können keine Datenfelder für dieses Archiv anlegen oder löschen
Neue Datenfelder anlegen
Vorgehensweise
Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Neu"
Neue Eingabefelder öffnen sich in der Liste
Geben Sie folgende Informationen ein:
Kurzname
Typ
Anzeigename
Spaltenlimits nach Typ
Jeder Datenfeld-Typ hat ein Standard-Spaltenlimit.
Wichtig: Wir können diese Limits bei Bedarf individuell für Sie erhöhen.
Kurzname
Pflichtfeld
Der Kurzname muss mit einem Buchstaben beginnen
Er darf keine Umlaute enthalten
Er darf keine Bindestriche enthalten
Typ
Standardwert: Text
Weitere verfügbare Typen:
Zahl
Ganzzahl
Datum
Datum und Uhrzeit
Ja/Nein
Anzeigename
Pflichtfeld
Speichern nicht vergessen
Wichtig: Vergessen Sie nicht, das Archiv nach der Eingabe von Datenfeldern mit der Schaltfläche "Speichern" zu speichern.
Konfiguration für Datenfelder
Nach dem Speichern der Datenfelder sehen Sie in der letzten Spalte der Liste das Zahnradsymbol.
Zugriff auf erweiterte Optionen:
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol
Sie gelangen in den Konfigurationsbereich des jeweiligen Datenfeldes
Dort können Sie die Angaben zum Datenfeld verfeinern
Bereich "Bearbeitung"
Eindeutig
Wenn Sie ein Datenfeld als "Eindeutig" markieren:
Sie dürfen beim Archivieren nur Werte verwenden, die noch nicht in anderen Vorgängen existieren
Versteckte Vorgänge werden nicht beachtet
Sie können einen Wert verwenden, auch wenn ein versteckter Vorgang diesen bereits enthält
Keine manuelle Eingabe
Der Wert des Feldes kann nur vom System geändert werden (z.B. autofill), nicht vom Benutzer.
Das System füllt diese Felder automatisch
Automatisches Zusammenführen
Wenn das System erkennt, dass ein solcher Vorgang bereits existiert:
Das System schlägt dem Anwender vor, die beiden Vorgänge zusammenzuführen
Bereich "Darstellung"
Länge
Definiert die maximale Anzahl von Zeichen in diesem Datenfeld
Mehrzeilig
Sie geben an, ob mehrzeilige Werte erlaubt werden sollen
Bereich "Sichtbarkeit"
Sie haben zwei Optionen:
Unsichtbar im Vorgangsdialog
Unsichtbar im Datengitter
Anwendungsbeispiel: Sie können einstellen, dass ein Datenfeld im Vorgangsdialog verwendet wird, aber im Datengitter nicht sichtbar ist.
Bereich "Wert"
Vorgabewert
Jeder neue Vorgang wird automatisch mit diesem Wert vorausgefüllt
Automatische Nummerierung
Sie können Datenfelder beim Archivieren automatisch mit einem hochzählenden Wert befüllen.
Funktionsweise:
Alle archivierten Vorgänge werden eindeutig durchnummeriert
Sie müssen die Zähler manuell einrichten
Sie können Zähler von verschiedenen Archiven teilen
Sie können unterschiedliche Zähler in verschiedenen Datenfeldern verwenden
Konfiguration:
Die Einrichtung erfolgt im Bereich "Zähler" in der Administrationsoberfläche
Vorschläge
Sie können eine Auswahlliste mit Feldvorschlägen erstellen.
Datentabelle als Vorschlagsquelle
Voraussetzung:
Der Benutzer benötigt mindestens Leserechte auf die Datentabelle
Funktionsweise:
Der Benutzer kann den zu übernehmenden Wert durch eine Suche ermitteln
Die Suche erfolgt in allen Spalten der Datentabelle
Key-Value-Felder
Sie können in den Vorschlägen eines Datenfelders auch Werte aus einer Spalte eines existierenden Archivs verwenden.
Einrichtung:
Wählen Sie unter "Vorschläge" den Wert "Archiv"
Wählen Sie in der "Vorschlagsquelle" das Archiv und dessen Spalte aus
Sie können Vorschlagsfilter wie bei der Vorschlagsquelle "Datentabelle" verwenden
Wichtig zu Rollenrechten:
Wenn eine Archiv-Spalte als Vorschlagsquelle eingestellt ist, werden beim Aufruf der Vorschläge keine Rollenrechte beachtet
Anwender können möglicherweise Werte einsehen, auf die sie direkt im Archiv keinen Zugriff haben
Eigenschaften von Key-Value-Feldern:
Sie können Datenfelder vom Typ "Text" als Key-Value-Felder konfigurieren
Der in der Oberfläche angezeigte Wert unterscheidet sich vom intern gespeicherten Wert
Beide Werte sind über die Vorschlagsquelle miteinander verknüpft
Die Sortierung erfolgt nach dem aktuell angezeigten Text, nicht nach der ID
Vorschlagsquelle "Benutzer"
Dies ist ein Key-Value-Feld mit besonderen Eigenschaften.
Funktionsweise:
In der Oberfläche sehen Sie eine Liste der Namen aller aktiven Benutzer
Beim Abspeichern wird die interne ID des Benutzers in der Datenbank hinterlegt
Wenn Sie den Namen des Benutzers später in der Benutzer-Konfiguration ändern, spiegelt sich diese Änderung automatisch in den Vorgängen wider
Die Benutzer-ID fungiert als stabile Verknüpfung
Verknüpfung von Vorgängen in Datenfeldern
Sie können mit der Vorschlagsart "Vorgänge" eine Verknüpfung zu einem Vorgang in einem festgelegten Archiv herstellen.
Wichtig: Die Verknüpfung zeigt immer auf die neueste Version des anderen Vorgangs.
Erforderliche Konfiguration:
Vorschlagsquelle:
Wählen Sie das Archiv aus, zu dem die Verknüpfung hergestellt wird
Darstellung:
Geben Sie einen Formatierungs-String ein
Verwenden Sie das gleiche Format wie im bereits existierenden Postfach-Betreff
Fügen Sie Datenfelder aus dem verknüpften Archiv als Platzhalter ein
Schreiben Sie den Kurznamen in geschweifte Klammern mit vorangestelltem Unterstrich
Beispiel für Darstellung:
{_joining_date} - {_leaving_date}Zusätzliche Funktion:
Wie bei der Vorschlagsart "Datentabelle" können Sie über ein Icon in der ComboBox einen Dialog öffnen
In diesem Dialog wählen Sie den verknüpften Vorgang über ein Datengitter aus
Weitere Vorschlagstypen für Key-Value-Felder
Sie haben drei zusätzliche Key-Value-Vorschlagsarten zur Verfügung:
Gruppe
Benutzer oder Gruppe
Gemischte Auswahl
Reihenfolge in der Auswahlliste: Benutzer, dann Gruppen
Mandant
In der Auswahl wird das Kürzel angezeigt
SmartIndexing
In den SmartIndexing-Einstellungen können Sie eine SmartIndexing-Regel wählen.
Bezug:
Die Regel bezieht sich auf die hinterlegten Datentabellen
Word-Platzhalter
Wenn Sie diese Option aktivieren:
Felder, die als Platzhalter in Word-Dokumenten vorgesehen sind, werden automatisch befüllt
Die Befüllung erfolgt anhand von Vorgangsdaten
Lizenzanforderung:
Für die Aktivierung dieser Funktion benötigen Sie eine Lizenz
Bei inaktiver oder abgelaufener Lizenz wird das Konfigurationsfeld "Word-Platzhalter" als nicht änderbar angezeigt
Sie können die Option dann nicht einschalten
Bereich "Autofill"
Sie können Datenfelder im Archivieren-Dialog automatisch ausfüllen lassen.
Funktionsweise:
Ein Datenfeld wird abhängig von einem anderen Datenfeld ausgefüllt
Die Befüllung erfolgt über einen Lookup in einer Datentabelle oder einem Archiv
Beispiel-Szenario:
Sie haben zwei Datenfelder:
Postleitzahl
Ort
Ziel: Nach Eingabe der Postleitzahl soll der Ort automatisch befüllt werden.
Voraussetzung:
Sie haben eine Datentabelle mit allen Postleitzahlen und ihren zugehörigen Orten
Einrichtung:
Öffnen Sie die erweiterten Datenfeld-Optionen des Feldes "Postleitzahl"
Gehen Sie zur Tabelle unter "Autofill"
Stellen Sie ein, welche anderen Felder abhängig von diesem Feld gefüllt werden sollen
Wählen Sie in der Spalte "Datenfeld" den Wert "Ort" aus
Wählen Sie in "Nachschlag-Tabelle" die Tabelle mit den Postleitzahlen und Orten aus
Funktionsweise der Felder:
Nachschlag-Feld: Gibt das Feld der Datentabelle an, in dem nach dem Wert dieses Feldes gesucht wird
Wert-Feld: Wenn der Wert gefunden wird, wird der Inhalt dieses Feldes zum Ausfüllen des anderen Feldes verwendet
Bereich "Pflichtfelder"
Sie können bei Statusübergängen Pflichtfelder steuern.
Verfügbare Konfiguration:
Für jedes Datenfeld steht eine neue Sektion "Pflichtfelder bei Statuswechsel" zur Verfügung
Funktionsweise:
Sie legen für jedes Datenfeld das Verhalten beim Wechsel des Status fest
Der ausgewählte Status kann nur verlassen werden, wenn das entsprechende Datenfeld einen Wert enthält
Die Pflichtfeldprüfung erfolgt erst beim Statuswechsel
Die Prüfung erfolgt nicht beim Bearbeiten und Speichern des Vorgangs
Konfigurationsmöglichkeiten:
Bei Standardtypen:
Eine Pflichtfeldprüfung pro Status ist möglich
Bei Untertabellen:
Sie können die Prüfung für jede Spalte in der Tabelle individuell konfigurieren
Sie können die Prüfung für jeden Status individuell konfigurieren
Ausnahme im Workflow-Designer:
Sie können diese Prüfung für jede Workflow-Aktion individuell unterbinden
Bereich "Revisionssicherheit"
Revisionssicher speichern
Sie können besonders hohe Anforderungen an eine rechtssichere Archivierung erfüllen.
Funktionsweise:
Ein revisionssicher abgelegter Wert wird nicht nur in der Datenbank gespeichert
Der Wert wird parallel in Dateien gespeichert
Ein in PHOENIX Documents verwendetes Tool kann aus diesen Dateien die Indexdatenbank wiederherstellen
Dies ist nötig, falls die Datenbank korrupt werden sollte
Versionierung:
Bei "Revisionssicher speichern" wird eine neue Version erstellt
Bereich "SmartSearch"
In Ergebnisliste anzeigen
Funktionsweise:
Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird dieses Datenfeld in der SmartSearch-Ergebnisliste angezeigt