Benutzerverwaltung
Zugriff auf die Benutzerverwaltung
Als Administrator haben Sie zwei Möglichkeiten, auf die Benutzerverwaltung zuzugreifen:
Sie klicken in der Hauptansicht auf den Button "Benutzer verwalten"
Sie navigieren in der Administration zur Benutzerverwaltung
Übersicht der Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung sehen Sie eine Auflistung aller registrierten Benutzer.
Sie können folgende Aktionen durchführen:
Benutzer hinzufügen
Benutzer bearbeiten
Benutzer entfernen
Benutzer hinzufügen
Wenn Sie einen neuen Benutzer hinzufügen möchten, öffnet sich die Einladungsmaske.
In der Einladungsmaske können Sie:
Eine Rolle zuweisen
Einen Workflow-Zugang aktivieren
Eine persönliche Nachricht hinterlassen
Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink. Mit diesem Link kann er sich selbst ein Passwort vergeben.
Benutzer bearbeiten
In der Benutzerverwaltung können Sie folgende Einstellungen anpassen:
Rollen anpassen
Benutzer für den Workflow freischalten
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren
Benutzer vorübergehend oder dauerhaft sperren
Benutzerrollen und Berechtigungen
Sie können folgende Rollen vergeben:
Administrator
Administratoren haben die umfassendsten Berechtigungen:
Sie können den gesamten Account verwalten
Sie haben als einzige Benutzer Zugriff auf die Einstellungs-Optionen
Sie können Gruppen anlegen und verwalten
Sie haben alle Berechtigungen, die auch interne Benutzer haben
Interner Benutzer
Interne Benutzer haben folgende Berechtigungen:
Sie sehen alle Nutzer und Gruppen eines Accounts
Sie können öffentlichen Sammlungen beitreten
Sie können mit allen Nutzern Dokumente, Sammlungen und Ordner teilen
Sie können eigene Sammlungen erstellen
Sie können Dokumente speichern
Sie dürfen Dokumente versionieren, verschlagworten und kommentieren
Externer Benutzer
Externe Benutzer haben eingeschränkte Berechtigungen:
Sie können eigene Sammlungen erstellen
Sie können Dokumente speichern
Sie sehen nur Gruppen, in denen sie selbst Mitglied sind
Sie sehen nur andere Benutzer, mit denen sie zusammen in einer Gruppe sind
Sie dürfen Dokumente versionieren, verschlagworten und kommentieren
Gast
Gäste haben die geringsten Berechtigungen:
Sie können keine Dokumente hochladen
Sie sehen keine anderen Benutzer
Sie können nur auf Ordner und Dokumente zugreifen, die für sie freigegeben wurden
Benutzer entfernen
Sie können einen Benutzer aus dem Mandanten entfernen, indem Sie auf das X klicken.
Entscheidung über Benutzerdaten
Nach dem Entfernen müssen Sie entscheiden, was mit den Daten des betroffenen Benutzers geschehen soll.
Möglichkeit 1: Daten unwiderruflich löschen
Wenn Sie diese Option wählen, werden folgende Daten unwiderruflich gelöscht:
Dokumente
Sammlungen
Upload-Schnittstellen
Metadatenformulare
Regeln
Hinweis: Als Eigentümer gilt in der Regel, wer die erste Version eines Dokuments hochgeladen hat oder an wen die Eigentümerschaft übertragen wurde.
Möglichkeit 2: Daten an einen anderen Benutzer übertragen
Wenn Sie diese Option wählen:
Werden die Daten an einen anderen Benutzer übertragen
Haben Sie im Nachhinein noch die Möglichkeit, die übertragenen Inhalte manuell zu löschen
Können Sie optional die Profilinformationen des gelöschten Benutzers behalten
Dokumentation der Änderungen
Das Entfernen eines Benutzers und die Übertragung der Eigentümerschaft sind in der Protokollansicht nachvollziehbar dokumentiert.