Sie können an jeden Übergang Aktionen anhängen. Diese Aktionen werden während der Ausführung des Übergangs automatisch in der konfigurierten Reihenfolge (von oben nach unten) ausgeführt.
Funktionsweise von Aktionen
Wichtig:
Wenn eine Aktion Daten im Vorgang verändert, sieht die nachfolgende Aktion bereits die veränderten Daten
Veränderte Daten werden erst gespeichert, wenn alle Aktionen erfolgreich ausgeführt worden sind
Verfügbare Aktionen
Aufbewahrungsfrist setzen
Mit dieser Aktion können Sie die Aufbewahrungsfrist eines Vorgangs verlängern.
Konfigurationsfelder:
Jahre: Geben Sie hier eine Ganzzahl ein
Tage: Geben Sie hier eine Ganzzahl ein
Sie können beide Felder oder nur eines ausfüllen
Berechnung der Frist: Die neue Frist startet vom aktuellen Zeitpunkt der Ausführung plus die errechnete Zeit.
Checkbox "Abbruch bei Fehler": Diese Option definiert das Verhalten, wenn der Vorgang bereits eine Aufbewahrungsfrist hat und Sie versuchen, eine kürzere Frist festzulegen:
Aktiviert: Der Statuswechsel wird abgebrochen
Deaktiviert: Die Aufbewahrungsfrist bleibt unverändert und der Statuswechsel wird ausgeführt
Bemerkung hinzufügen
Sie können festlegen, ob die Eingabe eines Textes beim Übergang zum nächsten Status verpflichtend ist.
Verhalten:
Pflichteingabe aktiviert: Der Benutzer muss das Textfeld ausfüllen
Pflichteingabe deaktiviert: Der Dialog wird aufgerufen, lässt sich aber ohne Texteingabe bestätigen. In diesem Fall wird keine Bemerkung erstellt
Bestätigungsdialog anzeigen
Diese Aktion stellt eine Rückfrage an den Benutzer, die mit "Ja" oder "Nein" beantwortet werden muss.
Verhalten:
Wenn der Benutzer "Nein" auswählt, wird der Statuswechsel abgebrochen
Option "Pro Vorgang": Diese Einstellung bestimmt, ob die Rückfrage nur einmal oder pro Vorgang gestellt wird, wenn Sie im Datengitter mehrere Vorgänge auswählen und einen gemeinsamen Übergang ausführen.
E-Mail versenden
Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen Empfänger auszuwählen.
Empfänger-Option: Manuelle Eingabe
Die Empfänger-E-Mail-Adresse wird nicht aus einem Benutzerkonto ermittelt.
Konfiguration:
Feste Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse im Feld "Empfänger-Option" ein
Abfrage beim Statuswechsel: Lassen Sie das Feld leer. Die Adresse wird dann vom Benutzer abgefragt
Empfänger-Option: Aus Feldinhalt
Die Empfänger-E-Mail wird aus einem Datenfeld des Vorgangs ermittelt.
Konfiguration:
Tragen Sie im Feld "Empfänger-Option" den Kurznamen des Datenfelds ein
Wenn das eingestellte Datenfeld im Vorgang leer ist, wird keine E-Mail verschickt
Diese Einstellung ist kompatibel mit dem Key-Value-Feld "Benutzer"
Weitere Empfänger-Optionen
Einzelner Benutzer: Sie können einen einzelnen Benutzer auswählen
Rolle oder Gruppe: Alle Benutzer mit dieser Rolle/Gruppenzugehörigkeit erhalten eine E-Mail
Feldwert setzen
Diese Aktion verändert den Wert des Feldes mit dem eingestellten Kurznamen.
Option: Platzhalter-Formatierung
Wenn Sie diese Option auf "Ja" stellen, werden im Wert Ersetzungen für Platzhalter durchgeführt. Geben Sie die Platzhalter in geschweiften Klammern an.
Verfügbare Platzhalter:
Benutzerinformationen:
{user.username}- Der Login-Name des aktuellen Benutzers
{user.fullname}- Der vollständige Name des aktuellen Benutzers
{user.email}- Die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers
{user.id}- Die ID des aktuellen Benutzers
Zeitinformationen:
{year}- Das aktuelle Jahr
{month}- Der aktuelle Monat
{day}- Der aktuelle Tag
{hour}- Die aktuelle Stunde
{minute}- Die aktuelle Minute
{second}- Die aktuelle Sekunde
Datumsformate (nach ISO 8601 mit lokaler Zeitzone):
{today}- Der aktuelle Tag ohne Uhrzeit
{now}- Der aktuelle Tag mit Uhrzeit
Beispiel für deutsches Datumsformat: Der Wert
{day:02d}.{month:02d}.{year}setzt das aktuelle Datum im deutschen Format. Bei der Ausführung wird der Feldwert vom Typ Datum validiert und bei Bedarf mit einer Fehlermeldung quittiert. Der gleiche Effekt kann mit
{today}erzielt werden. Ein Datenfeld vom Typ "Datum und Uhrzeit" können Sie mit
{now}befüllen.
Zähler verwenden
Bei aktivierter Platzhalter-Formatierung können Sie einen Zähler angeben.
Format:
{counter.xyz}
Ersetzen Sie "xyz" durch den Kurznamen
Der nächste Wert des Zählers wird geladen und eingefügt
Sie können den Zahlenwert mit zusätzlichen Regeln formatieren (z. B. mit führenden Nullen):
{counter.xyz:05d}
Wichtiger Hinweis: Wenn die Aktionsroutine "Feldwert setzen" mit aktivierter Platzhalter-Formatierung einen Zählerwert generiert, zählt der Zähler auch dann weiter, wenn der Workflow-Übergang in einer nachfolgenden Aktionsroutine abbricht. Führen Sie die Aktionsroutine "Feldwert setzen" daher erst am Ende des Workflows aus, um unerwünschte Zählerinkremente zu vermeiden.
Historieneintrag schreiben
Diese Aktion schreibt die eingestellte Nachricht in die Historie des Vorgangs.
Meldungsdialog anzeigen
Diese Aktion zeigt dem Benutzer einen Info-Dialog mit dem eingestellten Titel und einer Nachricht an.
Konfiguration:
Die "Wichtigkeit" bestimmt das Icon im Info-Dialog
Plausibilität prüfen
Diese Aktion prüft anhand einer Bedingung, ob die Feldwerte des Vorgangs wie erwartet sind.
Konfiguration:
Im Feld "Bedingung" verwenden Sie die gleiche Syntax wie in STAR
Wenn die Bedingung nicht erfüllt wird, wird der eingestellte Meldungstext angezeigt und der Statuswechsel abgebrochen
Beispiel:
Bedingung:
_rechnr
Bedeutung: Die Rechnungsnummer muss vorhanden sein
Meldungstext: "Bitte tragen Sie eine Rechnungsnummer ein"
Option: Beim Fehlschlag der Bedingung
Sie können eine zusätzliche Option einstellen:
Abbruch:
Der optionale Meldungstext wird angezeigt (wie gewohnt)
Bestätigung anfragen:
Ein Dialog mit dem Meldungstext erscheint
Zusätzlich wird gefragt: "Statuswechsel trotzdem durchführen?"
Bei "Ja" wird der Statuswechsel trotz fehlgeschlagener Plausibilität durchgeführt
Bei "Nein" schließt sich der Dialog und der Statuswechsel wird nicht ausgeführt
Platzhalter im Meldungstext
Sie können den Meldungstext mit Platzhaltern vorbelegen (ähnlich wie bei der Aktion "E-Mail versenden").
Format:
Verwenden Sie geschweifte Klammern
Datenfelder aus dem verknüpften Archiv fügen Sie als Kurzname mit einem vorangestellten Unterstrich ein
STAR-Code
Diese Aktionsroutine erlaubt es Ihnen, bei einem Workflow-Übergang einen Code analog zu den Formular-Events auszuführen.
Vorgang aus Postfach entfernen
Diese Aktion entfernt den Vorgang bei der Ausführung des Übergangs aus dem Postfach des aktuellen Benutzers.
Hinweis: Diese Aktionsroutine entfernt keine Postfacheinträge für Termine mehr.
Option: Aus allen Postfächern entfernen
Wenn Sie diese Option aktivieren, wird der Vorgang aus den Postfächern von allen Benutzern und Gruppen entfernt (nicht nur aus dem Postfach des Benutzers, der den Workflow-Übergang ausgeführt hat).
Vorgang exportieren
Diese Aktion exportiert alle angehängten Dokumente in das eingestellte Verzeichnis des Documents-Servers.
Hinweis: Nicht in Documents Cloud verfügbar.
Vorgang versenden
Sie können jeden Vorgang versenden. Folgende Empfänger-Optionen stehen zur Verfügung:
Freie Auswahl
Der Benutzer bekommt eine Liste aller anderen Benutzer angezeigt und kann einen beliebigen auswählen, dem der Vorgang ins Postfach gelegt werden soll.
Ersteller
Der Benutzer, der den Vorgang ursprünglich archiviert hat, wird automatisch und ohne Rückfrage ausgewählt. Nur wenn hier kein Benutzer ermittelt werden kann, gibt es eine Rückfrage.
Versender
Der Benutzer, von dem Sie den Vorgang ins Postfach bekommen haben. Diese Option ist nur sinnvoll, wenn Sie den Übergang aus dem Postfach heraus ausführen.
Aus Feldinhalt
Im Feld "Empfänger-Option" tragen Sie den Kurznamen eines Datenfeldes ein, in dem sich ein Benutzer befindet, an den der Vorgang verschickt werden soll.
Hinweise:
Das Datenfeld sollte die interne ID eines Benutzers enthalten
Verwenden Sie diese Funktion zusammen mit der Key-Value-Vorschlagsart "Benutzer"
Durch diese Kombination können Sie in einem Datenfeld einen Benutzer auswählen, an den der Vorgang in einem späteren Workflow-Schritt versendet wird
Rolle auswählen
Wenn Sie eine Rolle auswählen, wird beim Ausführen des Übergangs nach einem Benutzer gefragt. Die Auswahl ist auf Benutzer einer bestimmten Rolle beschränkt.
Fester Benutzer
Wenn Sie einen festen Benutzer auswählen, bekommt dieser den Vorgang ins Postfach gelegt.
E-Mail-Benachrichtigung
Sofern im Empfänger-Benutzer eine E-Mail-Adresse konfiguriert ist, bekommt dieser eine Benachrichtigung zugeschickt, dass es einen neuen Eintrag im Postfach gibt.
Konfiguration:
Sie können den Betreff und den E-Mail-Text frei konfigurieren
Sie können Platzhalter verwenden
Für Formatierungen des Texts für HTML-E-Mails verwenden Sie das Markdown-Format
Verfügbare Platzhalter (in geschweiften Klammern):
{creator}- Der Name des Erstellers des Vorgangs
{url}- Die Adresse, unter der der Vorgang aufgerufen werden kann
{last_remark}- Die letzte Bemerkung des Vorgangs
{archive_name}- Der Name des Archivs, in dem der Vorgang gespeichert ist
{status_name}- Der Name des Status
Selbst konfigurierte Datenfelder rufen Sie über den mit einem Unterstrich vorangestellten Kurznamen auf, z.B.
{_rechnungsnummer}
Option: Versender als Empfänger verbieten
Wenn Sie diese Option auf "Ja" einstellen, kann der Versender sich den Vorgang nicht mehr selbst zur Prüfung ins Postfach legen. Auch Gruppen, in welchen er Mitglied ist, werden bei der Empfängerauswahl nicht mehr angeboten.
Zweck: Sie können verhindern, dass ein Benutzer sich selbst als Prüfer auswählt und somit ein vorher festgelegtes 4-Augen-Prinzip umgeht.
Feld: Postfach-Betreff
Mit diesem Feld können Sie einen individuellen Text für den Betreff einstellen. Platzhalter werden hier ebenfalls unterstützt, z. B.
{_rechnungsnummer}E-Mail versenden (Alternative zu "Vorgang versenden")
Diese Aktion funktioniert ähnlich wie die Aktion "Vorgang versenden", mit folgenden Unterschieden:
Funktionsweise:
Es wird ausschließlich eine E-Mail verschickt
Der Benutzer bekommt den Vorgang nicht ins Postfach
Zusätzliche Funktion:
Sie können die archivierten Dokumente in der E-Mail anhängen
Aktionsroutinen kopieren und einfügen
Sie können in den Einstellungen eines Übergangs Aktionsroutinen kopieren und in einem anderen Übergang einfügen.
So funktioniert es:
Öffnen Sie die Liste der Aktionen
Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü
Wählen Sie "Kopieren" oder "Einfügen"