Zusammengefasste Archive – Übersicht und Einrichtung
Was sind zusammengefasste Archive?
Ein zusammengefasstes Archiv ermöglicht es Ihnen, Dokumente aus mehreren einzelnen Archiven gemeinsam in einer Ansicht zu durchsuchen und anzuzeigen.
Wichtige Eigenschaften:
Das Archiv speichert selbst keine eigenen Daten
Es wird dynamisch generiert (virtuell)
Technisch basiert es auf einer sogenannten Union (Datenbankverknüpfung)
Zusammengefasste Archive werden in der DMS-Ansicht nicht angezeigt.
Beispiel: Sie haben die Archive Angebote und Rechnungen. Mit einem zusammengefassten Archiv Kunden können Sie Dokumente aus beiden Archiven gleichzeitig einsehen – ohne die Originalarchive zu verändern.
Neues zusammengefasstes Archiv erstellen
Beim Erstellen eines neuen zusammengefassten Archivs füllen Sie folgende Felder aus:
Kurzname (Pflichtfeld)
Darf keine Leerzeichen enthalten
Wird in der Benutzersicht im Arbeitsbereich Archive angezeigt
Zusammengefasste Archive haben standardmäßig ein grünes „+" im Icon – dieses kann später angepasst werden
Anzeigename (Pflichtfeld)
Wird in der Listenansicht der Adminoberfläche angezeigt
Icon
Wählen Sie ein Symbol für das zusammengefasste Archiv aus
Basisarchive
Wählen Sie aus der Dropdownliste nacheinander alle Archive aus, die zusammengefasst werden sollen
Sortierindex
Standardmäßig sortiert Scopevisio Documents Archive in der Oberfläche alphabetisch nach Namen – zum Beispiel im Viewer.
Mit dem Sortierindex können Sie diese Reihenfolge individuell festlegen und überschreiben.
Wo steht der Sortierindex zur Verfügung?
Sie können den Sortierindex in folgenden Archivtypen verwenden:
Archive
Gefilterte Archive
Zusammengefasste Archive
Datenfelder
Jedem Datenfeld des zusammengefassten Archivs muss aus jedem Basisarchiv ein passendes Datenfeld zugeordnet werden
Das Archiv lässt sich nur speichern, wenn alle Zuordnungen vollständig sind
💡 Hinweis: Prüfen Sie vor dem Speichern, ob alle Datenfeld-Zuordnungen korrekt vergeben sind – andernfalls ist das Speichern nicht möglich.