Gefiltertes Archiv – Einrichtung und Konfiguration
Was ist ein gefiltertes Archiv?
Ein gefiltertes Archiv ermöglicht es Ihnen, nur eine Auswahl der Datenfelder eines bestehenden Archivs anzuzeigen. Es eignet sich, wenn Sie sich auf bestimmte Inhalte konzentrieren möchten, ohne das gesamte Archiv zu sehen.
Gefilterte Archive werden in der DMS-Ansicht nicht angezeigt.
Neues gefiltertes Archiv erstellen
Klicken Sie im linken Arbeitsbereich auf das Symbol Gefilterte Archive
Klicken Sie im mittleren Arbeitsbereich auf die Schaltfläche + Neu
Felder im Überblick
Kurzname (Pflichtfeld)
Darf keine Leerzeichen enthalten
Wird in der Benutzersicht im Arbeitsbereich Archive angezeigt
Gefilterte Archive haben standardmäßig einen grünen Trichter im Icon – dieser kann angepasst werden
Anzeigename (Pflichtfeld)
Anzeigename des gefilterten Archivs in der Oberfläche
Icon
Wählen Sie ein Symbol für das gefilterte Archiv aus
Basisarchiv
Geben Sie das Archiv an, das gefiltert werden soll
Sortierindex
Standardmäßig werden Archive alphabetisch nach Namen sortiert (z. B. im Viewer oder in der SmartSearch)
Mit dem Zahlenfeld Sortierindex überschreiben Sie diese Reihenfolge individuell
Filter
Fügen Sie hier Suchkriterien ein, die Sie aus der Benutzersicht kopiert haben
Beschreibung
Freitextfeld für eine ausführliche Beschreibung des Filters
Empfehlung: Erläutern Sie hier den Zweck und die Logik des Filters
Filter aus der Benutzersicht übernehmen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Filter zu definieren und zu übertragen:
Wechseln Sie in die Benutzersicht und wählen Sie das Archiv, das Sie als Basisarchiv festgelegt haben
Stellen Sie über die Suchen-Schaltfläche eine Suchanfrage zusammen
Klicken Sie auf die Speichern/Kopieren-Schaltfläche neben der Suche
Wählen Sie die Option „Kopieren" – der Filtertext wird in die Zwischenablage gespeichert
Wechseln Sie zurück in die Administrationsansicht
Fügen Sie den kopierten Text in das Feld Filter ein
💡 Hinweis: Die Option „Kopieren" erscheint erst, nachdem Sie eine Suche definiert haben – sie wird als neuer Button rechts neben der Suche angezeigt.