Datentabellen sind einfache tabellarische Datenlisten, deren Inhalt Sie verwenden können, um Vorschläge für ein Archiv-Datenfeld anzubieten. Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie Datentabellen erstellen, befüllen und verwenden.

Datentabellen stellen eine zusätzliche Quelle für Vorschläge dar. Sie ergänzen die bereits existierenden Quellen wie:

Sie konfigurieren Datentabellen in der Administrations-Oberfläche im Bereich "Datentabellen".

Die Definition der Datenfelder einer Tabelle erfolgt auf die gleiche Weise wie die Grundkonfiguration der Spalten eines Archivs.

Das Befüllen der erstellten Tabelle mit Daten erfolgt über den Button "Daten anzeigen".

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Datentabellen und auch Untertabellen können Sie in der Oberfläche exportieren und importieren.

Sie können große Datenmengen aus einer CSV-Datei importieren. Der Batch-Import kann über den Button "Import" in der Datenansicht einer Datentabelle gestartet werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Bei jeder Änderung der Import-Optionen bekommen Sie eine sofortige Vorschau angezeigt. Die Vorschau zeigt, wie die ersten 1000 Zeilen der CSV-Datei importiert werden würden. Somit können Sie schnell beurteilen, ob die Daten korrekt importiert werden.

Validierungsfehler erkennen: Bei Validierungsfehlern wird die Tabellenzelle rot umrandet.

Anhand der Option "Erste Zeile enthält" stellen Sie ein, wie die Spaltenzuordnung von der CSV-Datei zur Datentabelle aussieht.

Sie haben folgende drei Optionen:

Hier wird angenommen, dass die Reihenfolge der Spalten in der CSV-Datei genau so ist wie in der Datentabelle.

In der ersten Zeile der CSV-Datei steht der entsprechende Kurzname des Feldes in der Datentabelle, in das die Werte importiert werden.

Wichtig: Wenn die Spalte der CSV einen nicht existierenden Kurznamen enthält, wird diese Spalte beim Import ignoriert.

Identisch zu "Spalten-Kurznamen", nur dass der Anzeigename des Datenfeldes verwendet wird.

Mit der Option "Existierende Einträge löschen" werden vor dem Import alte Werte aus der Datentabelle gelöscht.

Anwendungsfall: Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie eine sich regelmäßig ändernde CSV-Datei immer wieder vollständig importieren möchten, ohne dass Sie anschließend alte Werte doppelt in der Datentabelle sehen.

Um die Einträge einer Datentabelle als Vorschläge für ein Archiv-Datenfeld zu verwenden, definieren Sie die Datentabelle in den erweiterten Optionen des Archiv-Datenfeldes als Vorschlagsquelle.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Wenn Sie in einem Archiv-Datenfeld Vorschläge aus einer Datentabelle konfiguriert haben und der Anwender Schreibrechte auf die zu durchsuchende Datentabelle hat, können im Vorschlagsdialog auch direkt Werte angelegt, bearbeitet und gelöscht werden.

Sie können in einem Archiv Vorschläge aus einer Datentabelle anhand der Werte aus anderen Eingabefeldern im Dialog filtern.

Wo finden Sie diese Funktion: In den erweiterten Einstellungen der Datenfelder eines Archivs unter „Vorschlagsquelle" gibt es das Eingabefeld „Vorschlagsfilter".

Bei den Spaltenfiltern können Sie nach Werten in Untertabellen filtern.

In der Spaltenauswahl werden die Untertabellen neben Datenfeldern, Standardspalten etc. als eigene Gruppe angezeigt. In dieser Gruppe stehen dann die einzelnen Spalten der Untertabelle zur Auswahl.

Bei der Suche im Datengitter werden dann diejenigen Vorgänge angezeigt, bei denen es mindestens eine Zeile in der Untertabelle gibt, die den gesuchten Wert enthält.

In Datentabellen-Spalten sind (bis auf „existierende Werte") ebenfalls die Vorschlagsarten verfügbar, die Sie auch in Untertabellen einstellen können.

Hinweis: Die Konfiguration erfolgt analog zu Untertabellen.

SV Documents ruft mit einem Hintergrund-Job regelmäßig die aktuellen Währungskurse der Europäischen Zentralbank (EZB) ab und speichert diese in einer Datentabelle.

Dafür muss eine Datentabelle existieren, die folgende Anforderungen erfüllt:

Kurzname der Tabelle: eur_rates

Hinweis: Diese Tabelle wird nicht automatisch angelegt. Sie müssen sie selbst erstellen.

Erforderliche Spalten:

Wichtiger Hinweis: Die neuen Kurse des Tages stellt die EZB üblicherweise zwischen 16 und 17 Uhr mitteleuropäischer Zeit bereit.