Allgemeiner Bereich
In diesem Bereich konfigurieren Sie die grundlegenden Einstellungen für Ihr Archiv.
Revisionssicherheit aktivieren
Test-Modus und Produktiv-Modus
Test-Modus:
Jedes neu angelegte Archiv startet im Test-Modus
Sie sollten das Archiv im Test-Modus belassen, bis alle Datenstrukturen korrekt eingerichtet sind
Im Test-Modus können Sie alle Vorgänge löschen
Wechsel zum Produktiv-Modus:
Sie aktivieren den Produktiv-Modus über einen Button in der Archiv-Konfiguration
Ein separater Dialog öffnet sich für die Bestätigung
Erst ab der Produktivschaltung ist die Revisionssicherheit gewährleistet
Datenübernahme aus dem Test-Modus
Sie können entscheiden, ob Sie bestehende Daten aus dem Test-Modus übernehmen möchten.
Wichtig zu beachten:
Bei der Übernahme müssen die Hashes der archivierten Daten möglicherweise neu berechnet werden
Die Daten gelten dann erst ab dem Zeitpunkt der Produktivschaltung als revisionssicher abgelegt
Migrations-Fortschritt
Nach dem Start der Migration sehen Sie den Fortschritt in der Spalte "Modus" im Datengitter
Bei vielen Vorgängen kann die Migration einige Zeit dauern
Sie können das Archiv während der Migration normal weiter nutzen
Die Migration wird bei einem Abbruch beim nächsten Dienst-Start fortgeführt
Empfehlung: Beenden Sie den Dienst während einer laufenden Migration nicht
Archiv-Status
Sie können für jedes Archiv einen der folgenden Status wählen:
Normal: Das Archiv funktioniert vollständig
Nur lesen:
Das Archiv ist für Benutzer sichtbar
Sie können keine neuen Dokumente archivieren
Gesperrt: Das Archiv ist für Benutzer nicht sichtbar
Kurzname
Pflichtfeld
Sie können alphanumerische Zeichen mit Unterstrichen eingeben
Maximale Länge: 255 Zeichen
Anzeigename
Pflichtfeld
Dieser Name wird Benutzern in der Spalte "Archive" im linken Arbeitsbereich angezeigt
Icon
Sie können in der Archivkonfiguration verschiedene Icons wählen, die in der Oberfläche angezeigt werden.
Ordner
Sie können Archive in der linken Seitenleiste in Ordnern gruppieren.
So funktioniert die Gruppierung:
Alle Archive mit dem gleichen Ordner-Eintrag werden zusammengefasst
Die Anzeige erfolgt in dieser Reihenfolge:
Ordner in alphabetischer Reihenfolge
Archive ohne Ordner
Innerhalb der Ordner werden Archive nach dem Sortierindex sortiert
Archive ohne Ordner werden ebenfalls nach dem Sortierindex sortiert
Dokumentenart
Sie wählen hier aus, welche Dokumentenart in diesem Archiv hinterlegt werden soll.
Voraussetzung:
Sie müssen die Dokumentenarten zuvor im Konfigurationsbereich "Dokumentenarten" anlegen
Regel:
Jedes Archiv kann eine Dokumentenart enthalten
Tipp für SmartClassify: Für die beste Funktionalität von SmartClassify empfehlen wir, jeder Dokumentenart genau ein Archiv zuzuweisen.
Aufbewahrungsfrist
Sie können folgende Werte eingeben:
Leer: Sie können Vorgänge in diesem Archiv nie löschen
0: Sie können Vorgänge immer löschen, auch wenn das Archiv produktiv ist
>0: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in Jahren
In Produktivarchiven können Sie Vorgänge erst nach Ablauf der Frist löschen
Sie können auch Dezimalzahlen wie 2,5 eingeben
Löschberechtigung
Nur Administratoren können Vorgänge löschen
Benutzer mit Administratorrechten sehen die entsprechende Schaltfläche in der Benutzersicht
Gültigkeit der Aufbewahrungsfrist
Die Frist gilt nur für Dokumente, die nach dem Setzen der Frist importiert werden
Dokumente in einem Archiv können unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben
Tipp für Rechnungen: Da die Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar gilt, sollten Sie für Rechnungen 11 Jahre statt 10 Jahre eingeben.
Verhalten beim Löschen
Die Schaltfläche ist immer aktiv
Wenn Sie einen Datensatz nicht löschen können, zeigt ein Dialog die Gründe an
Sortierindex
Sie können die Standard-Sortierung nach Namen überschreiben.
Standard-Sortierung:
Archive werden in der Oberfläche (z.B. im Viewer oder in SmartSearch) nach Namen sortiert
Anpassung durch Sortierindex:
Sie können einen Wert zwischen -9999 und 9999 eingeben
Die Sortierung erfolgt dann:
Aufsteigend nach Sortierindex
Bei gleichen Werten nach Namen
Voreinstellung: 0 für alle Archive (entspricht der Sortierung nach Namen)
Gültig für:
Archive
Gefilterte Archive
Zusammengefasste Archive
OCR (Optische Zeichenerkennung)
Das System führt automatisch eine OCR-Erkennung mit der Open-Source-Software Tesseract durch.
Unterstützte Dateitypen
Archivierte Bilder (z.B. TIFF-Dateien)
PDF-Dateien
Funktionsweise
Bei Bildern und PDFs ohne Text:
Das System erstellt automatisch eine PDF-Datei mit unsichtbarem Text-Layer
Diese PDF-Datei wird zusätzlich zur Originaldatei archiviert
Die generierte PDF-Datei wird standardmäßig im Archiv-Viewer angezeigt
Bei PDFs mit vorhandenem Text:
Die OCR-Erkennung wird übersprungen
Gemischte PDF-Dateien:
Das System kann PDFs mit Text- und Bilddaten verarbeiten (z.B. digital erzeugte Dokumente mit Logos oder Diagrammen)
Der Textanteil bleibt erhalten
Die Bilder werden separat einer Zeichenerkennung unterzogen
Sie können den erkannten Text durchsuchen, markieren oder kopieren
Voraussetzung für Volltextsuche
Die OCR-Erkennung ist erforderlich für die Volltextsuche in der Benutzersicht.
Nachträgliche OCR-Erkennung
Sie können die OCR-Erkennung auch für bereits archivierte Vorgänge durchführen.
Vorgehensweise:
Aktivieren Sie die OCR-Option
Rufen Sie die pa_ctl.exe im bin-Verzeichnis mit folgenden Parametern auf:
pa_ctl.exe process_archive <identifier>
(Ersetzen Sie
<identifier>
durch den Kurznamen des Archivs)
Hinweise:
Der Archiv-Server führt die OCR-Erkennung im Hintergrund durch
Der Vorgang kann einige Zeit dauern
Wichtig: OCR über alle Dokumente im Archiv laufen zu lassen, ist rechenaufwändig und verlangsamt die Ladezeit.
Filter für nachträgliche Verarbeitung
Sie können die Auswahl der zu verarbeitenden Vorgänge einschränken.
Verwendung des Filter-Parameters:
pa_ctl.exe process_archive <identifier> --Filter <filterausdruck>
Wichtige Hinweise:
Der Filter muss im gleichen Format wie bei gefilterten Archiven angegeben werden
Filter enthalten oft doppelte Anführungszeichen
Sie müssen diese Anführungszeichen bei Aufruf über die Windows-Kommandozeile mit einem Backslash maskieren
RenderServer
Sie können den RenderServer für Office-Dokumente für einzelne Archive aktivieren oder deaktivieren.
Einstellung:
Wenn der Haken gesetzt ist, wird der RenderServer verwendet
Sie können diese Einstellung für jedes Archiv individuell vornehmen