Was sind Zähler?
Grundfunktion
Zähler ermöglichen es, Werte automatisch hochzuzählen. So werden beispielsweise Dokumentennummern ganz automatisch hochgezählt, wenn in einem Feld „Dokumentennummer" der Zähler eingefügt wird.
Zähler erstellen und konfigurieren
Grundeinstellungen
Für jeden Zähler müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
Kurzname
Der Kurzname hat das gleiche Format wie der Kurzname in Archiven oder Datenfeldern.
Format: Nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche sind erlaubt.
Name
Den Namen können Sie frei vergeben.
Startwert
Definieren Sie den Startwert, bei dem der Zähler beginnen soll.
Inkrement
Im Feld "Inkrement" stellen Sie ein, um wie viel der Zähler nach dem Start weiterzählen soll (z.B. um 1, 2, 5 etc.).
Funktion: Das Inkrement bestimmt, um wie viel der Wert bei jeder Verwendung des Zählers (ab dem Startwert) hochzählt.
Automatisches Zurücksetzen
Periodisches Zurücksetzen
Über die Option "Automatisches Zurücksetzen" können Sie einstellen, dass der Zähler vollautomatisch auf den Startwert zurückgesetzt werden soll.
Verfügbare Optionen:
Zu Beginn eines Monats
Zu Beginn eines Jahres
An einem bestimmten Tag
Bestimmter Tag
Zähler können anhand des Kriteriums „Bestimmter Tag" zurückgesetzt werden.
So funktioniert es:
Beim Auswählen dieser Option wird Ihnen ein Pflicht-Feld angezeigt
Sie befüllen das Feld mit dem vorgegebenen Format mit einem Tag und einem Monat
Beispiel: Möchten Sie z.B. jedes Jahr wieder bei 1 anfangen, können Sie dies hier einstellen.
Manuelles Zurücksetzen
Sie können einen Zähler auch manuell zurücksetzen.
Sicherheitsabfrage: Beim Zurücksetzen des Zählers gibt es eine Sicherheitsabfrage. Erst beim Eingeben des Zähler-Kurznamens wird der Wert zurückgesetzt.
Anwendungsfall: Haben Sie einen Zähler definiert und mit einem Testdokument getestet, können Sie hier den Testwert wieder zurücksetzen.
Zähler in Datenfeldern verwenden
Zähler einem Datenfeld zuweisen
Sie können unter Archiv → Datenfelder → Optionen → Vorgabewert einstellen, für welche Datenfelder in welchem Archiv dieser Zähler eingerichtet werden soll.
Zwei Möglichkeiten zur Verwendung
In den Datenfeldern gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, einen Zähler als Vorgabewert zu verwenden:
1. Einfacher Zähler
In Datenfeldern vom Typ Zahl, Ganzzahl und Text gibt es die Option "Zähler". Hier können Sie alle konfigurierten Zähler zur Auswahl haben.
2. Formatierter Wert
In Datenfeldern vom Typ Text können Zähler auch frei formatiert werden. Das bedeutet, Sie können sie gemeinsam mit weiterem Text und anderen vordefinierten Werten verwenden.
So aktivieren Sie diese Option: Wählen Sie die Option "Formatierter Wert" aus.
Formatierte Zähler verwenden
Formatierungs-Syntax
Im Textfeld müssen Sie den Text in der Formatierungs-Syntax von Python eingeben. Platzhalter für dynamische Werte werden in geschweiften Klammern eingegeben.
Unterstützte Platzhalter
Folgende Platzhalter werden unterstützt:
{year}für das aktuelle Jahr
{month}für den aktuellen Monat
{day}für den aktuellen Tag
{counter.xyz}für Zähler, wobei xyz der Kurzname des verwendeten Zählers ist
Spezielle Formatierung
Diese Zahlenwerte können durch zusätzliche Regeln auch speziell formatiert werden (z.B. mit führenden Nullen).
Beispiel für formatierten Zähler
Ziel: Im Datenfeld soll Text wie z.B. "AB-2019-00123" eingetragen werden.
Erklärung:
2019 ist das aktuelle Jahr
00123 ist der Zählerwert, mit Nullen auf 5 Stellen erweitert
Die Regel dafür lautet:
AB-{year}-{counter.test:05d}
Erklärung der Formatierung:
Die
:05d
hinter einem Platzhalter bewirken die führenden Nullen vor dem Zählerwert
Der Wert ist immer 5 Stellen lang
Es wird der Zähler mit dem Kurznamen "test" verwendet
Zähler beim Archivieren
Automatisches Befüllen
In den Vorgabewerten der Datenfelder gibt es die Möglichkeit, das Datenfeld beim Archivieren automatisch mit einem hochzählenden Wert zu befüllen. Sodass alle archivierten Vorgänge eindeutig durchnummeriert werden.
Geteilte Zähler
Die dafür verwendeten Zähler müssen manuell eingerichtet werden. Damit ist es auch möglich:
Von verschiedenen Archiven geteilte Zähler zu verwenden
Unterschiedliche Zähler in verschiedenen Datenfeldern zu verwenden
Option "Keine manuelle Eingabe"
Problem bei normalen Vorgabewerten
Normalerweise werden die Vorgabewerte bereits vorausgefüllt, wenn ein Benutzer den Archivieren-Dialog öffnet. Das könnte bei Zählern zu einem unschönen Verhalten führen:
Problematisches Verhalten:
Sobald der Zähler im Archivieren-Dialog angezeigt wird, ist der letzte Zählerwert auch schon "verbraucht"
Wenn der Benutzer den Dialog nun abbricht und später neu öffnet, wird ein neuer Zählerwert eingetragen
Im Archiv können Lücken in den Zählerwerten entstehen
Lösung: "Keine manuelle Eingabe"
Außerdem soll es Benutzern oft gar nicht möglich sein, den Zählerwert im Datenfeld selbst noch anpassen zu können.
Empfohlene Konfiguration: In diesem Fall sollten Sie das Datenfeld mit der Option "Keine manuelle Eingabe" konfigurieren.
Verhalten mit "Keine manuelle Eingabe"
Diese Option führt zu folgendem Verhalten:
Im Archivieren-Dialog kann der Benutzer hier nichts mehr eingeben
Der Vorgabewert wird erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen Archivierung automatisch eingetragen
Wenn ein Benutzer die Archivierung vorher abbricht, wird kein Zählerwert "verbraucht"
Empfehlung
Wichtige Empfehlung: Es wird empfohlen, die Option "Keine manuelle Eingabe" zu aktivieren, wenn im Datenfeld Zähler verwendet werden.
Vorteil: Der Server kann so dafür sorgen, dass niemals der gleiche Zählerwert bei zwei verschiedenen Vorgängen eingetragen wird.