Sie können die Rollen in SV Documents Workflow sehr detailliert definieren. Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie Rollenrechte konfigurieren.
Allgemeine Rollenverwaltung
Nutzer einer Rolle verwalten
Im allgemeinen Teil sehen Sie, welche Nutzer dieser Rolle zugeordnet sind. Sie können bei Bedarf Nutzer aus dieser Rolle löschen.
Administrator-Rechte vergeben
Als Administrator haben Sie immer übergeordnete Rechte. Beachten Sie folgende wichtige Punkte:
Sie benötigen das übergeordnete Recht "Administrator", um sich an der Administrations-Oberfläche anzumelden
Sie benötigen dieses Recht, um Benutzer, Rollen, Archive etc. zu konfigurieren
Diese Einstellung erlaubt jedoch keinen automatischen Vollzugriff auf alle Archive mehr
Es kann Administrator-Rollen geben, die keinen Zugriff auf Vorgänge in Archiven haben
Administratoren können sich den Zugriff grundsätzlich selbst geben
Wichtiger Schutz: Wenn Sie als Benutzer nur eine einzige Administrator-Rolle haben, können Sie sich in der Rollenkonfiguration nicht mehr aus dieser entfernen. Das System verhindert dies mit einer Fehlermeldung, damit Sie sich nicht aus der Administrations-Oberfläche ausschließen.
Archivbezogene Rechte vergeben
Wählen Sie hier, welche Archive diese Rolle grundsätzlich sehen darf.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie ein neues Archiv anlegen, ist es zunächst für alle Rollen unsichtbar. Das gilt auch für die Administrator-Rolle. Daher wird das Archiv im Viewer nicht angezeigt.
Archiv-Details konfigurieren
Um die Details für ein Archiv zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie das Archiv in der Tabelle aus
Die Details für dieses Archiv werden in den unteren Bereichen angezeigt
Direkte archivbezogene Rechte
Sie können folgende direkte Rechte vergeben:
Vorgänge archivieren: Bestimmt, ob Benutzer in dem Archiv neue Vorgänge erzeugen dürfen. Sie können diese Option nur auswählen, wenn das Archiv auch sichtbar ist.
Vorgänge exportieren: Bestimmt, ob Benutzer Vorgänge aus einem Archiv exportieren dürfen.
Statusbezogene Rechte konfigurieren
Status-Sichtbarkeit festlegen
Sobald Sie in der Archiv-Tabelle ein Archiv ausgewählt haben, können Sie im Bereich "Status" einstellen, welche Status ein Benutzer sehen darf.
So gehen Sie vor:
Wählen Sie die Status aus, die ein Vorgang im gewählten Archiv haben muss, um für diese Rolle sichtbar zu sein
Alle anderen Vorgänge werden nicht angezeigt
Diese Auswahl bestimmt auch, welche Status in den Tabellen von "Befehle" und "Datenfelder" angezeigt werden. Jedem Status ist eine Spalte zugeordnet. Es werden nur solche angezeigt, die sichtbar sind.
Übergänge eines Status definieren
Wählen Sie aus, welche Übergänge von dieser Rolle im gewählten Archiv ausgeführt werden können.
Option "Nur in Postfach": Das Setzen dieser Option beschränkt das Recht auf Vorgänge, die zu diesem Zeitpunkt im Postfach des Benutzers liegen.
Befehle in einem Archiv konfigurieren
Befehle freigeben
Wählen Sie hier aus, welche Befehle von dieser Rolle im gewählten Archiv ausgeführt werden können.
Wichtig zu wissen:
Die Freigabe erfolgt für jeden für die Rolle freigegebenen Status individuell
Der Befehl ist nur dann ausführbar, wenn sich der Vorgang zu diesem Zeitpunkt in einem Status befindet, für den der Befehl freigegeben ist
Beispiel: Sie können einer Rolle ermöglichen, einen Vorgang noch zu löschen, solange er sich im Status "Neu" befindet, aber später im Status "Archiviert" nicht mehr.
Verfügbare Befehle
Folgende Befehle sind aktuell möglich:
Vorgänge löschen
Der Benutzer darf den gesamten Vorgang löschen (sofern ein Ablaufdatum eingestellt und erreicht ist).
Vorgänge verstecken
Der Vorgang darf versteckt werden. Das Sichtbarmachen ist grundsätzlich nur Administratoren vorbehalten.
Vorgänge als E-Mail versenden
Diese Möglichkeit können Sie durch den Rollenbefehl „Vorgänge als E-Mail versenden" steuern.
Vorgänge in Postfach legen
Der Benutzer darf den Vorgang anderen Benutzern ins Postfach legen.
Vorgänge teilen
Neben der Möglichkeit, einzelne Dokumente zu teilen, können Sie auch einen solchen Link für einen ganzen Vorgang inklusive seiner Metadaten erzeugen.
Details:
Die Bedienung ist identisch zu den einzelnen Dokumenten
Sie können auch hier eine Gültigkeitsdauer festlegen
Sie rufen die Funktion über das Workflow-Menü in der Toolbar oder das Kontextmenü des Vorgangs auf
Bemerkungen hinzufügen
Benutzer dürfen Bemerkungen zu einem Vorgang hinzufügen.
Mandant bearbeiten
Dieses Recht bestimmt, ob ein Anwender auch nachträglich den Mandanten eines Vorgangs verändern darf. Bei bestehenden Rollen wird dieses Recht für alle Status erlaubt, um das aktuelle Verhalten beizubehalten.
Fristen bearbeiten
Wenn ein Benutzer dieses Recht hat, können die Aufbewahrungsfrist und das Löschdatum auch nachträglich noch bearbeitet werden.
Technischer Hinweis: Über die beiden Variablen $expiration_date und $deletion_date können beide Felder auch in Formular-Events abgefragt und verändert werden.
Multiedit
Benutzer dürfen viele Vorgänge gleichzeitig bearbeiten (z.B. um ein Datenfeld auf den gleichen Wert zu setzen).
Wichtig: Wenn Sie mehrere Vorgänge auswählen, die einen unterschiedlichen Status haben, muss Multiedit für alle ausgewählten Vorgänge erlaubt sein. Sonst wird diese Option im Menü nicht angeboten.
Dokumente löschen
Die am Vorgang angehängten Dokumente dürfen gelöscht werden.
Voraussetzung: Für diese Funktion ist es erforderlich, dass auch „Dokumente hinzufügen" erlaubt ist.
Dokumente bearbeiten
Die am Vorgang angehängten Dokumente dürfen für die Bearbeitung im SmartClient ausgecheckt werden.
Dokumente hinzufügen
Die am Vorgang angehängten Dokumente dürfen umsortiert werden und es dürfen neue Dokumente angehängt werden.
Dokumente teilen
Über die Oberfläche können Sie Links für einzelne Dokumente erzeugen, über die das jeweilige Dokument ohne Benutzeranmeldung aufgerufen werden kann.
So aktivieren Sie diese Funktion:
Aktivieren Sie den Befehl „Dokumente teilen" in der Rolle
In der Listen-Ansicht der Dokumente erscheint ein neues Icon
Das Icon öffnet einen Dialog, um einen Link zu erzeugen
Wichtige Hinweise zu geteilten Links:
Die Links sind intern mit dem erzeugenden Benutzer verknüpft
Die Dokumente können nur solange über den erstellten Link aufgerufen werden, solange der Benutzer selbst noch Zugriff auf das Dokument hat
Bei einem Statuswechsel kann ein erzeugter Link ungültig werden, wenn der Benutzer im neuen Status keinen Zugriff auf den Vorgang des Dokuments mehr hat
Über diesen Link kann das Dokument auch von Personen aufgerufen werden, die ansonsten keinen Zugang zum System haben
Sie können auch einen solchen Link für einen ganzen Vorgang inklusive seiner Metadaten erzeugen
Sie können eine Gültigkeitsdauer festlegen
Sie rufen die Funktion über das Workflow-Menü in der Toolbar oder das Kontextmenü des Vorgangs auf
Terminplanung
Dieses Recht ist notwendig, um auf dem Termine-Reiter Änderungen machen zu können.
Zugriffshistorie anzeigen
Hier können Sie steuern, ob ein Benutzer in der Historie die Zugriffprotokollierung für Vorgänge und Dokumente sehen darf.
Statuswechsel erzwingen
Bei der Auswahl der Funktion „Statuswechsel erzwingen" im Vorgangsmenü wird ein Dialog angezeigt.
Der Dialog informiert über Folgendes:
Bei Verwendung dieser Funktion werden keine Aktionsroutinen des Workflows ausgeführt
Sie müssen eine Begründung für den erzwungenen Statuswechsel eingeben
Die Begründung wird anschließend in der Historie vermerkt
Rollenrechte für Datenfelder
Datenfeld-Sichtbarkeit konfigurieren
Wählen Sie hier aus, welche Datenfelder für diese Rolle im gewählten Archiv sichtbar sind.
Wichtig zu wissen:
Die Freigabe erfolgt für jeden für die Rolle freigegebenen Status individuell
Das Datenfeld ist nur dann sichtbar, wenn sich der Vorgang zu diesem Zeitpunkt in einem Status befindet, für den das Datenfeld freigegeben ist
Datenfeld-Berechtigungen verstehen
Über den Bereich "Datenfelder" stellen Sie ein, welche Datenfelder ein Benutzer in welchem Status sehen oder bearbeiten darf:
Unsichtbar: Das Datenfeld wird nicht angezeigt
Nur lesen: Der Benutzer kann das Datenfeld sehen, aber nicht bearbeiten
Vollzugriff: Der Benutzer kann das Datenfeld sehen und bearbeiten
Anzeigelogik:
Wenn ein Datenfeld in jedem Status unsichtbar ist, wird es in der Oberfläche für den Benutzer vollständig ausgeblendet
Wenn es in mindestens einem Status sichtbar ist, wird es im Datengitter und Vorgangsdialog immer angezeigt
Für jeden Status, bei dem es als "unsichtbar" konfiguriert ist, wird jedoch ein leerer Wert angezeigt
Schnelles Umschalten von Optionen
Mit den Tabellen können Sie Optionen auch für ganze Zeilen, Spalten oder gleich die gesamte Tabelle schnell umschalten:
Für die gesamte Spalte: Klicken Sie auf den oberen Spaltentitel
Für die gesamte Zeile: Klicken Sie auf den linken Zeilentitel
Für die gesamte Tabelle: Klicken Sie auf die Zelle ganz links-oben
Rollenrechte für Datentabellen
In den Rollen können Sie nun auch Rechte auf einzelne Datentabellen vergeben.
Verfügbare Berechtigungsstufen
Pro Datentabelle können Sie drei Optionen einstellen:
Unsichtbar: Die Datentabelle wird nicht angezeigt
Nur lesen: Der Benutzer kann die Datentabelle sehen, aber nicht bearbeiten
Vollzugriff: Der Benutzer kann die Datentabelle sehen und bearbeiten
Besondere Berechtigungen
Administrator-Rechte: Rollen mit Administrator-Rechten haben weiterhin Vollzugriff auf alle Datentabellen.
Verwendung der Berechtigungen:
Das Recht "Nur lesen" wird für den Lookup-Dialog benötigt
Das Recht "Vollzugriff" wird von Dienstbenutzern benötigt, die über das neue Tool für Datentabellen-Import automatisch Datentabellen befüllen