Sie können in einem Archiv ein anderes Archiv als Unterarchiv verlinken. Das Unterarchiv wird dann gefiltert in einem Vorgang mit angezeigt.
Unterarchiv einrichten
So richten Sie ein Unterarchiv ein:
Fügen Sie das Unterarchiv als Datenfeld hinzu
Wählen Sie es als Spaltentyp aus (wie bei Untertabellen)
Unterarchiv anzeigen
Im gewählten Archiv wird das Unterarchiv als Datenfeld angezeigt.
Vorteil: Sie müssen nicht mehr zwischen zwei Archiven wechseln.
Rollenberechtigungen für Unterarchive
Für das Unterarchiv gelten die Rollenberechtigungen, die direkt im Unterarchiv eingestellt sind.
Ausnahmen bei den Rollenberechtigungen
Es gibt zwei Ausnahmen:
Ausnahme 1: Versteckte Archive als Unterarchiv
Sie können ein Archiv auch dann als Unterarchiv einstellen, wenn das Unterarchiv in den Rollen auf "Versteckt" eingestellt ist.
Möglichkeit:
Ein Archiv kann ausschließlich als Unterarchiv und gefiltert sichtbar sein
Das Archiv ist für Anwender nicht direkt aufrufbar
Ausnahme 2: Nur-Lesen-Status
Wenn das Datenfeld, das das Unterarchiv enthält, in einem Status auf "Nur lesen" eingestellt ist, wird der Button zum Archivieren von neuen Vorgängen ausgeblendet.
Wichtig: Dies gilt auch dann, wenn in der Rolle für das Unterarchiv selbst die Option "Vorgänge archivieren" aktiviert ist.
Filter für Unterarchive konfigurieren
In den erweiterten Datenfeld-Einstellungen des Unterarchivs können Sie einen Filter konfigurieren.
Funktion des Filters:
Der Filter filtert die im Unterarchiv angezeigten Vorgänge
Der Filter kann genau wie bei den Vorschlagsfiltern auf die Formularwerte des übergeordneten Vorgangs zugreifen
Beispiel: Einfacher Filter
Szenario:
Es gibt ein Archiv mit einem Datenfeld mit dem Kurznamen
name
Sie fügen ein Unterarchiv hinzu
Im Unterarchiv gibt es eine Spalte mit dem Kurznamen
fullname
Sie möchten nur diejenigen Vorgänge anzeigen, bei denen die Spalte
fullname
den gleichen Wert wie das Datenfeld
name
des aktuell geöffneten Vorgangs hat
Filter:
table.fullname = input.name
Anzahl der angezeigten Einträge
Standardeinstellung:
10 Einträge pro Seite werden angezeigt
Anpassung: In Formularen können Sie dies durch die Einstellung "Zeilen pro Seite" anpassen.
Variable "record" im Filter verwenden
In den erweiterten Datenfeld-Einstellungen eines Unterarchivs können Sie im Filter auf die Variable
record
zugreifen.
Funktion: Sie können eine Verknüpfung für Datenfelder mit Vorschlagstypen "Vorgänge" auf die verlinkten Vorgänge anhand der
release_id
erstellen.
Beispiel:
table.vertrag = record.release_id
Verfügbare Attribute:
record.id
record.release_id
record.release_version
Auf Untertabellen-Werte filtern
Im Filter von Unterarchiven können Sie in der
input
-Variable auch auf Untertabellen-Werte des Vorgangs filtern.
Format:
input.subtable.field
Beispiel:
table.lieferschein_nr in input.custom_artikel.lieferschein_nr
Ergebnis: Im Unterarchiv werden alle Vorgänge angezeigt, bei denen der Wert in der Spalte (hier
table.lieferschein_nr
) in mindestens einer Zeile der Untertabellen-Spalte vorkommt.
Vorgänge aus versteckten Unterarchiven bearbeiten
Vorgänge aus Unterarchiven, die in der Rollenkonfiguration als "Versteckt" eingestellt sind, können Sie ebenfalls aufrufen und bearbeiten.
Voraussetzungen:
Die Rollenrechte im Unterarchiv sind entsprechend eingestellt
Der jeweilige Vorgang des Unterarchivs ist in mindestens einem Vorgang des übergeordneten Archivs sichtbar
Dokumente aus Unterarchiven anzeigen
Sie können Dokumente eines Vorgangs aus einem Unterarchiv anzeigen, ohne den Vorgang selbst öffnen zu müssen.
So funktioniert es:
Klicken Sie auf die Vorgangszeile
Die Vorschau des zugehörigen Dokuments wird im rechten Bereich angezeigt
Auswahl aufheben
Sie können die Auswahl des Dokuments auf zwei Arten aufheben:
Option 1:
Klicken Sie auf den Button "Auswahl aufheben" oben rechts in der Dokumentenleiste
Option 2:
Drücken Sie gleichzeitig die STRG-Taste
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die entsprechende Vorgangszeile
Automatisches Vorbefüllen beim Anlegen neuer Vorgänge
Beim Anlegen eines neuen Vorgangs über ein Unterarchiv werden relevante Felder automatisch mit Werten des Basisarchivs vorbelegt.
Grundlage: Dies geschieht auf Grundlage eines Filters des Unterarchiv-Datenfeldes im Basisarchiv.