Neuen Workflow anlegen
Workflow erstellen
Sie können einen neuen Workflow mit der Schaltfläche „Neu" anlegen und benennen.
Eingabedialog
Nach dem Klick auf "Neu" erscheint ein Dialog, in dem Sie folgende Informationen eingeben können:
Name: Vergeben Sie einen Namen für den Workflow
Typ: Wählen Sie den Typ des Workflows
Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional)
Workflow-Typ auswählen
Wählen Sie hier den Typ "Ad-hoc-Workflow".
Speichern und konfigurieren
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Vergeben Sie einen Namen
Wählen Sie den Typ "Ad-hoc-Workflow"
Speichern Sie die Eingaben
Nun können Sie den Workflow konfigurieren
Status-Reihenfolge verstehen
Anzeigereihenfolge
Die Reihenfolge der Status in der Tabelle bestimmt auch die Reihenfolge, mit der sie an anderer Stelle in der Oberfläche angezeigt werden.
Beispiele für die Anzeige:
Beim Statuswechsel
In der Rollenkonfiguration
Status hinzufügen
Neuen Status erstellen
Um dem Workflow einen weiteren Status hinzuzufügen, wählen Sie die Schaltfläche "Neu".
Status konfigurieren
Nun können Sie für jeden neuen Status folgende Einstellungen vornehmen:
Name: Geben Sie dem Status einen Namen
Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional)
Hintergrundfarbe: Wählen Sie die Hintergrundfarbe
Status verstecken
Option "Versteckt"
Wenn Sie einen Status auf "versteckt" stellen, hat das folgende Auswirkungen:
Verhalten:
Dieser Status wird in der Status-Spalte im Datengitter der Vorgänge nicht angezeigt
Das Feld bleibt leer
Der Vorgang selbst bleibt jedoch normal sichtbar
Alle Status versteckt
Wenn alle Status in einem Workflow auf "versteckt" gestellt sind, wird die Status-Spalte in Archiven, die diesen Workflow verwenden, komplett ausgeblendet.
Startstatus festlegen
Was ist der Startstatus?
Der Startstatus bestimmt den initialen Status von neu archivierten Vorgängen.
Pflichtfeld
Der Startstatus ist ein Pflichtfeld. Daher muss ein Workflow immer mindestens einen Status enthalten.
Automatische Erstellung
Beim Erzeugen eines neuen Workflows wird aus diesem Grund auch immer ein Status automatisch mit angelegt und als Startstatus eingestellt.
Workflows exportieren und importieren
Export-Funktion
Sie können jeden Workflow in ein anderes Archiv exportieren. Das funktioniert auch in Archive anderer Anwender.
Import-Funktion
Sie können Workflows aus einem anderen Archiv importieren.
Export-Prozess
Beim Export erstellen Sie eine JSON-Datei.
Import-Prozess
Diese JSON-Datei können Sie beim Import in einen anderen Workflow dort wieder auslesen.
Vorteil: Sie können Workflows einfach zwischen verschiedenen Archiven oder Systemen übertragen.