Das Vertragsformular wurde speziell für die Vertragsverwaltung entwickelt.
Diese Formularansicht ist mit der Documents Standard-Version verfügbar und daher auch unabhängig von der hier genannten Business-Lösung Contract für alle Archive konfigurierbar. Der dazu benötigte Formulardesigner ist Bestandteil des Workflow-Moduls.
Nachfolgend eine kurze Erläuterung zu den einzelnen Datenfeldern:
Allgemein
Im oberen Bereich sind die allgemeinen Daten zum Vertrag hinterlegt.
Vertragsnummer: Dies ist die unternehmensinterne Vertragsnummer, die automatisch vom System vergeben wird. Die Darstellung kann je nach Wunsch konfiguriert werden.
Mandant: Eine Mandantenlizenz ist inkludiert, weitere Lizenzen können erworben werden. Jeder Vorgang eines Archivs muss einem Mandanten zugewiesen werden. Falls Sie nur eine Mandantenlizenz besitzen oder einen Mandanten mit besonders vielen Vorgängen in Ihren Datensätzen haben, kann dieser als Standardmandant eingetragen werden. Die jeweiligen Stammdaten werden pro Mandanten verwaltet, daher ist es möglich, diese auf den ausgewählten Mandanten in der Ansicht zu filtern:
Kurzbeschreibung: Dieses Feld dient einer kurzen Beschreibung des Vertrages. Hier kann eingetragen werden, was es für ein Vertrag ist oder für wen er abgeschlossen wurde.
Verantwortlich: Hier wird die Person vermerkt, die der zuständige Ansprechpartner für diesen Vertrag ist.
Vertragspartner: Hier können Sie eintragen, mit welchem Vertragspartner Sie den Vertrag abgeschlossen haben. Es ist hier auch möglich, diese zu bearbeiten oder neu anzulegen.
Darunter finden sich detaillierte Informationen zum Vertrag.
Vertragsdatum: Hier wird das Erstellungsdatum des Vertrages hinterlegt.
Eingangsdatum: Datum, an dem der Vertrag im Unternehmen eingegangen ist.
Kategorie: Hier können Sie auswählen, zu welcher Kategorie der Vertrag gehört. Die Kategorien und Unterkategorien stehen in einer Abhängigkeit zueinander. Das bedeutet, wenn Sie z. B. einen Mietvertrag anlegen, werden Ihnen auch nur die passenden Unterkategorien angezeigt.
Unterkategorie: Um den Vertrag genauer zu katalogisieren, können Sie eine zur gewählten Kategorie passende Unterkategorie wählen. Kategorien und Unterkategorien für Verträge liefern wir beispielhaft mit.
Im Bereich darunter sind die Angaben zur Laufzeit des Vertrags hinterlegt.
Achtung: Die Datenfelder variieren je nach ausgewählter Vertragsart:
Vertragsart: Hier muss festgelegt werden, welche Laufzeit der Vertrag hat. Dies ist wichtig, wenn Sie Fristen und/oder Erinnerungen einstellen möchten. Mitgeliefert werden folgende Vertragsarten:
Automatische Verlängerung: Je nach Eintrag in den Feldern Verlängerungszeit und Einheit kann festgehalten werden, um welche Zeitspanne sich ein Vertrag verlängert, falls er nicht gekündigt wird. Hier muss dann noch das Feld „Verlängerungszeit“ ausgefüllt werden.
Feste Laufzeit, Z. B. Leasingvertrag
Feste Laufzeit, vorzeitig kündbar, z. B. Pachtvertrag
Kündbarer Vertrag, z. B. Mietvertrag
Kündbarer Vertrag mit Mindestlaufzeit, z. B. Mobilfunkvertrag
Unkündbarer Vertrag, z. B. Kaufvertrag
Vertragsbeginn: Datum des Vertragsbeginns, dieses ist wichtig für die Berechnung weiterer Termine. Dieses Datenfeld ist unabhängig von der Vertragsart.
Vertragsende: Kann je nach Vertragsart mit dem festen Ende der Laufzeit gefüllt werden.
Kündigungszeit: Anzahl der Tage/Wochen/Monate/JahreEinheit: Die passende Einheit (Tage, Wochen, Monate, Jahre) für die Berechnung der Kündigungsfrist.
Verlängerungszeit: Individuelle Verlängerung des Vertrages.
Nun folgen die Angaben zum möglichen Vertragsende. Diese sowie die Angaben zum nötigen Kündigungszeitpunkt werden aufgrund Ihrer Angaben vom Programm berechnet.
Hier finden sich auch die Felder „Gekündigt am“ und „Gekündigt zum“. Damit können die Daten der Kündigung manuell erfasst werden. Wichtig sind diese Felder für den folgenden Statuswechsel. Bei Statuswechsel „Gekündigt“ wird abgefragt, ob die Felder gefüllt wurden. Nur dann ist ein Statuswechsel möglich.
Details
Im Reiter „Details“ können Sie den Vertrag genauer kategorisieren und mit Angaben zu einer externen Vertragsnummer, einem Lagerort und einer genaueren Beschreibung versehen.
Finanzdaten
In den mitgelieferten Untertabellen für Finanzdaten können Sie für jeden Vorgang die dazugehörigen Einnahmen und Ausgaben hinterlegen.
Info
In der Registerkarte „Info“ sind weitere Details zum Vorgang hinterlegt. Hier können die Aufbewahrungs- und die Löschfrist eines Vertrages eingetragen werden, außerdem finden Sie hier die Zugriffs-Historie.
Termine
Für jeden Vertrag können bereits bei der Archivierung beliebig viele Termine im Terminplan hinterlegt werden. Natürlich ist es ebenfalls möglich, nachträglich Termine einzutragen. Am gewünschten Termin erhält die im Terminplan hinterlegte Person den Vorgang in sein/ihr Postfach. Nach der Bearbeitung wird diese detailliert in der Historie vermerkt.
Hier kann ebenfalls eine Eskalationsregelung für diesen Termin vermerkt werden.
Bemerkungen
Die Registerkarte für Bemerkungen ist ein freies Feld. Hier können Sie freie Texte oder Informationen zu jedem Vertrag hinterlegen.