Das Rechnungsformular wurde speziell für die Eingangsrechnungsverarbeitung entwickelt.
Diese Formularansicht ist auch unabhängig von der hier genannten Business-Lösung Invoice für alle Archive konfigurierbar. Der dazu benötigte Formulardesigner ist Bestandteil des Workflow-Moduls.
Nachfolgend eine kurze Erläuterung zu den einzelnen Datenfeldern.
Rechnungsinformationen
Im oberen Bereich sind die allgemeinen Daten zu der Rechnung hinterlegt.
Mandant: Voraussetzung zur Auftrennung von Rechnungen auf unterschiedliche Mandanten sind die Mandantenlizenzen. Eine Mandantenlizenz ist kostenlos inkludiert, jede weitere Lizenz kann erworben werden. Jeder Vorgang des Archives muss einem Mandanten zugewiesen werden, sollten Sie nur einen Mandanten haben oder ein bestimmter Mandant die meisten Rechnungen empfangen, kann dieser als Standardmandant eingetragen werden.
Int. Belegnr.: Dies ist die unternehmensinterne Rechnungsnummer, die automatisch vom System vergeben wird. Die Darstellung kann je nach Wunsch konfiguriert werden.
Erkennung: Daten aus ZUGFeRD/XRechnung oder vorbereitet per OCR.
Rechnungsnr.: Wird von SmartIndexing ausgelesen.
Rechnungsnr. eindeutig: Die Kennung “Rechnungsnummer eindeutig” ist gesetzt, wenn eine Rechnungsnummer pro Mandanten und Kreditor eindeutig ist.
Rechnungstyp: Auswahl zwischen Rechnung und Gutschrift.
Darunter finden sich Informationen zu den Datumsangaben auf der Rechnung.
Rechnungsdatum: Wird von SmartIndexing ausgelesen.
Leistungsdatum: Wird mit dem Rechnungsdatum gefüllt.
Eingangsdatum: Datum, an dem die Rechnung im Unternehmen eingegangen ist.
Buch.-Periode: Die Buchungsperiode, in welcher die Rechnung gebucht werden soll, voreingestellt ist die Buchungsperiode des Rechnungsdatums.
Als Nächstes folgen Angaben zum Lieferanten:
Kreditor-Nr.: Die interne Nummer des Kreditors. Anhand der erkannten oder durch ZUGFeRD ausgelesenen IBAN oder Ust-ID wird der Kreditor aus der Lieferantentabelle ermittelt und dieses Feld automatisch gefüllt.
Name: Name des Kreditors. Anhand der IBAN oder Ust-ID wird der Kreditor aus der Lieferantentabelle ausgelesen und dieses Feld automatisch gefüllt.
Zahlsperre: Falls die Zahlung noch nicht veranlasst werden soll, die Daten aber an die FiBu übergeben werden sollen, kann hier ein Haken gesetzt werden.
IBAN: IBAN des Kreditors, wird mit SmartIndexing gefüllt.
Ust-ID: Umsatzsteuer-ID des Kreditors, wird mit SmartIndexing gefüllt.
Nun folgen Daten zu Rechnungsbeträgen und Zahlungsmodalitäten.
Nettobetrag: Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer.
Steuerbetrag: Der Betrag der Mehrwertsteuer, ggfs. die Summe aus mehreren Steuer-Teilbeträgen.
Bruttobetrag: Zu zahlender Gesamtbetrag.
Nummer/Name: Hier wird aus der Lieferantentabelle ausgelesen, welche Zahlungsbedingung hinterlegt ist - unabhängig von eventuell abweichenden Einträgen auf dem Beleg.
Fällig-Dat.: Fälligkeit der Rechnung ohne Skonto, abhängig vom Rechnungsdatum.
Skontodatum: Fälligkeit der Rechnung mit Skonto, abhängig vom Rechnungsdatum.
Im Bereich Kontierung sind die Daten zu Sachkonten, Kostenstellen und Steuersätzen hinterlegt. Hier besteht die Möglichkeit, manuell oder automatisch Splitbuchungen durchzuführen.
Wird der Betrag nicht vollständig in die oberste Zeile eingetragen, trägt Invoice den Restbetrag automatisch in eine von Ihnen neu hinzugefügte Zeile ein. Fügen Sie keine Zeile hinzu, wird die Differenz als Saldo ausgewiesen.
Sachkonto: Auswahl aus den hinterlegten Sachkonten.
Name: Die Kontierung wurde um die Spalten Sachkontoname und Kostenstellename erweitert, so dass das Arbeiten mit der Kontierungstabelle verbessert wird. Die Namen werden automatisch bei der Auswahl eines Sachkontos oder Kostestelle gesetzt.
Kostenstelle: Auswahl der hinterlegten Kostenstellen.
Betrag (netto): Nettobetrag der Buchung.
Steuerschlüssel: Steuerschlüssel können pro Kontierungsposition hinterlegt werden. Durch die Auswahl des Steuerschlüssel wird der Steuersatz und der Steuerbetrag automatisch gesetzt.
Steuersatz: Steuersatz einer einzelnen Buchungszeile
Steuerbetrag: Steuerbeträge der einzelnen Betragszeilen, wird abhängig vom Steuersatz berechnet.
Buchungstext: Frei wählbar.
Saldo: Restbetrag, falls die Betragszeilen eine Differenz zum Netto-Gesamtbetrag aufweisen.
Im Bereich Export zum FiBu-System werden Buchungstext und Hinweise zum Export hinterlegt.
Befindet sich eine Rechnung im Workflow-Status “Export - Fehler”, steht im Rechnungsvorgang im Feld “Export - Hinweise” ein Hinweis für die Ursache des fehlgeschlagenen Exports:
Lieferscheine
Zu jeder Rechnung können Lieferscheine hinterlegt werden. Die gelben Felder sind Pflichtfelder.
Weitere
Hier sind Informationen hinterlegt, falls Sie das Auslesen der Rechnungen per CloudLine Reader vornehmen lassen.
Info
In der Registerkarte „Info“ sind weitere Details zum Vorgang hinterlegt. Hier können die Aufbewahrungs- und die Löschfrist eines Vertrages eingetragen werden, außerdem finden Sie hier die Zugriffs-Historie.
Termine
Für jeden Vertrag können bereits bei der Archivierung beliebig viele Termine im Terminplan hinterlegt werden. Natürlich ist es ebenfalls möglich, nachträglich Termine einzutragen.Am gewünschten Termin erhält die im Terminplan hinterlegte Person den Vorgang in sein/ihr Postfach. Nach der Bearbeitung wird diese detailliert in der Historie vermerkt.
Hier kann ebenfalls eine Eskalationsregelung für diesen Termin vermerkt werden.
Bemerkungen
Die Registerkarte für Bemerkungen ist ein freies Feld. Hier können Sie freie Texte oder Informationen zu jedem Vertrag hinterlegen.