Für das Archiv „Eingangsrechnungen“ wurde ein speziell auf die Eingangsrechnungsverarbeitung zugeschnittener Workflow konfiguriert und hinterlegt. Der mitgelieferte Workflow kann von Ihrem Administrator auf Ihre speziellen Anforderungen angepasst werden.
Im ersten Prüfungsschritt kann für jeden Lieferanten eine Freigabegrenze hinterlegt werden. Abhängig davon wird der Datensatz automatisch freigegeben, wenn diese Freigabegrenze unterschritten ist. Bei Überschreitung der Freigabegrenze erfolgt eine Weiterleitung des Beleges an einen auszuwählenden Anwender zur Freigabe.
Nach der finalen Freigabe können die Rechnungsdaten in den vorbereiteten „Export“-Bereich geschrieben und von dort an Ihr FiBu-System exportiert werden.
Unter anderem sind diese Statuswechsel möglich:
Status „Eingang“
In diesem Status befinden sich alle Rechnungen direkt nach dem Import.
Zur sachlichen Prüfung
In diesem Übergang wird zuerst geprüft, ob die Rechnungsnummer eindeutig ist. Ist sie eindeutig, wird im Formular ein Haken gesetzt und die Rechnung gelangt zur sachlichen Prüfung. Ist sie nicht eindeutig, wird sie in den Status „Rechnungsnummer doppelt“ versetzt und als fehlerhaft markiert.
Im Status „Sachliche Prüfung“ wird der Vorgang freigegeben oder als fehlerhaft markiert. Bei einer Freigabewird derVorgang, abhängig von einer Wertgrenze, weitergeleitet:
Liegt der Rechnungsbetrag unter der hinterlegten Wertgrenze, wird der Vorgang in den Status Freigegeben versetzt.
Liegt der Rechnungsbetrag über der Wertgrenze, wird der Vorgang an die Geschäftsleitung geschickt und in den Status „Prüfung Geschäftsführung“ gelegt. Dabei haben Sie die Möglichkeit, einen beliebigen Empfänger auszuwählen.
Status „Prüfung Geschäftsführung“
In diesem Status befinden sich alle Rechnungen, die sich in der zweiten Prüfungsstufe befinden. Sie können hier folgende Workflowschritte durchführen:
Freigegeben
Fehlerhaft
Der Vorgang ist fehlerhaft und wird aus dem Postfach entfernt.
Status „Freigegeben“
In diesem Status befinden sich alle freigegebenen Rechnungen. Sie können hier folgenden Workflowschritt durchführen:
an FiBu exportieren
Die Daten des Vorgangs werden in den Export iq_buchung geschrieben. Der Vorgang wird in den Status „Warten auf Export“ versetzt. In diesem Status befindet sich die Rechnung bereit für den Export. Der lokale Service greift auf die Rechnungen in diesem Status zu und führt den eigentlich Export aus.
Tritt ein Fehler beim Exportieren einer Rechnung auf, wechselt der Status automatisch zum Status “Export - Fehler”. Rechnungen in diesem Status konnten nicht erfolgreich exportiert werden.
Ein Hinweis für den fehlgeschlagenen Export befindet sich im neuen Feld “Export - Hinweise” im Rechnungsvorgang oder in der Logdatei des Exportservice. Rechnungen können in diesem Status korrigiert und erneut exportiert werden.
Wurde der Export fehlerfrei beendet, wechselt der Vorgang in den Status „Abgeschlossen“