Mitgeliefert wird das vorkonfigurierte Archiv „Eingangsrechnungen“.
Darin enthalten sind Datenfelder, ein Standardformular für Eingangsrechnungen sowie ein Workflow. Anzeigenamen von Archiv- und Datentabellen-Feldern können umbenannt werden.
Datenfelder
Folgende Datenfelder sind enthalten:
interne Belegnummer
Rechnungsnummer
Rechnungsnummer eindeutig
Rechnungsdatum
Kreditorname
Kreditornummer
Kreditorort
Betrag (netto)
Betrag (brutto)
Steuerbetrag
Rechnungstyp
Eingangsdatum
Buchungsperiode
Wirtschaftsjahr
Zahlungsbedingung
Zahlungsbedingung - ID
Nettofälligkeit
Skontofälligkeit
Kreditor - Umsatzsteuer-ID
Kreditor - IBAN
Kreditor - BIC
OCR - IBAN 1
OCR - IBAN 2
OCR - IBAN 3
Leistungsdatum
Zahlsperre
Erkennung
Nettosaldo
Anlagenbuchhaltung
Steuerbetrag regulär
Steuerbetrag ermäßigt
Export - Hinweise
Export - Rechnungsnummer
Buchungstext
Bestellnummer
Lieferscheinnummer
CloudLineReader ID
CloudLineReader ID Request
Kontierung
Kontierungssumme - Netto
Kontierungssumme - Steuer
Kontierungssumme - brutto
Lieferscheinnummer 1
Lieferscheinnummer 2
Lieferscheinnummer 3
Lieferscheine
Bruttosaldo
Formular “Eingangsrechnungen”
Über den Formular-Editor wurde für die Business-Lösung Invoice ein eigenes Formular für die Eingangsrechnungen konfiguriert, welches mit ausgeliefert wird.
Das Formular ist standardisiert, falls Sie die Konfiguration anpassen möchten, finden Sie eine Beschreibung des Formular-Editors im dazugehörigen Artikel im Administrationsbereich der Scopevisio Documents-Hilfe.
Formular-Ereignisse
Für die einzelnen Datenfelder können Formular-Ereignisse hinterlegt werden. Je nach Einstellung ändert sich dann der Wert eines bestimmten Datenfeldes beim Betreten, Verändern oder Verlassen des Datenfeldes, für welches das Ereignis hinterlegt ist. Möglich macht dies die Programmiersprache STAR Skript, welche als Basis für diese Formular-Ereignisse dient.
Datenfelder mit hinterlegten Formular-Ereignissen sind mit einem Stern gekennzeichnet.
Workflow”Eingangsrechnungen”
Für die Business-Lösung Invoice wurde ein speziell auf die Eingangsrechnungsverarbeitung zugeschnittener Workflow konfiguriert und hinterlegt. Dieser kann jedoch an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Wichtig dabei sind die lieferantenabhängigen Freigabegrenzen, die in die Datentabelle iq_Lieferanten eingetragen werden.
So kann jedem Lieferanten eine eigene Freigabegrenze zugeordnet werden. Abhängig davon wird der Datensatz automatisch freigegeben oder zur Prüfung geschickt.
Im Anschluss an die finale Prüfung werden die Rechnungen in den Status „Warten auf Export“ versetzt. Die Daten des Vorgangs werden in den Export iq_buchung geschrieben.
In diesem Status befindet sich die Rechnung bereit für den Export. Der lokale Service greift auf die Rechnungen in diesem Status zu und führt den eigentlich Export aus.
Tritt ein Fehler beim Exportieren einer Rechnung auf, wechselt der Status automatisch zum Status “Export - Fehler”. Rechnungen in diesem Status konnten nicht erfolgreich exportiert werden.
Ein Hinweis für den fehlgeschlagenen Export befindet sich im neuen Feld “Export - Hinweise” im Rechnungsvorgang oder in der Logdatei des Exportservice. Rechnungen können in diesem Status korrigiert und erneut exportiert werden
Wurde der Export fehlerfrei beendet, wechselt der Vorgang in den Status „Abgeschlossen“
Der Export kann manuell oder mit Hilfe einer Schnittstelle automatisch durchgeführt werden.