Folgende Datentabellen werden mitgeliefert und durch einen CSV-Import aus Ihrem FiBu-System gefüllt:
Lieferanten
Zahlungsbedingungen
Sachkonten
Kostenstellen
Steuerschlüssel
Lieferanten
Die Tabelle Lieferanten liefert folgende Datenfelder:
FiBu-Konto, wird im Formular automatisch gefüllt
Mandant
Name, wird im Formular automatisch gefüllt
Umsatzsteuer-ID, anhand dieser wird der Lieferant ausgelesen
IBAN, anhand dieser wird der Lieferant ausgelesen
BIC
Zahlungsbedingungen, hier muss die ID der für diesen Kreditor gewünschten Zahlungsbedingung aus der Tabelle iq_zahlungsbedingung eingetragen werden. Danach berechnet sich die Netto- bzw. Skontofälligkeit
Informationen zu Ort des Lieferanten
Freigabegrenze, diese wird als solche verwendet
Standard - Umsatzsteuer
Standard - Sachkonto
Standard - Kostenstelle
Zahlungsbedingungen
Die Tabelle Zahlungsbedingungen ist lieferantenabhängig und beinhaltet folgende Datenfelder:
Mandant
Name
Zahlungsbedingungen
Nettotage
Skontotage
Skontoprozente
Sachkonten
Die Nachschlag-Tabelle Sachkonten besteht aus folgenden Datenfeldern:
Mandant
Sachkonto
Bezeichnung
Beschreibung
Kostenstellen
Die Nachschlag-Tabelle Kostenstellen besteht aus folgenden Datenfeldern:
Mandant
Kostenstelle
Bezeichnung
Beschreibung
Steuerschlüssel
Die Nachschlag-Tabelle Steuerschlüssel besteht aus folgenden Datenfeldern:
Mandant
Steuerschlüssel
Bezeichnung
Steuersatz
Untertabellen
Als Untertabelle wird von uns eine Kontierungstabelle für die einzelnen Rechnungspositionen mitgeliefert. Diese enthält folgende Datenfelder:
Sachkonto
Sachkonto-Name
Kostenstelle - Nr.
Kostenstelle-Name
Betrag brutto
Betrag
Steuerschlüssel
Steuersatz
Steuerbetrag
Buchungstext
Diese Untertabelle füllt den Bereich „Rechnungspositionen“ im Rechnungsformular und kann beliebig erweitert werden.
Erweiterte SmartIndexing-Regeln
Für die Eingangsrechnungsverarbeitung werden speziell dafür konzipierte SmartIndexing-Regeln mitgeliefert. Diese können auch ZUGFeRD- und X-Rechnungen erkennen und verarbeiten. Im ersten Schritt prüft SmartIndexing dabei, um welches Format es sich bei der eingehenden Rechnung handelt:
PDF-Format (herkömmliche Rechnung)
PDF mit auslesbaren Anhängen (ZUGFeRD)
XML-Datei ohne Visualisierung (X-Rechnung)
Alle genannten Rechnungsformate können im nächsten Schritt ausgelesen und weiterverarbeitet werden.
Eine XML-Datei im gültigen XRechnungs-Format wird beim Hochladen in den Eingang oder in einen Vorgang automatisch verarbeitet. Dabei wird für die XML-Datei eine Vorschau-PDF erstellt.