Überblick
In den Workflow-Einstellungen konfigurieren Sie zwei wichtige Bereiche:
Die Vertretungsfunktion
E-Mail-Benachrichtigungen für den Workflow-Bereich
Vertretungsfunktion
Was ist ein Vertreter?
Sie können einen Vertreter aktivieren, der Ihre Aufgaben übernimmt.
Wichtig: Wenn der Vertreter aktiv ist, werden Postfach-Einträge nicht mehr an Sie, sondern an den Vertreter gesendet.
Aktivierungsoptionen
Sie können den Vertreter auf zwei Arten aktivieren:
Dauerhaft: Der Vertreter ist ohne zeitliche Begrenzung aktiv
Zeitlich begrenzt: Der Vertreter ist nur für einen bestimmten Zeitraum aktiv
E-Mail-Benachrichtigungen
Konfigurationsmöglichkeiten
Sie können im Konfigurationsdialog detailliert festlegen:
Welche Benachrichtigungsarten E-Mails auslösen (z. B. Termine, neue Postfacheinträge)
Wann der Versand stattfindet
Wie häufig E-Mails verschickt werden
Tägliche Zusammenfassung
Was ist die tägliche Zusammenfassung?
Die tägliche Zusammenfassung ist eine E-Mail, die Sie über aktuell offene Aufgaben in Ihrem Postfach informiert.
Wann wird sie verschickt?
Nur bei vorhandenen Einträgen: Sie erhalten die E-Mail nur, wenn Einträge in Ihrem Postfach vorhanden sind
Standardeinstellung: Täglich um 6 Uhr (außer an Wochenenden)
Inhalt: Informiert nur über Aufgaben im Postfach
Voreinstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen
Allgemeine Einstellungen
Sie wählen hier aus, wie E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Kategorien verschickt werden sollen.
Hinweis: Diese Voreinstellungen können Sie im nächsten Abschnitt pro Archiv überschreiben.
Verfügbare Optionen
1. Deaktiviert
Es wird für die Kategorie keine E-Mail-Benachrichtigung verschickt
Wichtig: Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf die tägliche Zusammenfassung
Sie können weiterhin eine tägliche Postfach-Übersicht erhalten, auch wenn individuelle Postfach-Benachrichtigungen deaktiviert sind
2. Einzeln
Sie erhalten eine E-Mail, sobald das Ereignis für die Benachrichtigung ausgelöst wird
Jede Benachrichtigung wird sofort einzeln verschickt
3. Gesammelt
Benachrichtigungen werden nicht mehr sofort verschickt
Sie erhalten in einem konfigurierbaren Zeitintervall maximal eine E-Mail
Diese E-Mail enthält alle neu hinzugekommenen Benachrichtigungen in einem gemeinsamen Report
Archiv-Konfiguration
Individuelle Einstellungen pro Archiv
Sie können die Voreinstellungen für einzelne Archive überschreiben.
Anwendungsfall: Sie möchten für ein bestimmtes Archiv keine Postfach-Benachrichtigungen erhalten.
So richten Sie es ein:
Fügen Sie in der Tabelle eine neue Zeile hinzu
Wählen Sie das Archiv aus, für das Sie die Optionen überschreiben möchten
Konfigurieren Sie die gewünschten Einstellungen
Versandoptionen für E-Mail-Benachrichtigungen
Intervall-Einstellungen
Sie können folgende Parameter konfigurieren:
Länge des Intervalls
Geben Sie die Länge in Minuten an
Minimum: 5 Minuten
Startzeit und Stoppzeit
Legen Sie fest, zwischen welchen Uhrzeiten der Versand der Reports stattfinden soll
Beispiel: Begrenzen Sie den Versand auf Ihre Arbeitszeit
Rund-um-die-Uhr-Versand
Stellen Sie sowohl Startzeit als auch Stoppzeit auf 0 Uhr ein
Der Versand findet dann rund um die Uhr statt
Hinweis: Die Option „00:00" bei der Stoppzeit bedeutet Mitternacht des Folgetages
Versand bei fehlenden Benachrichtigungen
Wenn es in einem Zeitintervall keine neuen Benachrichtigungen gibt, wird keine E-Mail verschickt
Zusätzliche Option: Benachrichtigungen für eigene Aktionen
Was bedeutet diese Option?
Wenn Sie diese Option einschalten, erhalten Sie auch Benachrichtigungen für Aktionen, die Sie selbst ausgeführt haben.
Beispiele für eigene Aktionen:
Sie legen sich eine Datei ins eigene Postfach
Sie laden eine Datei in Ihren eigenen Eingang hoch
Standardeinstellung
Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.
Hinweis: Alle Einstellungen in diesem Bereich gelten für Ihr persönliches Benutzerkonto im Workflow-Bereich.