Was sind Export-Flags?
Export-Flags sind Markierungen an Datensätzen. Das System setzt sie automatisch, wenn ein Datensatz über eine Workflow-Aktionsroutine exportiert wird.
Sie verwenden Export-Flags, um zu erkennen:
Welche Datensätze bereits exportiert wurden
Welcher Export-Typ angewendet wurde
Export-Flags in der Listenansicht
Neue Spalte „Export-Flags"
In der Listenansicht eines Archivs sehen Sie jetzt die Spalte Export-Flags. Sie zeigt alle gesetzten Export-Flags eines Datensatzes als kommaseparierte Liste an. Ist kein Flag gesetzt, bleibt die Zelle leer.
Filter nach Export-Flags
Sie können die Listenansicht gezielt filtern:
Öffnen Sie die Filterleiste des Archivs.
Wählen Sie den Filter Export-Flags gesetzt.
Wählen Sie Ja, um nur Datensätze mit gesetzten Flags anzuzeigen.
Wählen Sie Nein, um nur Datensätze ohne Flag anzuzeigen.
Export-Flags in der Detailansicht
Wenn Sie einen Datensatz öffnen, sehen Sie im Bereich Info das neue Feld Gesetzte Exporte. Es listet alle aktuell gesetzten Export-Flags des Datensatzes auf.
Export-Flag manuell entfernen
Sie können ein Export-Flag manuell entfernen, wenn Sie das Rollenrecht Export-Flags entfernen besitzen.
Vorgehensweise:
Öffnen Sie den Datensatz in der Detailansicht.
Klicken Sie im Feld Gesetzte Exporte auf das X neben dem Flag, das Sie entfernen möchten.
Ein Dialogfenster öffnet sich. Es zeigt den Namen des Flags an.
Geben Sie im Pflichtfeld Begründung einen Grund für das Entfernen ein.
Klicken Sie auf Entfernen.
Ergebnis: Das Flag wird entfernt. Die Ansicht aktualisiert sich automatisch. In der Historie des Datensatzes wird ein Eintrag mit Zeitstempel, Benutzername, Flag-Name und Begründung erstellt.
ℹ️ Hinweis: Der X-Button ist nur sichtbar, wenn Ihnen das Rollenrecht Export-Flags entfernen zugewiesen ist. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie dieses Recht benötigen.
Export-Flag automatisch entfernen (Workflow-Aktionsroutine)
Administratoren können das Entfernen von Export-Flags auch automatisiert über eine Workflow-Aktionsroutine konfigurieren.
Das Flag wird dann beim Ausführen des Übergangs automatisch entfernt.
Für Administratoren: Rollenrecht einrichten
Das Rollenrecht Export-Flags entfernen ist unabhängig von der Administratorrolle. Sie können es gezielt einzelnen Rollen zuweisen, z. B. für Sachbearbeiter ohne Admin-Rechte.
So richten Sie das Rollenrecht ein:
Gehen Sie in die Administration.
Öffnen Sie die Rollenkonfiguration.
Wählen Sie die gewünschte Rolle aus.
Aktivieren Sie das Recht Export-Flags entfernen.
Speichern Sie die Änderung.